Cuestióname: Dudas sobre GTD del mes de Abril

Este post contiene el segundo lote de preguntas de los lectores durante el mes de abril. En este segundo artículo hay todas las preguntas relativas a GTD y sobre la gestión de proyectos. Espero que sigáis enviándome vuestras preguntas, yo por mi parte seguiré recopilando y colgando las que dejéis en los comentarios.

Cuando un proyecto tiene diferentes subproyectos y estos distintas tareas que dependen de otras tareas de subproyectos del mismo proyecto como lo organizas para priorizar o determinar cual es la siguiente acción?

La complejidad del proyecto que planteas, más allá de una tarea divisible en varias acciones físicas, tiene una complejidad que tiene que ser gestionada con “algo más” que acciones siguientes.

Si se tratara de una tarea que se descompone en varios proyectos GTD, que a su vez se desglosan en varias acciones GTD pero sin dependencias entre tareas de los distintos proyectos, podrías gestionarlo con el sistema de la acción siguiente.

Si como mencionas existen dependencias entre tareas de los distintos proyectos, una de dos, o se deben agrupar de forma distinta para que no existan estas interdependencias, dejando cada uno de los proyectos con acciones dependientes entre ellas, y una única dependencia de la acción final del subrpoyecto con la acción inicial del siguiente subproyecto. O la otra alternativa es organizar la secuencia de acciones a realizar de tal manera que las acciones de las que dependen otros subproyectos queden como últimas acciones del actual. Al finalizarlas todas, podemos pasar al siguiente subproyecto.

Quizá te sea útil usar una aplicación con interficie visual para generar el planning, un sistema de plan de tareas de GANTT En el link también hay enlaces a herramientas gratuitas para este sistema.
Referente a los PROJECTS en GTD, que entiendo son cosas que tienen mas de una acción. Cuando tienes que hacer una de esas acciones las pasas a ACTIONS/PRÓXIMO o siempre la trabajas dentro de la lista PROJECTS?

En cuanto a la gestión de proyectos hay gente que los gestiona introduciéndolos en las listas GTD sin más, clasificando todas las acciones del proyecto con un tag. Yo prefiero tener una lista con cada uno de los proyectos, con la secuencia de acciones a realizar numerada, y pasar una a una las acciones a la carpeta próximo/actions. Lo encuentro menos liado.

Eso si, una vez finalizo una acción de un proyecto envió la siguiente acción a la carpeta próximo, importante si tenemos un gran número de proyectos en marcha, de lo contrario pueden quedar ‘tapados’ por las siguiente acciones de otros proyectos.

Hola, David. En su último post, @jmbolivar ha desvelado su sistema de software para GTD. ¿Cuál es el tuyo y cuáles son, desde tu punto de vista, las mejores alternativas hoy por hoy?

Yo utilizo Evernote, para gestionar mi sistema de listas GTD, mis proyectos, mi material de consulta y el archivo virtual. Lo tengo todo dentro de un mismo entorno. Lo más positivo es la flexibilidad para organizar la información, por medio de carpetas y clasificadores (tags), la portabilidad y su disponibilidad en varias plataformas. En contra el hecho que no es una aplicación orientada específicamente a GTD y por lo tanto no permite automatizar cierto tipo de accione como la recopilación y el proceso de las tareas. Si fuera usuario de MAC quizá utilizaría Things, para PC Evernote.

Tengo pendiente probar Springpad. He descartado Microsot OneNote por no permitir sincronizar desde la nube.

Creo que en un futuro, si no encuentro una aplicación específica para GTD quizá me pase al entorno web. Una opción como http://facilethings.com aunque sea de pago. La otra opción es desarrollarla yo mismo…

Te dejo la referencia a un post con pautas para implementar gtd con evernote:http://bit.ly/fhgUhQ

¿Que es lo que utilizas para recopilar? Yo utilizo una PDA, crees que es una buena opción?

Sin duda alguna un boli y papel. Fácil y accesible. Yo abandone mi PDA cuando me di cuenta que me la fricción para sacarla del bolsillo, abrir la aplicación y teclear, me representaba demasiada dificultad y eso me empujaba a abandonar mi hábito de recopilar

Tenéis a vuestra disposición el servició Cuestióname para seguir enviando vuestras preguntas. Si queréis un contacto más directo os podéis enviarme vuestro mensaje a través de mi cuenta de twitter @davidtorne