Cómo organizar tu información con Evernote

Evernote, como almacén digital, dispone de una serie de recursos para organizar y clasificar nuestro contenido. En el siguiente post recorremos cada uno de estos recursos a través de unas pautas para convertir la aplicación en un sistema efectivo para almacenar y localizar información con facilidad. Al utilizar Evernote vamos introduciendo información, aumentado el volumen de datos progresivamente y degradando su eficiencia. Tan importante como la capacidad, es la agilidad para encontrar lo que buscamos. Mediante una correcta utilización de la estructura de stacks, notebooks, tags y búsquedas programadas intentaremos mantener su dinamismo.

Imagen vía parusnik bajo licencia Creative Commons

Carpetas y subcarpetas

Podemos guardar nuestras notas en stacks (conjunto de carpetas) o en notebooks (una carpeta). La gran flexibilidad de Evernote para crear una estructura propia y distribuir el contenido, hace que a menudo abusemos de estos dos elementos, creando en exceso u organizando de forma inadecuada. Para desarrollar una  estructura de notebooks racional tendremos en cuenta lo siguiente:

1. Inicialmente sólo trabajamos con carpetas dejando de lado los stacks. Agrupemos nuestras notas por temas. Crearemos una carpeta para cada tema o área de trabajo.

2. Ordenar los notebooks de mayor a menor frecuencia de uso. Lo podemos hacer numerándolos en el nombre de la carpeta Ej: 01. Blogging, 02. Proyectos, 03. Imágenes… Parece un detalle banal, pero dinamiza el sistema al mover contenido de una carpeta a otra.

3. Llamaremos la carpeta con títulos descriptivos de 3 o 4 palabras. Junto con la numeración dará sensación de orden al sistema.

4. Estructura de carpetas dinámica. Las carpetas se crearán y eliminar según nuestras necesidades. Crearemos carpetas para funciones especiales, para recopilar material para un proyecto concreto, para preparar un viaje etc… Al terminarlo las eliminaremos.

5. Creación de Stacks. Nos podemos plantear si queremos dividir el contenido de una carpeta en varias subcarpetas. Si en una carpeta hay muchas notas, las cuales se dividen en grupos bien definidos – según los tags asignados – crearemos una subcarpeta para cada uno de ellos, agrupándolos dentro del mismo stack.

Estas pautas nos permitirán acceder de forma ágil a la información. Gracias al sistema de búsqueda de Evernote podemos mantener un gran número de información dentro del sistema, y buscar de forma intuitiva, pero la organización en stacks y notebooks racionaliza la estructuración del contenido. Mantén siempre un número abarcable de notas por carpeta.

Clasificar las notas

A crear y clasificar las notas utilizaremos el principio de recopilar y procesar, los usuarios de GTD ya sabéis de qué va. Definiremos una carpeta por defecto, marcada con una flecha en la interfaz, y crearemos todas las notas nuevas desde esta ubicación, de hecho es donde se cargan las notas que vienen de fuera del entorno, por mail o enviados de alguna aplicación como Read It Later.

Una vez creadas las notas, las clasificaremos con un máximo de 3 o 4 tags, más puede crear confusión. Gracias al sistema de búsqueda podremos acceder fácilmente a las notas de cada uno de ellos (leer más). Hacerlo de esta manera evitará problemas como dejar notas sin clasificar repartidas por varias carpetas, o archivarlas mal en un notebook que no le corresponde, simplemente porque es allí donde se ha creado y no hemos pensado en moverla.

Para acceder a las notas de un TAG en particular dentro de una carpeta pulsamos en la barra lateral dentro de la sección tags. En el menú contextual (botón derecho) tenemos la opción para visualizar sólo los que tienen alguna nota asignada, Ocultar tags sin asignar. Para disponer de una visualización más clara podemos crear una jerarquía de tags. Arrastrando uno sobre el otro conseguiremos anidarlos. Ideal para vincular conceptos de forma visual.

Versatilidad e innovación

Me queda realizar una serie de recomendaciones que nos ayudarán a la hora de dinamizar el sistema y darle un plus funcional. También me servirá para mostraros algún detalle de cómo utilizo Evernote.

No nos volvamos locos creando Búsquedas Guardadas. Este recurso sólo se ha de implementar para extraer un conjunto de notas de un notebook o stack, con un gran número de información. O para hacer búsquedas globales, buscando información que pueda estar presente en varias carpetas.

Aprendamos a utilizar los recursos que nos ofrece Evernote para enviar notas desde el mail. Si queremos archivarlas directamente en una carpeta determinada, introduciremos en el asunto el nombre de la carpeta precedido por una arroba @nom_carpeta. Si queremos añadir TAGS haremos lo mismo pero utilizando la almohadilla: #nom_tag.

Crea plantillas para tus proyectos a Evernote. Muchas veces a la hora de recopilar información, o crear notas para gestionar las tareas, nos daremos cuenta de que siguen ciertos patrones. En un post anterior expliqué cómo crear una plantilla, Berto Pena a hecho lo mismo en su blog, pero hoy quiero llegar un poco más lejos. Una vez creado la carpeta el exportamos (leed el post), lo que nos falta es poder disponer de ellos desde dentro mismo de Evernote, por ello crearemos una carpeta con todas nuestras PLANTILLAS y adjuntaremos todos los archivos .ENEX exportados. Al hacer dobre clic automáticamente se volcará el contenido en la carpeta por defecto de la aplicación.

Espero vuestros comentarios y consejos para organizar la información en Evernote. Dejad vuestro comentario, o hazmelo llegar a mi cuenta de twitter @davidtorne

Para dudas sobre productividad, GTD o Evernote utilizar el servicio  Cuestióname

  • grandote

    Hola, Amigos. Ante todo quiero decir que me gusta mucho este blog y que es muy práctico.
    Quiero plantearos un pequeño problema. 
    Soy tan fanático de Evernote que lo utilizo para todo. Una de las cosas que hago es eliminar todos los papeles posibles, de modo que todo lo escaneo y lo pongo en evernote. entre eso y las fotos, que en dropbox no me caben, las bases de datos de evernote ya suman una cantidad enorme. En evernote internet no tengo problema, pago y me sobra capacidad, pero mi pc está que no le cabe más. 

    Se me ocurren dos soluciones: 

    Una sería no usar evernote salvo con la web y desisnstalarlo del PC. 
    ¿Se borrarían los archivos del PC? 
    ¿algún peligro de perdida de información también en la web por esta causa?
    La verdad es que me gusta mucha y sentiré tener que borrarlo de mi ordenador.

    Otra posibilidad es que hubiera carpetas que solo existieran en la web y no en mi pc. Creo que esto no es posible.

    ¿Qué me decís?
    Gracias y seguir así.

  • Sin duda lo que comentas es uno de los grandes problemas de Evernote, no poder trabajar con el material almacenado sin descargarlo en el ordenador.

    Antes de desinstalarlo sincroniza con el servidor, desinstala la aplicación y finalmente verifica que la ruta de datos de la aplicación esta limpia, si no esta limpia puedes borrarla.

    Para saber donde esta esta ‘ruta de datos’ puedes mirar en Herramientas > Opciones y en la solapa General encontrarás el apartado Archivos locales de Evernote con la ruta en cuestión. 

    Es una cuestión interesante, si quieres puedes plantearla en el grupo Evernote Hispano de Linkedin. Seguro que sacas algo más en claro http://www.linkedin.com/groups/Evernote-hispano-4033821?gid=4033821&trk=hb_side_g

    Un saludo

  • Rafael Hernampérez

    Un post muy útil y práctico. Suelo utilizar Evernote con GTD y algo más (no todo es GTD), y utilizo exactamente este mismo sistema, aprendido con la experiencia y el sentido común. A Evernote le echo en falta la gestión de calendario, como hacen otras aplicaciones, como NirvanaHQ, DoIt, Zendone y similares, por lo que poco a poco relego mi GTD a estas aplicaciones. Utilizar etiquetas de calendario son una solución paliativa, pero prefiero que el sistema me avise automáticamente por correo cuando la tarea está a punto de caducar o me la resalte en la interfaz. Ante todo, como decía David Allen, “liberar la mente”. No he de acordarme ni esforzarme en recordar estas notas.

    En cuanto a los nombres, procuro utilizar máximo dos palabras clave, ya que la organización la suelo plantear desde mis mapas mentales. Y esta misma organización la suelo después utilizar en las revisiones. Simplicidad ante todo.

    En su día intenté enumerar los nombres de las carpetas, pero siempre surgen cambios de prioridades, cosas nuevas y cosas que dejan de ser útiles. Al final, sólo enumeré las listas GTD para tenerlas en primer lugar, y alguna otra lista que SIEMPRE utilizo y ha de estar a mano.

  • jordi

    Hola un notebook comenta David ? Se refiere a un tipo de dato de Evernote..la verdad que soy bastante novel en el uso del programa…pd..excelente blog David :)

  • Se refiere a las libretas/carpetas que contienen las notas y los stacks son las pilas de libretas.

    Un saludo,