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La nube cada día más presente en nuestra forma de trabajar. Todo es más fácil si podemos acceder a nuestra información desde cualquier lugar a cualquier momento. Si hay dos aplicaciones que deben estar en nuestro kit de productividad éstas son Evernote y Dropbox. La primera para capturar todo aquello que seamos capaces de imaginar, y Dropbox para publicar en la nube, nuestra librería de documentos y archivos de uso habitual. Algunos lectores del blog me han preguntado cuál de estas dos aplicaciones se adapta más a sus necesidades. Espero que el post de hoy sirva como guía para decantarse por uno u otro según la necesidad y el momento.
Imagen vía Johan Larsson bajo licencia Creative Commons
Usa Dropbox si debes tener siempre a mano los archivos de utilización corriente para tus proyectos. Me refiero sólo archivos, sin ningún tipo de información adicional. Una vez instalada la aplicación en cualquier equipo o dispositivo – y sincronizada – podrás acceder a tu archivo documental sin contraseñas y validaciones, sólo abriendo una carpeta.
Evernote proporciona un marco que permite almacenar información y archivos adjuntos a esta información. Si sólo quieres acceder a tus archivos Dropbox es una aplicación más apropiada, de hecho ha sido pensada para ello. La sincronización en Evernote, si se cuenta con muchos archivos adjuntos se puede prolongar en exceso, dificultando nuestro trabajo habitual.
¿Quieres compartir archivos? Dropbox, gracias a su carpeta pública y la asignación de una URL a cada uno de los archivos, sólo tendremos que distribuir el link para que obtengan una copia del mismo. Evita disgustos dejando de enviar archivos por mail.
Imagina que eres usuario de Evernote con una cuenta gratuita. No te sale más a cuenta almacenar tus archivos a Dropbox como archivos públicos y vincular el link a la nota. ¿Si no tienes que utilizar el archivo no es necesario que te lo descargues, no crees?
Si sólo quieres compartir archivos, las opciones con las que cuenta Evernote pueden ir un poco más allá pero no son gran cosa. Las libretas compartidas te ayudarán a crear colecciones de que introduzcan el contenido, o que sirvan de índice, pero resultan más difíciles de componer.
¿Quieres realizar una copia de seguridad en la nube de la parte más vital de tu archivo documental? Dropbox realiza la sincronización de los nuevos archivos y sus cambios de forma automática. Una ventaja para los usuarios domésticos que no deberán complicarse la vida instalando y utilizando aplicaciones específicas para ello.
Me niego a hacer ningún comentario sobre Evernote como gestor de copias de seguridad. Los inventos en casa y con gaseosa.
Dropbox te permite publicar una página web sencilla en formato. Html con indicaciones o información para compartir con compañeros de trabajo. Otro ejemplo sería un índice de fotografías de una celebración familiar a distribuir entre los asistentes. Montamos una página índice con un enlace para cada zip a descargar, o si quieres algo más complejo montar un álbum con la aplicación Views.fm. Lo que buscamos es crear una guía, sin demasiado esfuerzo, para que nuestros colegas que no tienen facilidad para las nuevas tecnologías no se hagan daño.
En este caso Evernote nos puede ayudar a crear una galería mediante una carpeta compartida, pero para descargar continuaría llamando un archivo a Dropbox mediante un link.
Es una visión simplista de Dropbox, pero las 4 pautas dadas dan una visión del 90% de su funcionalidad. Sin embargo es más que una aplicación, es una plataforma sobre la que un gran número de desarrolladores crean sus aplicaciones dando un plus de utilidad al sistema, la ya mencionada Views.fm, Airdroper para enviar enlaces para invitar a subir contenido, o Jshot por hacer capturas de pantalla, editarlas y compartirlas….
Como siempre la clave es utilizar la aplicación correcta en el momento idóneo, sin cargarse de trabajo aplicando configuraciones, o rellenando nuestro disco duro de pequeñas aplicaciones o plugins que la complementan, y que a la larga dejarás de utilizar. Te invito a dejar tu comentario con los usos que le das a Dropbox
