Organización en la oficina sin GTD

Yo, como muchos de vosotros, no trabajo por cuenta propia y por lo tanto no tengo total libertad de decisión sobre mis herramientas y mi entorno de trabajo. En mi empresa no se aplica GTD, nuestra organización se basa en un sistema de tickets + la coordinación entre los jefes de proyecto y los diferentes grupos de trabajo. En una situación como esta también se pueden aplicar características de sistemas de productividad como GTD, u otras ideas para mejorar tu forma de trabajar. Déjame que te comente algunos pequeños detalles que he ido incorporando y que sumados han representado un gran cambio.

Imagen vía Kofoed bajo licencia Creative Commons

Email y organización

Restringe su uso. No descubro América cuando te digo que no mantengas abierto tu cliente de correo electrónico. Fíjate dos momentos, una hora o una hora y media después de empezar tu jornada, y al cabo de un rato de reincorporarte por la tarde. Evita el estrés y las distracciones continuadas.

Para organizar los asuntos en marcha generados por el mail,  mantengo los correos que entran en mi inbox y todos aquellos temas abiertos que necesitan respuesta. El resto del sistema de organización son las carpetas Historial, donde van a parar todos los correos de asuntos finalizados, y Proyectos donde guardo una carpeta para cada asunto abierto al que debo dar respuesta y se extiende más allá de un mail. Podemos decir que una carpeta de proyecto guarda el flujo de comunicación entre el cliente y yo. Cuando soluciono el asunto archivo el contenido y elimino la carpeta.

Vacio el inbox contestando el mail o desestimándolo.  Siempre hay dos o tres correos con las cuestiones en marcha, cuando las soluciono o les doy respuesta los  paso a la carpeta de proyecto, o si es una acción simple al archivo. El Inbox es la carpeta que aparece por defecto y me resulta más natural guardar los correos como recordatorio que crear otra carpeta especifica.

La hoja en blanco

Para controlar mis tareas, y el flujo de trabajo que va surgiendo durante la jornada, utilizo una hoja en blanco. En ella escribo las dos o tres primeras tareas del día. Desarrollo software  y el mero hecho de hacer el trabajo genera nuevos problemas y tareas que deben atenderse. Un problema genera otro, o simplemente caes en que algo podría funcionar mejor con unos cambios nimios e insignificantes. Lo apunto para no olvidarlo y hacerlo cuando sea el momento. Especialmente útil para cazar todos aquellos detalles que te vienen a la cabeza y que debido a la actividad continuada y las interrupciones se te van igual que vienen.

Trabajo distribuyendo ‘mi material’ en  columnas. La primera por las acciones que componen el trabajo actual, la segunda por temas de menor prioridad que van surgiendo, y la tercera para recordatorios y anotaciones.

Antes de acabar el día paso a limpio todas aquellas cosas que se deben tener en cuenta para la siguiente jornada en otra hoja, o si hay espacio en la misma, componiendo una nueva lista ordenada.

La revisión semanal

Las tardes del viernes en un cuarto de hora  pongo en orden las carpetas de Outlook, limpio lo que ya ha caducado. Escribo un mail con los asuntos pendientes a tener en cuenta la semana siguiente, creando un borrador a través del botón de guardar y pasándolos al inbox para refrescar la  memoria el lunes por la mañana. Para comunicar el sistema profesional y personal sigo utilizando el envío a mi mail personal de Evernote, y desde casa en al mail del trabajo.

Estoy seguro de que los especialistas de la organización personal con Outlook no les entusiasmará el tema, pero no quiero complicarlo más. Simple, directo y funcional. ¿Qué consejos me puedes dar para mejorar la gestión de mi trabajo en la oficina? O ¿qué problemas te has encontrado a tu lugar de trabaja a nivel de producción y como los has solucionado? Pongamos en común nuestro Office Work Style ;-)