GTD y la burocracia necesaria

Tenemos una idea absolutamente peyorativa de la burocracia. Como algo que entorpece y dificulta nuestro trabajo, nuestras iniciativas. No son más que un conjunto de procedimientos que pretenden sistematizar y llevar orden en nuestras relaciones con el mundo de la empresa y el de la administración. ¿Qué tiene que ver con GTD? Una parte importante del sistema consiste en el planteamiento y estructuración de nuestra actividad. Como dividimos nuestros proyectos en acciones, como las organizamos y clasificamos, como revisamos nuestro sistema, cómo gestionamos nuestro repositorio de ideas (Lista Algún día), como delegamos tareas… y más allá de lo que establece el método, qué prácticas sistematizadas adoptamos para adecuarlo a nuestra forma de trabajar.

Imagen vía JeffGamble bajo licencia Creative Commons

¿Qué nivel es el necesario?

Aquel que nos permite realizar nuestra actividad focalizando en hacer, sin aplicar correcciones o experimentar desviaciones en la ejecución. Un ejemplo sería cómo clasificamos nuestras acciones y proyectos. En el caso de las acciones las marcamos con un nivel de energía, de tiempo y con los contextos que corresponda. Muchos añaden tags que les sirven para crear una segunda subclasificación (si escribo por el blog utilizo el contexto #ordenador y el tag #escribir). El aumento de la granularidad puede ser positivo en caso de que consiga hacer la lista de acciones más intuitiva, pero si caemos en la trampa de sobrecargar la tarea con 2 o 3 tags el sistema descarrilará.

Otro ejemplo es la sobreplanificación de nuestros proyectos. Convertimos una anotación de nuestro inbox en un proyecto y lo desglosamos en una secuencia de acciones, intentando prever todas las etapas y tareas que implica. Nos suele pasar cuando nuestros perjuicios – formación y experiencia – nos empujan hacia una planificación en forma de diagrama de Gantt, una secuencia de tareas a realizar, y nos aleja de la planificación natural. Planteamos el proyecto como lo que tenemos que hacer y no como lo que queremos conseguir, lo que seguro que nos obligará a replantearlo más adelante.

Perjuicios, pero también la falsa sensación de seguridad que nos da gestionar nuestra actividad. Creemos que controlamos lo que tenemos que hacer, pero si no vamos en cuenta acumular acciones y proyectos en nuestro sistema de listas sin que éstas avancen.

Buscando la simplicidad

En el blog ya he tratado de los beneficios de seguir el método al pie de la letra, y como el exceso de creatividad puede hacer naufragar nuestro sistema de listas. Pero dentro de unos límites razonables podemos conseguir eficiencia a través de simplificar nuestro sistema. Replanteémonos nuestros contextos, ¿podemos eliminar o unificar alguno de ellos? No es algo fácil, hace falta conocer nuestra actividad con cierta profundidad y reflexionar sobre lo que hacemos. El objetivo es crear una imagen exacta de nuestra realidad a través de la enumeración de este atributo para las acciones. Si lo hacemos correctamente desarrollaremos una lista estable a la que no tendrás que incorporar elementos con frecuencia.

Un consejo, cuando revises tus áreas de responsabilidad plantea una revisión de tus contextos. Si han variado tus responsabilidades quizá también lo habrán hecho el entorno donde la llevas a cabo.

Otro consejo en la línea de la ortodoxia (la que nunca falla) es el de realizar todas las revisiones tal y como recomienda el sistema: semanal, trimestral y anual. No mezcles los conceptos que hay en cada una de ellas y no las acabarás convirtiendo en algo tedioso e inoperativo. Si quieres añade una diaria para enfocar la actividad del día siguiente, pero no caigas en la trampa de crear un checklist para revisar a saber que… céntrate en la agenda y las tareas clave del día siguiente.

GTD es un sistema puesto en práctica por infinidad de personas, por eso podemos afirmar que la malla de normas y prácticas que componen el sistema funciona de verdad. Sin embargo hay margen para una simplificación sensata que aligere su uso.

Sistematiza

Uno de los post que más me ha gustado más últimamente lo leí en Hanami Desing. Resumiendo en una frase venía a decir que no hay ningún despilfarro de tiempo mayor que el dedicado a implementar el sistema, en lugar de trabajar con él. Su autor, al igual que yo tiempo atrás, gestionaba su GTD con Evernote, y además de dedicar tiempo a los 5 pasos básicos, dedicaba una cantidad de tiempo a organizar su sistema de listas, clasificadores y filtros para organizarse con eficiencia, lo que acababa desviándole de sus objetivos.

Esta misma reflexión me llevo hace tiempo a iniciar una búsqueda de una aplicación orientada a GTD que satisficiera mis necesidades, parece que con facilethings la he encontrado. Os recomiendo que busqueis una aplicación pensada específicamente para GTD, si es gratuita mucho mejor pero si get things done se ha convertido en el mecanismo rector de tu actividad y lo utilizas tanto en lo profesional como en lo personal, no hagas ascos a las alternativas de pago.

En otra línea, busca formas para sistematizar, hacerlo siempre de la misma manera, los procesos más habituales del método. Esto te ayudará a interiorizarlos. Crear un checklist para la revisión semanal te permitirá repetirla siempre de la misma manera, evitando olvidos y aumentando la seguridad que haces las cosas como se deben hacer. Establece una periodicidad fija para procesar tu inbox, reserva 2 horas para hacer la revisión semanal y procura que siempre sea en el mismo intervalo de tiempo, clasifica las acciones antes de salir del inbox… pequeños detalles que marcan la diferencia y crean calidad de trabajo.

La burocracia puede parecer gris – de hecho lo es – pero resulta indispensable para el éxito de los proceso y el despliegue del sistema de forma correcta. Una forma de encauzar nuestra energía, evitar el libre albedrio, y no acabar en la cuneta con cubierto por un montón de listas proyectos y acciones con los que no sabes que hacer. ¿Prestas atención a estos procesos? ¿Te preocupas para que todo vaya como debe ir? Si has desarrollado sistemas propios para hacer las cosas deja tu comentario, es algo que te agradeceré