GTD. Detalles que marcan la diferencia

Hace tiempo escribí un post titulado GTD on rails donde explicaba las pautas para intentar que tu sistema no se debilitara ante los problemas del día a día. El post que leerás a continuación es una continuación de aquél, pero haciendo referencia a prácticas clave a las que tendrás que hacer frente con cierta frecuencia y que son claves para que tu sistema de listas funcione de verdad, ya sea para mantener el control de tu actividad, o para diseñar las metas de tus diferentes niveles de perspectiva.

Imagen vía droob bajo licencia Creative Commons

Recopila todo

Hazlo como quieras, escoge las herramientas que mejor te vayan para recopilar, una libreta, una PDA, una grabadora es igual, lo importante es no dejar escapar ninguna de las ocurrencias que te sobrevienen. Crea el hábito de registrar en el momento que se presente la idea, no caigas en la trampa de confiar en tu memoria.

Procesar tu Inbox con una regularidad suficiente

Según nuestra actividad tendremos que revisar la inbox con una regularidad u otra. Yo lo hago cada 2 días, pero si tú gestionas un gran número de asuntos, o estás inmerso en una época especialmente creativa que te hace generar un gran número de ideas quizás lo tienes que hacer cada día. Dejar acumular asuntos en Inbox provoca que tu lista de siguientes acciones se aleje de la realidad.

Realizar acciones directamente del Inbox es un indicador de saturación. Es el momento de parar de HACER, procesar las notas al inbox y depurar tu lista de siguientes acciones para restablecer el sistema.

Realizar la revisión semanal

De lo contrario no eres un buen usuario de GTD¿Exagero? Pues no. Si no te reservas dos horas para revisar tu sistema de listas y para pensar los asuntos que han ido surgiendo durante la semana, das un paso atrás. Tus listas se llenan de basura y tu mente lo hace con ideas que se convierten en un problema para tu eficiencia. Hacer la revisión es una forma de mantener en forma tu GTD.

No inventes, simplifica

Cuando lleves a la práctica el sistema sé ortodoxo. La creatividad está muy bien, pero si las cosas funcionan es porque se sigue al pie de la letra una base. Si añades más elementos en el sistema, como listas complementarias o más pasos en el proceso de revisión semanal, puede ser que la complejidad provoque la pérdida de eficiencia.

Por otra parte, podemos desmantelar ciertos elementos del sistema y adaptarlos a nuestra rutina simplificándolos. Tienes un ejemplo en este post sobre el archivo de seguimiento. Aún así debe seguir siendo operativo sin tocar las listas base, ni modificar los procesos como la ya mencionada revisión semanal o la planificación natural.

Sube por encima de los 6000 metros

Definir tus áreas de responsabilidad es fácil, pero ¿eres capaz de fijarte objetivos a un año vista y estructurar los pasos necesarios para conseguirlos? ¿Y diseñar un estilo de vida de acuerdo a una visión a 5 años vista? Empieza por el primero: ¿Que es lo que quieres lograr en el terreno profesional y profesional? Márcate un número razonable de metas y dirige tu actividad a hacerlas realidad. Los objetivos concretos y alcanzables te darán un mayor criterio a la hora de elegir que haces y que no, descartando todo aquello que no entre dentro del plan de ejecución, o no tenga que ver con ninguno de ellos.

Fija tus valores, actúa y decide de acuerdo con ellos

Sobre los 15.000 metros, no voy a entrar en el hecho de descubrir tu propósito en esta vida, algo extremadamente complejo. En cambio sí te recomendaría que te detuvieras y dedicases tiempo a redactar un documento con tus valores. Una vez hecho guárdalo en algún lugar fácilmente accesible para refrescar la memoria. Hacerlo equivale a hacer una declaración de intenciones, cada vez que se presente una decisión podrás recurrir a ellos para saber si hay conflicto entre lo que quieres hacer y cómo lo tienes que hacer. Define qué líneas no estás dispuesto a cruzar y que debe transmitir tu acción.

Hacer lo que realmente tienes que hacer

Los dos puntos anteriores sirven para filtrar la actividad diaria, la real, las acciones y proyectos que asumimos. Pero tienes que ir más lejos, procastina activamente y de forma consciente. Cada vez que hagas la revisión semanal y vuelques tu actividad en la lista de siguientes acciones, pregúntate si realmente lo tienes que hacer la semana siguiente. ¿Lo tienes que entregar? ¿Hay alguien que lo espera? ¿Es realmente lo siguiente que tienes que hacer para llegar a tu objetivo? Si la respuesta a las tres preguntas es si, adelante. Si no, quizás se pueda esperar una semana más, dejando espacio para tareas que sí cumplan esta condición. Recuerda, primero lo urgente, después lo importante.

Lleva este principio a la actividad diaria cuando revises cada noche esta lista de siguientes acciones y escojas lo que harás mañana. Pregúntate si mañana es la fecha límite o lo puedes aplazar un día más.

Pon en práctica la planificación natural

Nuestra mente está llena de perjuicios adquiridos a través de la educación y la experiencia. La solución es desaprender. Aplica la planificación tal y como te lo explican en Organízate con eficacia y olvidate de los sistemas reactivos o pasar directamente a hacer listas de tareas y diagramas de Gantt. Evitarás perder de vista el propósito final del proyecto, y reducir considerablemente los cambios de rumbo.

Estoy seguro de tu dominio de muchas de ellas, pero también que de entre todas hay alguna que se te resiste, cuéntame qué es y porque crees que pasa. Tienes a tu disposición el espacio para los comentarios y mi twitter @davidtorne. Si lo que quieres es hacerme una pregunta, envíamela a el apartado Cuestióname.

  • Ivan Entusiasmado

    Muy interesante el post David. No lo había visto antes.

  • Hevely Newman

    David, te felicito!!!… excelente material… gracias por contribuir con el universo con tus conocimientos… necesitamos mas personas como tu en el mundo… por favor, no dejes de hacer este tipo de cosas… un abrazo… suerte en todo lo que emprendas en tu vida!!!

  • Gracias por este comentario tan entusiasta! Me encanta que te sea de utilidad el material, si tienes alguna duda o sugerencia puedes utilizar el formulario de contacto del blog para hacermelo llegar.

    Un saludo,