¿Tu GTD funciona de verdad?

La relectura de un libro a veces es mortal, te descubre aspectos que no percibiste en la lectura anterior, o que con tu anterior perspectiva no entendías. Varía el momento, el contexto y tú. Es lo que me está pasando a mí con Gestiónate con eficacia, el libro de David Allen que me convenció para empezar a practicar GTD, con el objetivo de organizarme de una forma eficiente para obtener resultados de mi trabajo. Hasta el momento había desarrollado el eje horizontal – ejecución de acciones y proyectos – dejando de lado otros aspectos como los 6 horizontes de perspectiva o el sistema de planificación natural. Al considerarme eficiente para HACER decidí entrar en estas facetas del sistema de forma seria, y cuál ha sido mi sorpresa cuando poco a poco han ido cayendo algunas de las creencias que había forjado sobre partes esenciales de GTD.

Imagen vía Freddy The Boy bajo licencia Creative Commons

Revisión semanal extendida

La primera de todas ellas ha sido la revisión semanal. Uno de los consejos que dan los expertos es seguir el método de la forma más ortodoxa posible, no incorporar cosas de cosecha propia. Dentro de la revisión había añadido elementos como la revisión del material de archivo, o la costumbre de hacer un pequeño resumen de mi semana productiva, detectando los problemas, reflexionando y planteando posibles soluciones. A priori parece una gran idea, pero la verdad es que por cada accesorio que añadimos, el seguimiento lo vuelve más pesado y pesado. Cuesta más hacerlo y cada vez tienes menos ganas, hasta que un día lo dejas de lado o lo haces mal.

Solución: Hacer una revisión completamente ortodoxa, sin añadir ninguna tarea adicional. Vaciar el Inbox, revisar nuestras listas sacando y recolocado todas aquellas tareas que lo necesiten y fijándonos en los compromisos de las próximas semanas que tenemos que empezar a preparar. Punto y final. Para la revisión del archivo creo una tarea periódica especifica en mi calendario, y para el resumen de la semana productiva crearé el hábito de registrar los problemas de la jornada al final del día para poder revisar en un momento concreto durante el fin de semana (lo registramos como otra tarea).

Entender el espíritu de GTD

Todos hemos oído alguna vez la expresión “la mente como el agua” pero nos cuesta experimentarla de forma habitual. He llegado a la conclusión de que se trata de un problema de percepción. Vemos en GTD como un sistema de gestión de tareas, que nos da un gran rendimiento, pero nada más. GTD va más allá, no sólo nos puede ayudar a administrar nuestro flujo de trabajo y aleja el estrés de nuestra vida, es un sistema para diseñar nuestro estilo de vida. A corto plazo nos debe permitir vaciar nuestro subconsciente de preocupaciones inútiles, derivadas de la carencia de una infraestructura para administrarnos. A largo plazo nos debe permitir definir de forma más asertiva nuestras metas y el camino para llegar a ellas.

Creo que el gran problema es que fallamos en uno de los aspectos fundamentales del sistema, la recopilación. Todos la realizamos, pero de forma superficial. No nos tomamos el tiempo necesario para poner en orden nuestros asuntos y para reflexionar con tranquilidad, lo que provoca que no relacionamos ideas, detalles y conceptos que tenemos a nuestro alcance, impidiendo que surjan un número importante de asuntos que continuarán enterrados en nuestro subconsciente.

Marcarnos metas reales

El error más común es empezar a trabajar con la distribución de trabajo, con las listas GTD, sin preocuparnos de enfocar a unas metas concretas. En un primer momento no es lo más importante, se ha de adquirir el estilo GTD. Pero si una vez interiorizados los fundamentos del sistema no enfocamos a un fin concreto, nuestra progresión se cortará.

El segundo gran problema es intentar definir una jerarquía de objetivos desde el nivel más alto hasta los niveles de proyecto y acción sin haber realizado una especificación previa de nuestras áreas de responsabilidad. Parece una estupidez, pero el hecho de marcarnos metas de uno a cinco años sin haber realizado este paso nos llevará a olvidar algunas áreas importantes. Algunas de las que quedan en la sombra son la de salud y bienestar personal o mejorar nuestro background financiero, esenciales pero secundarias ante los objetivos profesionales o algunos de carácter personal (como la faceta sentimental).

Proyectar mis objetivos y actividad desde el nivel de 6000 metros-áreas de responsabilidad, me ha permitido ajustar el sistema a mi realidad y empezar a diseñar el estilo de vida que deseo.

En definitiva, por muy madura que creas que está tu implementación siempre tendremos que mantener un cierto sentido crítico que nos permita escrutar la misma y ver si realmente nos da el rendimiento que debería dar. Recuerda, no te quedes con un GTD reducido que sólo te sirve para gestionar tu actividad, perderías una gran oportunidad de crecer.

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