8 puntos para aplicar GTD al pie de la letra

Cuando alguien me pregunta que es lo más importante para implantar GTD, siempre le respondo lo mismo: La ortodoxia, aplicar sus normas paso a paso, sin incorporar nada de tu propia cosecha. Se trata de un sistema absolutamente contrastado, y si lo modificas antes de comprenderlo de verdad, de haberlo interiorizado, lo estropearas. Aplícalo al pie de la letra y no te equivocarás, quizás te cueste asimilar conceptos, pero funcionará. A continuación presento 8 puntos a seguir para garantizar una implementación robusta de Get Things Done.

Imagen vía Chaval Brasil bajo licencia Creative Commons

1. Recopila una vez al día

Recopilar no implica procesar tu inbox cada vez que acabas de vaciar tu mente de ideas o acciones, o cuando se te acaba de ocurrir algo relacionado con lo que estás haciendo en este momento. Debemos procesar con una periodicidad preestablecida, o cuando se vacíe el Inbox del sistema. Hacerlo de forma continuada, sin respeta las condiciones mencionadas, lo convertirá en un factor disgregador de nuestra visión sobre lo que debemos hacer. Trabajamos por lotes, cada vez que procesamos el Inbox o revisamos los proyectos creamos un nuevo lote de acciones a realizar, si no lo hacemos así interrumpimos la ejecución del lote de actividad anterior.

Evidentemente hay condicionantes que nos permiten romper esta norma. Las urgencias o cambios de prioridades nos pueden obligar a revisar nuestra lista de siguientes acciones, para poner en espera o enviar a la lista de algún día aquellas que han quedado en un segundo plano.

2. Saber y aplicar que es un proyecto y que una acción

A priori parece sencillo pero detrás se esconde una gran complejidad. El principal problema es la dividir nuestra actividad con una granularidad suficiente. Debemos crear el hábito de dividir el proyecto en acciones físicas individuales, para no caer en la trampa de siempre: saturar nuestra Inbox con tareas (no acciones) que no acabamos de una sentada, y que se van quedando acumuladas a la espera. Una situación que nos desmotiva y nos cansa.

La definición de una tarea simple en forma de acciones y proyectos ayuda a mejorar el flujo de trabajo, el dinamismo. Su implantación será gradual, hasta que no experimentamos en nuestras carnes los problemas que conlleva no seguirlo al pie de la letra. Podemos pensar que es una pérdida de tiempo, la verdad pero, es que se trata de la única forma de no saturarnos con tareas demasiado grandes.

3. Revisar la agenda, a diario y semanalmente

La agenda no es una lista de acciones, es para nuestros compromisos, para aquellas acciones que tienen definidas un día y hora concreto. El hecho de utilizarla y revisarla a diario evita olvidar los compromisos, teniéndolos presentes con suficiente antelación, a la vez que no hacemos un mal uso del sistema de listas, introduciendo acciones que no encajan con su idiosincrasia.

4. Creación el uso de un archivo de seguimiento

No es una agenda, más bien un sistema para mantener a la espera acciones que no tienes que ejecutar todavía. Lo primero que te viene a la cabeza es simplificar tu GTD incluyendo estas tareas en la agenda, o introduciéndolas en la lista algún día incluyendo la fecha en la descripción de la tarea (o con otro pseudo para ubicarla en el tiempo). El archivo de seguimiento ha sido pensado para ubicar acciones a activar – no realizarse- a partir de un momento concreto.

5. Revisión semanal en forma de checklist

He creado un checklist que tengo siempre a mano cuando tengo que hacer la revisión semanal. En él detallo todos los emplazamientos a revisar para recopilar, ya sean inbox u otros lugares a recorrer para no pasar por alto algún detalle que haya caído en mis manos. A parte de la etapa de recopilación me resulta útil para no olvidar, u omitir por falta de ganas, alguno de los pasos de la revisión. Parece estúpido pero una lista escrita empuja a cumplir mucho más que confiar en tu memoria.

6. Realizar revisiones más allá de la revisión semanal

Desde el repaso de lo que tienes que hacer durante el día – y posteriormente de cómo ha ido-para mejorar tu ejecución, hasta realizar las revisiones mensual y trimestral para llevar un control de nuestros proyectos, áreas de responsabilidad y nuestros objetivos. GTD no se detiene en el control de nuestra actividad, es verdad que el peso de este aspecto es primordial para el usuario los primeros meses, pero si queremos ir más allá debemos dominar los niveles de perspectiva y para ello hace falta aplicar las revisiones específicas. Al revisar es cuando uno se da cuenta de lo que no aplica bien, lo que podría mejorar.

7. Aplicar la planificación natural al pie de la letra

Al leer los pasos que la componen puede parecer simple. Es normal acabar pensando que sólo se trata de otra manera de ver las cosas, respecto al proceso de planificación reactiva, pero al aplicarla de forma continuada van apareciendo los problemas. Las primeras veces que la implementas verás como persisten las actitudes reactivas, intentando colarse dentro del proceso: A mí me sucede al generar la lluvia de ideas e intentar ordenar el resultado, no sé porque pero a menudo acaba pareciendo un diagrama de Gantt. Darse cuenta y oponer resistencia a estas vicisitudes reconduciéndolas a la forma ‘natural’ nos permitirá cambiar nuestra forma de pensar y plantear los problemas.

8. Trabajar el nivel de 15.000 metros

En otras palabras, pararte a preguntar cómo eres y que quieres. Hasta que no encuentres una respuesta clara no serás capaz de plantear de forma asertiva tus objetivos, y en consecuencia enfocar tu actividad. Es difícil, pero esbozarlos nos permitirá tener pautas para marcar retos y tomar decisiones.

Siguiendo este top 8 encarrilarás tu sistema y podrás empezar a ganar confianza y coger velocidad. ¿Cuáles son los problemas más frecuentes que te has encontrado al gestionar tu flujo de trabajo con GTD? ¿Crees que los podrías solucionar aplicando alguno de estos puntos? Deja tu comentario sobre el tema o si lo prefieres, tu pregunta.