El problema de hacer lo que debes hacer

Get Things Done me ayuda a ordenar mi actividad y a planificar lo que debo hacer. Más allá de organizar mis asuntos y evitar que me olvide de mis compromisos hay momentos donde se me queda corto. Uno de estos momentos es la hora de HACER, cuando tengo que acabar con mi lista de próximas acciones hay ocasiones en que se me quedan varadas algunas de ellas. Se quedan allí, a veces durante semanas y no me las puedo quitar de encima.

GTD te da la infraestructura para gestionar el flujo de trabajo, pero cuando estás mano a mano con lo que tienes que hacer debes ir más lejos de las pautas establecidas por el sistema. Es imposible que ningún método se adapte a cada una de las peculiaridades de tu realidad, dedicamos pues unas líneas a repasar que podemos hacer para acabar con nuestras acciones, incluso aquellas que se nos resisten.

Imagen vía MrPessimist bajo licencia Creative Commons

Hace semanas que trato de innovar al respecto. Posts sobre Autofocus de Jerónimo Sánchez (el gachupas) y de Omar Carreño (Análisis Realista) me han dado una nueva perspectiva sobre el tema.

Gestionar el siguiente a hacer

Lo primero es reducir al máximo las acciones (tareas pendientes) a realizar. Focalizaremos y nos aplicaremos a fondo para terminarlas. Si trabajas con un sistema de listas como GTD no es necesario que lo modifiques. Muchos programas permiten el uso de tags, creando uno llamado ‘Actual’ para seleccionar un grupo reducido de acciones, que al marcarlo las cargue en pantalla será suficiente. Si trabajas sobre papel, anota en una hoja las 4 o 5 tareas a realizar.

Debes tener los criterios claros a la hora de elegir, primero lo urgente, tras lo que es prioritario ya continuación los proyectos o tareas de mantenimiento. Lo primero en sacarnos de encima debe ser lo más ineludible.

¿Qué hacemos con lo que queda pendiente?

Sólo tienes tres opciones, volver a intentarlo, replantearlo, o desistir. Sea como sea tienes que entender que si hay algo que se ha quedado sin hacer, es que hay algo que no funciona. Ya sea el redactado que describe la tarea, o como se ha estructurado esta – si es demasiado compleja – debemos aprender a reconocer lo que la ha dejado en la cuneta. En mi caso se debe a errores de planteamiento, estructurar mal las acciones de un proyecto GTD o definir una tarea que esconde varios tipos diferentes a realizar, por ejemplo leer un capítulo de un libro técnico, muchas veces la lectura incluye tomar notas y pasarlas a limpio lo que induce al error al estimar la carga de trabajo que conlleva.

Si la tarea sigue quedando en la lista sin hacer de forma reiterada, quizás nos tendremos que plantear desestimarla o ponerla en espera para volver a intentarlo más adelante.

Sistematiza tu forma de trabajar

Márcate unas pautas de trabajo y síguelas. Trabaja siempre de la misma manera:”Si quieres trabajar con una lista reducida adelante, si te reservas las 2 primeras horas de tu jornada para acabar con las tareas más importante fantástico, si quieres coger características de otro sistema como autofocus para gestionar lo que tienes que hacer, tú mismo”. Cambias tu forma de trabajar te crearás confusión y no llegarás al nivel de automatización necesario para abstraerse de todos estos pequeños detalles organizativos.

Al HACER gestiona correctamente las prioridades, preocúpate de definir con exactitud las tareas que tienes que hacer y crea un lote de acciones a realizar asumible, que puedas finalizar dentro de unos límites razonables de tiempo. Este último punto a evitará la fatiga que se genera cuando dedicas demasiado tiempo en los mismos asuntos.

De hecho, crear un sistema para HACER tus tareas pendientes y que funcione con ciertas garantías puede llevarte tiempo. Una parte importante de descubrir cómo hacer las cosas, es descubrir cómo funcionas tú, qué carga de trabajo puedes asumir en diferentes momentos del día, saber cuándo debes dejar estar para dedicarte tiempo, que es lo que te hace procrastinar, cosas que sólo te las da la experiencia: trabajar y equivocarse, a partir de aquí aplica el grado de reflexión necesario y junto con las correcciones oportunas para obtener pequeñas mejoras. Estos pequeños pasos parecerán insignificantes en un primer momento, pero después de algunos meses podrás mirar atrás y descubrir que has logrado una mejora significativa, que has conseguido crear una forma de trabajar propia que empieza a funcionar.

Ensayo – error y perseverar, algo tan simple que aplicada con rigor puede llevarnos al éxito en parcelas concretas de nuestra vida. Me gustaría conocer tu forma de acabar con las tareas que tienes que hacer, ¿haces algo fuera de lo común? ¿Te ha sido muy difícil desarrollar tu sistema? Deja tu comentario hablando de cómo lo haces en dos o tres líneas.