Evernote. Gestiona tu archivo y material de apoyo


Ya hace más de un mes que migré mi sistema GTD en FacileThings. Una de las consecuencias es la completa reconfiguración de mi cuenta de Evernote, convirtiéndolo en un archivo documental para el material de apoyo de mis proyectos, una herramienta para la recopilación y un archivador virtual. Como en otros posts sobre implementaciones explico los cambios realizados y las motivaciones que hay detrás de cada uno de ellos.

Imagen vía dahnielson bajo licencia  Creative Commons

Las motivaciones que me llevan cambiar la estructura es el espíritu del expuesto en el post Por un Evernote más simple, conseguir una mayor funcionalidad a través de simplificar la estructura para clasificar, archivar y acceder a la información.

Sigo utilizando Evernote como Inbox para la recopilación digital de todas mis ideas, notas y tareas. Una vez procesadas se archivan o se derivan a facilethings traduciéndolas a acciones o proyectos GTD.

Para mantener el orden las carpetas, dispongo las más utilizadas en el top de la lista de la parte izquierda de la pantalla a través de la numeración que precede cada nombre. Dividimos los diferentes conceptos en rangos numéricos para obtener una identificación visual más rápida. Conseguimos un sistema más intuitivo. Los rangos utilizados son los siguientes:

Estructura de carpetes

  • Del 00. Al 09. Carpetas funcionales. Desde el notebook Inbox encargado de recibir todas las anotaciones y el material recopilado, hasta las carpetas de Seguimiento, con las anotaciones de lo que tengo que tener presente.
  • Del 10. Al 19. Proyectos en marcha. Notebooks que agrupan el material de cada uno de los proyectos que están en marcha. No tengo nunca más de 9 que necesiten recopilar material, de lo contrario lo ampliaría el rango 20-29. Son notebooks que se abren y se eliminan a medida que se abren y finalizan.
  • Del 20 al 29. Anotaciones y temas de interés. Recopilación de anotaciones como apuntes de los cursos de formación que realizo. Listas de recopilación de material sin una caducidad definida como los proyectos.
  • Del 30 al 39. Recopilación de ideas de las diferentes áreas de responsabilidad. Desde mejoras profesionales hasta retos personales e implantación de hábitos.
  • 40. Blogging. En forma de pila de carpetas, almacena todo lo relativo a mi actividad como blogger. Ideas para post, materiales y recursos a utilizar o posts escritos por otros bloggers capturados con Evernote Cleary para tenerlos siempre a mi disposición.
  • 50. Algún día. En forma de pila de carpetas. Proyectos a emprender a medio o largo plazo. Los divido en notebooks para proyectos que no puedo poner en marcha de forma inmediata, y cosas que tal vez me gustaría hacer.
  • Del 80 a 89. Niveles de perspectiva. Definición de las áreas de responsabilidad, los objetivos a 1-2 años y mi visión de futuro. La única parte de GTD que aún sigo guardando en Evernote.
  • Del 90 al 99. Sistema de archivo. Se divide en artículos publicados, links, recursos y material de archivo.

Los notebooks con el material que utilizo más asiduamente se colocan en la parte superior. Carpetas para la recopilación y para el material de proyectos siempre están arriba de todo. El principio también se aplica para cada intervalo de numeración, especialmente importante para las carpetas de anotaciones (20-29) y las de recopilación de ideas (30-39). Busco a los notebooks más accesibles para realizar el procesado del material del inbox y su organización dentro del sistema más fluida.

Otro punto importante es la restricción del uso de stacks (pilas de notebooks). Sólo utiliza para temas como la gestión del blogging (40), cosas que hacer Algún día (50) o el sistema de archivo (90-99).

Hay carpetas en las que accedo de manera menos frecuente, pero es importante no perder tiempo buscando cuando las necesito. Notebooks donde defino los siguientes post a escribir o una carpeta de utilidades para mi trabajo. Algunas están dentro de stacks, pero creando un acceso directo a la barra de favoritos de Evernote accedo con un clic.

Para vincular el material requerido para una acción o un proyecto utilizo un Evernote Link. El adjunto al texto de la acción definida en facilethings y con un clic abrirá la aplicación y accediera a la nota.

Las búsquedas programadas han tomado importancia para extraer información de forma transversal al sistema. Creo tags como Es_Interesante, Favorito o Activo para clasificar notas todo de mi sistema de notebooks. Con un simple clic recupero información dispersa por varias ubicaciones. Siempre buscando la vía más fácil.

Una nueva forma de ver Evernote como sistema de apoyo de mis proyectos, y archivo de mi material digital. Sin mezclarlo con mis listas GTD para definir la acción, gano concentración en lo que tengo que hacer y sigo puedan acceder al material que necesito con un solo clic. Espero tu comentario de mi nueva forma de ver las cosas.

¿Más sobre Evernote? En la guía del blog sobre Evernote

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