Cuestióname. Más dudas de los lectores sobre GTD

Recopilación de cuestiones llegadas a través del servició de Cuestióname sobre GTD. En la entrega de hoy respondo preguntas sobre la gestión de las acciones en los proyectos y los niveles de perspectiva. Os agradezco vuestra confianza al enviarme cuestiones sobre productividad personal, Get Things Done o Evernote, espero que sigáis enviándome cualquier duda, yo por mi parte seguiré recopilando y colgando las que dejéis en los comentarios.

Cuando añades las acciones a los proyectos en GTD?
1. Primero identifico el proyecto como tal y creo una anotación que envío a mi Inbox
2. Al procesar mi inbox es cuando creo el proyecto en el apartado de proyectos, y desgloso las acciones que lo componen
3. Ordeno las acciones (numerándolas) secuencialmente, así identifico dependencias entre ellas.

Estoy poniendo en marcha mi GTD. Si la manera de ir pasando los elementos de la lista de un proyecto a Siguientes es la revisión semanal pero, ¿puede ser necesaria hacerla más a menudo para ir pasando elementos de los proyectos a “próximas acciones”?

Debes pasar la acción del proyecto a la lista de siguientes acciones cada vez que termines la acción que está en curso. Antes de pasarla deberías decidir cual será la siguiente acción a realizar y apuntarla a la lista del proyecto, esto crea una dinámica de acción que evita que el proyecto se pare.

Otra opción es que al abrir el proyecto definas las 4,5,6 primeras acciones a realizar. Si el proyecto es pequeño será fácil que consigas definir todas las acciones y te podrás olvidar de definir el siguiente paso.

La revisión – concretamente la parte para revisar las listas – sirve para que te asegures que no hay acciones ya realizadas o proyectos ya finalizados que aún tienes abiertos, o que necesitan que se defina una siguiente acción (para no romper la dinámica definida en el anterior punto).

Mi mayor dificultad no es teórica si no practica. ¿Cómo represento los 6 niveles en un solo mapa mental para controlarlos?
Un mapa mental es una estructura jerárquica. En el nodo central puedes introducir un titulo del diagrama y colgando las siguientes ramas:

  • Nodo de 15000 metros, del cual nacen 2 nodos uno de propósito y otro valores. Cada uno se descompondrá en tantos nodos como sean necesarios para incluir todos los ítems que componen tu ideario.
  • Un nodo de aéreas de responsabilidad. De él nacerán cada una de las aéreas de responsabilidad presentes en tu vida. Personalmente creo un primer nivel genérico del tipo profesional, personal, salud, finanzas y a estos nodos les acoplo las aéreas específicas.
  • Nodo para los 12000 y 9000 metros. Del que saldrán cada uno de los nodos que representan una visión a 5 años vista, y de estos otro nivel de nodos definiendo los objetivos a 1 o 2 años. Si tienes objetivos de 9000 metros que no están dentro de ninguna visión puedes agruparlos dentro de un nodo al nivel de 12000 metros sin descripción.

(*) Sobre los proyectos y las acciones. Personalmente no incluiría estos niveles en el diagrama. El nivel de detalle puede sobredimensionar el grafico haciéndole perder claridad. Pero la lógica nos dice que si los incluyéramos, los proyectos colgarían de los nodos de 9000 metros y si hay alguno referente a un área de responsabilidad podemos unirlo al nodo del área de responsabilidad que toque.

Prometo hacer post en el blog con grafico para que quede más claro

Tengo enormes dificultades con modelo de 6 niveles en GTD. Podrías comentarme como se vinculan los distintos niveles?
Es un tema muy extenso, intentare comentarte cómo percibo yo las relaciones que hay entre los niveles de perspectiva:

Yo agrupo los niveles de 6000 metros (perspectiva), 9000 (1-2 años) y 12000 (3-5 años). Tal y como lo veo nuestros asuntos diarios se dividen en aéreas de responsabilidad. Cuando nos fijamos objetivos a medio-largo plazo en alguna de estas áreas, estamos fijando un hito a una de estas dos alturas. Terminar una carrera universitaria seria un hito a 12.000 metros por ejemplo, este se dividiría en asignaturas, que podrían ser hitos a 9000 metros u objetivos a corto plazo (si dura solo un semestre) dentro de nuestras aéreas de responsabilidad.

Cada una de estas asignaturas generara cierta carga de trabajo, tareas, trabajos, exámenes… Para gestionarlos dividiremos las tareas en acciones y proyecto (3000 metros). Los dos niveles más bajos de perspectiva son la acción, lo que hacemos para convertir lo que queremos en algo tangible.

Nos quedaría hablar del nivel más alto 15000 metros de perspectiva, como queremos ser en nuestra vida, que perseguimos. Es más una cuestión de valores que de objetivos, pero precisamente estos valores, seguir una determinada forma de ser condicionará los objetivos y metas que nos fijemos en niveles inferiores. Para saber más sobre este nivel en particular puedes leer este post

Recordad que podéis enviar-me vuestras cuestiones de forma gratuita a través del servició Cuestióname, aunque si queréis también podéis hacerlo a través de mi twitter @davidtorne y yo me ocupare de colgarlas en el servicio.