Mejorando la productividad y la calidad de mi jornada laboral

Ya sea en diferentes post o en recopilatorios, he hablado de cómo mejorar nuestro rendimiento en el trabajo. Me gustaría darle un giro, cambiando a una perspectiva más individual: Cuáles son los factores que tú puedes generar para ser más eficiente en tu jornada laboral. Un compendio de prácticas que puedes aplicar por separado, o incorporándolas de forma conjunta y gradual a tu rutina para conseguir aumentar el caudal del un flujo de trabajo. Estoy seguro que muchas de ellas ya forman parte de tu rutina, pero seguro que aún puedes ir un poco más lejos…

Imagen vía the half-blood prince bajo licencia Creative Commons

Hacerlo bien significa empezar haciéndolo bien. Una vez entramos en nuestro puesto de trabajo metámonos en marcha sin distraernos con nimiedades. Nada de 2.0, correo electrónico (sobre todo el del trabajo) y de conversaciones con los compañeros fuera de medida, mantengamos la cortesía y empezamos con nuestros asuntos. Esto implica tener claro lo que tienes que empezar a hacer, por eso lo que recomiendo es dejarlo anotado durante la jornada anterior – importante sobre todo si es fin de semana – o pensar en ella 5 minutos al comenzar el día, cuando estás desayunando. Hace que todo empiece ir rodado.

Los primeros momentos del día son mágicos, estamos al 100% de nuestra capacidad lo que permite focalizar y aplicarnos en lo que tenemos entre manos con una entrega completa.  Tenemos que mantenerlo, sin hacer nada que pueda modificar nuestro asalto al trabajo durante la primera hora de jornada laboral. Nada de correo electrónico, y si es posible nada de llamadas entrantes ni salientes. Una vez terminadas las tareas reservadas para este momento podemos despegarnos unos instantes y dejar entrar las comunicaciones, gestionar las peticiones e incorporarlas a nuestra rutina diaria para procesarlas durante el día, o cuando nosotros decidimos.

Empezar con empuje es importante, sobre todo porque suelen ser los mejores momentos – a nivel de energía – del día. Sin embargo hay otros momentos en que nuestro rendimiento sube por encima de la media. Identificarlos resulta clave para ubicar las tareas que necesitan un mayor impulso, personalmente el segundo mejor periodo en mi jornada es la hora después de comer, donde puedo aplicar la energía renovada gracias al break de medio día. Conocer nuestra forma de funcionar nos permitirá estructurar nuestra rutina, anticipar el cómo y el cuándo haremos nuestras tareas.

Para procesar nuestro trabajo utilizaremos un método que nos permita digerir nuestras tareas de forma natural, permitiéndonos realizarlas sin llegar a la saturación. Si tu rutina la componen tareas pequeñas, organízalas en lotes de tal manera que al completarlos puedas hacer una pausa y desconectar. Si tu día está formado por tareas extensas trabaja en bloques de tiempo – técnica pomodoro – para intercalar pausas frecuentemente y evitar dispersarse y acabar la jornada quemado. Recuerda que respetar los tempos de tu trabajo ayuda a mejorar su calidad.

Una vez estructurado el día y marcado los momentos clave de máxima productividad pasamos a aplicarnos al máximo en la tarea a realizar. Focalizar al 100%. Más allá del hecho en sí de concentrarse, se debe desarrollar la habilidad de motivarse para generar  – y no perder – el momento de gracia. En otras palabras: Estar en la zona. Utilizamos el autocontrol para no caer en las tentaciones del entorno, pero aprendamos también el valor de la abstracción como vía para dejar atrás nuestros problemas cotidianos durante 10 o 15 minutos, sumergiéndonos en la tarea que nos toque hacer. Parece absurdo, pero es una buena manera para dejar de pensar en lo que nos preocupa.

Seguro que en algún momento te encontrarás en fuera de juego, aquel compañero que necesitas para aclarar dudas, el acceso a la red se corta o el hecho de tener que esperar por algo… Son huecos en nuestra rutina que parecen poco importantes, pero si podemos aprender cómo llenarlos provocaremos que nuestra eficiencia se dispare. Es el momento de las pequeñas tareas, donde aquella lista de pequeñas cosas que tienes que hacer toma una mayor importancia: enviar correos, hacer llamadas, planificar un tema, revisar y reprogramar tu agenda… Es momento para sacar toda esta paja de tu lista de temas pendientes.

Hay otra dimensión más allá de la productividad personal que nos interconecta con nuestro entorno, con aquellos que colaboramos  y nos generan feedback a partir del cual podemos corregir y aprender. Debemos integrarnos en un equipo, y para hacerlo tenemos que saber comunicar para encajar en el grupo como parte operativa. La comunicación como vía para hacer fluir la actividad del grupo y para limar fricciones que puedan afectar a nuestra actividad y actitud ante el trabajo.

Por último reiteró que trabajar también es descansar. Después de tu jornada laboral no satures tu tiempo libre con actividad, reservado tiempo para ti, para tu familia. Disfruta y/o descansa, si no tu energía se irá apagando gradualmente hasta llegar a una vía muerta. Cultiva el arte de no hacer nada, aunque sólo sean 15 minutos. Si eres freelance, márcate una hora de inicio y final, aunque haya días que estos límites desaparezcan. Tenemos que ser consciente de que debe haber diferencia entre el yo personal y profesional.

Un conjunto de factores que pueden ser mejorados por separado, pero que sólo crean una diferencia cuando conseguimos crear una mejora en cadena, en los diferentes niveles que representan. En cierto modo se trata de piezas de un engranaje donde cada cambio potencia el aspecto en sí pero influye en el resto y mejora el conjunto. ¿Para ti cuál es el factor que más influye en tu trabajo? ¿Si eres freelance, hay algo que hay algo que funciona diferente y tenga que incorporarse a la lista? Deje su opinión en forma de comentario.

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