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Después de recopilar todo lo que nos preocupa, y procesar las acciones que se derivan de ello, hemos de racionalizar la organización de toda la información que contiene nuestro sistema. En el post de hoy hablo de cómo organizar nuestras tareas, pero también de cómo estructurar los elementos que entran en juego en nuestro GTD para que funcionen de forma eficiente.
Imagen vía karindalziel bajo licencia Creative Commons
Agenda
No todo tiene que ir a parar a la lista de siguientes acciones. La agenda nos sirve para programar tareas un día y/o una hora concreta. Crear una nueva dimensión a tener en cuenta, la de nuestros compromisos diarios. Utilizarla correctamente permite descargar las listas de elementos que pueden no encajar, evitando el esfuerzo de pensar si la acción se realizará en un momento concreto y cuándo. Crear una acción a tu inbox incluyendo día y hora en su descripción rompe la armonía. Creas una división artificial entre las acciones: Las acciones convencionales y los recordatorios.
El uso de la agenda conlleva la creación de los hábitos de la revisión diaria y semanal para preparar los próximos compromisos, evitando descuidos no deseados. Si conseguimos implantarlos, ayudaremos a consolidar la confianza en nuestro sistema GTD.
Archivo
El archivo puede parecer un elemento secundario en la gestión de nuestro flujo de trabajo, pero se convierte en un foco de caos potencial. No contar con un sistema de clasificación fácilmente comprensible y no realizar un mantenimiento/revisión periódico, puede generar demora y frustración cuando necesitamos localizar algo necesario para una acción o proyecto en marcha.
Para nuestro archivo material crearemos una clasificación por orden alfabético. Podemos optar por realizar una subclasificación más en cada separación (por años, proyectos, clientes), pero sin complicarlo más. Simple e intuitivo.
Para nuestro archivo virtual pueden seguir los consejos de mi último post hablando del tema de archivar a Evernote. Si usas cualquier otra aplicación es igual, los principios son los mismos.
Proyectos
Para los proyectos soy partidario, para las acciones que implican como por el material que requieren, de crear un entorno separado de las listas de acciones y del archivo. Para el material de los proyectos trabajo con un stack de notebooks que agrupe el material de cada uno de los proyectos en marcha separado del archivo, al que pasaran cuando se cierre el proyecto. Por el material real – no virtual – uso un conjunto de carpetas fuera del archivo que están en un clasificador sobre la mesa de trabajo. Siempre a mano para no perder tiempo buscando y no perder la concentración.
Para la gestión de las acciones y el flujo de trabajo utilizo un espacio independiente en las listas. Lo podéis ver en mi post sobre facilethings.
Listas de acciones GTD
Quedémonos con las básicas del sistema, huyendo de los inventos de fabricación propia. El hecho de incluir listas para acumular pequeñas tareas, preguntas, dudas etc… Ensucia el sistema, crea confusión. He dado un giro a la simplicidad cambiando el concepto lista por tag.
Empezamos clasificando nuestras acciones por contextos ajustados a nuestra realidad, que nos permitan describir la tarea con más precisión. Si se trata de una acción con una propiedad adicional a destacar podemos clasificarla con un tag extra. Ejemplo: Lectura. Como siempre procuremos no abusar de ellos para no satura y derivar hacia el ineficiencia.
Puedes aplicarlo en sistemas informatizados, pero también de baja tecnología, realizando subapartados en tus listas de papel. Nuestro objetivo debe ser acceder a la acción o lista de acciones en uno o dos movimientos. Entendiendo el movimiento como uno o dos clics de ratón, o la apertura de separadores de nuestro sistema en papel o tarjetas. Dinamismo y asertividad que se traducen en seguridad en nuestro sistema Get Things Done.
La diferencia entre un buen sistema GTD y un GTD excelente está en la aplicación de la ortodoxia, la simplicidad y el saber cuidar los detalles. La simplicidad nos lleva a la eficiencia, y la ortodoxia evita desviaciones no deseadas. ¿Cuáles son los elementos que te cuesta más gestionar de tu sistema? ¿Porque? ¿Añadirías algún otro componente en la lista? Seguro que tu comentario nos ayuda a reflexionar.
