Organiza tu navidad y eventos con Evernote

Ha llegado la hora de poner en marcha la maquinaria, en menos de un mes comienza aquella locura conocida como ‘Fiestas de Navidad’, con la situación actual puede ser que la falta de recursos para invertir deba ser sustituida por la ingenio y el toque personal. Utilizaremos nuestro Evernote como base para recopilar y organizar todas las cuestiones relativas a las fiestas. Unas fechas ideales para introducir el tema de la organización de eventos: varias citas en un período relativamente corto de tiempo para organizar multitud de  ‘proyectos’ en paralelo.

A continuación tenéis una implementación para organizar cualquier tipo de fiesta gracias a los principios productivos de la recopilación, proceso, organización y aquel icono del elefante que tienes en tu escritorio.

Imagen vía macinate bajo licencia Creative Commons

La idea es crear un stack con el nombre Navidad 2012 donde agruparemos notebooks para cada una de las fiestas que organices, o tengas que asistir, para recopilar la información necesaria. Cada uno de ellos se ayudará de una serie de notebooks auxiliar para tareas concretas, por ejemplo:

Clasificar y componer la información

Todos tenemos un notebook marcado por defecto donde recibimos la información recopilada desde las distintas fuentes. Según el volumen tratado puede que no sea suficiente para controlar el caudal de información enviado a nuestra cuenta de Evernote, sobre todo si somos los organizadores de los eventos. Para evitar crear confusión al procesar la información del inbox, enviándola directamente a los diferentes notebooks creados por cada uno de los eventos crearemos un notebook con el nombre 00. Para clasificar, donde se enviarán las notas clasificadas por tags provenientes del inbox.

Una vez clasificadas extraeremos la información útil y la acoplaremos a la ya existente en el notebook de destino. Pulsamos en el link y extraemos la receta que nos interesa, enviando el texto al notebook de la fiesta de Navidad. Una receta o una imagen para ilustrar nuestra lista de regalos pueden no justificar el copiado íntegro de una página, nuestro objetivo debe ser convertir la información en datos útiles y funcionales. Podemos omitir el notebook y enviar la información al resto sin tratarla primero, pero corremos el riesgo de crear cierto desorden. Todo es más fácil y más agradable si mantenemos cierta estética en nuestra lista de notas.

Te animo a utilizar sin complejos tus dispositivos para recopilar información, ya sea haciendo una foto a un escaparate o una revista para coger una idea, o la web clipper para enviar todo lo que necesites a la aplicación.

Eventos y celebraciones

Ya sea la cena de Noche Buena, San Esteban (si lo celebras), Fin de año, Reyes o algunos eventos de carácter más accesorio como las cenas de empresa, hay una serie de cuestiones a controlar. Para cada uno de ellos crearemos un notebook que nos servirá como guía. Un emplazamiento para el material de apoyo de todos los proyectos y acciones que se deriven, o simplemente como una referencia a la que recorrer en un momento dado.

En ellos acumularemos la información necesaria para la intendencia de las celebraciones. Si somos organizadores, podemos indicar todo lo referente a la comida, la ubicación donde se celebrará y todo lo necesario para hacerlo posible. Si lo crees necesario podrás hacerlas públicas para compartirlas con el resto de asistentes.

Si tienes smartphone o tablet, cuando hayas compuesto todo el material podrás sacar cada uno de los notebooks del stack, y renombrar-con un número inicial o un carácter no alfanumérico para posicionarlos en lo alto de tu lista de cuadernos y acceder con un clic.

Recopilar contactos

¿Contactos? Sí, todos aquellos que juegan un papel en tus celebraciones, como asistente a una fiesta que organizas, a quien tienes que comprar un regalo o acordarte de felicitar por fiestas, o simplemente algún proveedor de algún servicio como come a domicilio como el taxista al que puedes llamar después de la calamitosa fiesta de fin de año.

Guarda el nombre de la persona, sus datos de contacto y clasifícalos con tags que definan su rol, la fiesta donde intervendrá y la acción. Por ejemplo tu madre: Invitado, Navidad, Reyes, Regalo, o el famoso taxista Servicio, Fin de año, Taxi. De cara a preparar las actividades de la jornada lo facilitará

Tus regalos y compras

Crea un notebook público para publicar una lista de notas enumerando los regalos que la gente te puede hacer estas navidades, puede incluir una pequeña descripción, una imagen, un intervalo de precios orientativo y los enlaces a páginas web para realizar la compra. Todo para ponerlo fácil a tus amigos y familiares. Una vez creado el notebook y su contenido puedes pasar el link publico a tu lista de contactos. El único problema es que no hay forma de evitar la duplicidad de regalos, tus contactos no pueden retirar de la lista del elemento escogido una vez comprado.

En cuanto a los regalos que tienes que hacer tú, crea notebook al estilo Compras 2012, donde crearemos una lista de todas las compras a realizar para preparar las fiestas. La idea es tener una lista de salida a la que recurrir cada vez que tengamos que hacer una compra. Lista de salida en el sentido de eliminar el elemento al realizar la compra. Cada uno de los items se clasificará con tags para describir si se trata de un regalo, o una celebración concreta, para saber su origen y finalidad. Para crear un vínculo más específico podemos utilizar un Evernote-link.

Podemos editar una nota incorporando la ubicación física donde realizar la compra para ayudarnos, o como en el caso de la lista de regalos, un link de la web donde comprarlo.

Para todos aquellos que organizáis alguna celebración es útil un notebook donde guardar todos los registros de gastos para llevar un control, o ajustar cuentas con los coorganizadores.

Recopilación de sugerencias:

  • Crear un notebook para cada una de las fiestas a asistir u organizar. Agruparlos en un stack explicado por las fiestas de Navidad.
  • Crear un notebook explícito para agrupar el material enviado y procesarlo para mantener el orden en los notebooks de los eventos.
  • Organizar los contactos dentro de un notebook específico, distinguiéndolos con tags como invitados, coorganizadores, receptores de regalos o proveedores de algún servicio. La información contenida debe permitir localizarlos con un clic.
  • Crear un notebook público para compartir tu lista de regalos, y otro para las compras a realizar durante las fiestas, donde se especifique donde hacer la compra y cuánto costará.
  • Si organizas una fiesta entre varias persona ubica en un lugar específico, crea un notebook o un tag explícito, por los documentos relativos a los gastos.
  • Lleva un control de tu actividad con listas de control.

Evernote es una herramienta ideal para organizar el material de apoyo para las fiestas y todo lo que las rodea. Pero debe ir complementado con acción, mantén los notebooks con el material separado de las listas con las acciones que se deriven. He publicado el post con semanas de antelación porque es ahora cuando tenemos que empezar a organizarnos para este gran foco de actividad que es la Navidad, ahora es el momento de empezar para evitar prisas y sorpresas de última hora.