Evernote, ayudándote a integrar tus comunicaciones

Una herramienta no te hace más eficiente, es como la utilizas y cómo influye tu forma de trabajar lo que marca la diferencia. Para experimentar una mejora debemos buscar el cambio para lograr simplificar rutinas, conseguir una mayor integración entre nuestras herramientas, nuestros hábitos y nuestras obligaciones.

El post de hoy quiere ayudarte a simplificar la gestión de los inputs que recibes a través de la red. La gestión de las diferentes cuentas de correo del que dispones, la lectura de feeds, lo que recoges en las redes sociales… todo con el común denominador de Evernote como plataforma de gestión de información, con IFTTT como facilitador.

Para triunfar en este reto debemos fijarnos objetivos SMART (Específicos, Medibles, Realizable, Realista y limitado en el tiempo).

  • Reducir la frecuencia de conexiones a nuestras cuentas de Email, lector de feeds, etc .. de diaria a semanal.
  • Convertir Evernote nuestra plataforma de gestor de información online. Reducir el número de aplicaciones usadas. Cada aplicación tiene su momento, pero su uso diario puede convertirse en un pasatiempo. Evitamos entrar en la web de forma habitual como simple entretenimiento.
  • Aplicar una dieta de información. Seleccionamos que es importante – desviándolo a nuestro inbox – y dejamos en espera el resto.
  • Eliminar rutinas de recopilación de contenido innecesarias

Empecemos por comprometernos a hacer una selección seria de los contenidos que consideramos importantes. Si no discriminamos correctamente los feeds y correos que queremos recibir, convertiremos nuestro sistema de comunicaciones en un caos. Por otra parte, mantengamos la privacidad del email asociado a nuestra cuenta de Evernote (Herramientas> Información de la cuenta), no es para darla a terceros, ni para exponerlo en el envío de mails. Si quieres enviarte una copia de un mail utiliza el campo CCO, así te asegurarás que no recibes basura del mundo exterior.

Envía tus mails

¿Cuáles son los correos indispensables que debes responder de forma irremediable? Ya sea por su remitente, porque contienen alguna palabra clave (en el tema del mensaje por ejemplo) remitente, o porque los recibes en una cuenta específica. Marca cuáles son y desde la cuenta de recepción, crea una regla para reenviar a tu dirección de Evernote. Otra opción es crear una regla de clasificación de los correos en cuestión en una carpeta concreta y reenviar a Evernote con un disparador creado en IFTTT, te permitirá activar/desactivar los envíos en su cuenta modificando una sola configuración.

Para todos aquellos correos gestionados desde un cliente tipo Outlook, puedes utilizar una tercera variante. Si Evernote es tu gestor del flujo de trabajo (administración de tareas y proyectos) y pretendes tener una cierta fluidez trabajando con tus comunicaciones, trata el correo como un archivo adjunto y solucionar el problema:

  1. Evernote permite importar los archivos de carpetas de tu ordenador a través de la opción Herramientas> Importar carpetas. Para que el proceso sea lo más automatizado posible créate una carpeta en tu ordenador donde enviarás los archivos – y los mails que quieras – para que al copiarlos en ella, Evernote genere una nota en tu inbox.
  2. Arrastrando un mail de Outlook al sistema de ficheros, lo exporta como un archivo .msg. Arrastra el mail sobre la carpeta que acabas de crear.
  3. Evernote te importa el mensaje dentro de una nota. Conviértela en una acción para integrarla en tu sistema.
  4. Cuando quieras responder al mail vinculado a una nota de Evernote, haz doble clic en el archivo vinculado y se abrirá. Te permitirá leerlo y responderlo.

Lecturas imprescindibles

Seguro que hay blogs, o páginas, que visitas constantemente para revisar si hay nuevas publicaciones, son blogs de lectura obligatoria, newsletters de lectura obligatoria. Haz una lista de dos columnas, la primera con el nombre de la fuente de contenido, y la segunda con la periodicidad. Para aquellas que leas cada semana sin falta, crearas una ‘receta’ para enviar los post a tu Evernote. La lista es una formalidad para evitar descuidarte algún feed, o engañarte añadiendo algo que quieres pero que no vas a leer.

Crea una regla con IFTTT (ejemplo), para cada una de tus lecturas indispensables. Para el resto será suficiente reservarte una o dos horas el fin de semana.

Si es un newsletter puedes utilizar el sistema comentado anteriormente para recibir mails importantes. No utilices nunca tu dirección de Evernote para suscribirte a ningún servicio de este tipo.

Recopila tu material social

IFTTT ofrece un amplio abanico para guardar todo lo que vayas publicando, o seleccionando en las redes sociales. Para no tener que recorrer periódicamente nuestros perfiles 2.0 recogiendo favoritos, o contenido enviado a una lista de reproducción crearemos una serie de disparadores que nos eviten realizar tareas repetitivas que no nos aportan nada.

Si quieres recopilar el contenido que te gusta a tumblr, o los Tweets marcados como favoritos (vía RSS ya que twitter no permite hacerlo de forma nativa) … O realizar una copia de todo lo que publicamos para mantener un registro, o enviado a otros servicios como los links a delicious, o un registro de todos los archivos subidos a Dropbox, no es necesario establecer ninguna rutina en nuestra agenda o calendario, ni siquiera crear un disparador al servicio, únicamente seguir los links marcados o aprovechar los ya creados – y compartidos por otros usuarios. Más fácil imposible

Con este conjunto de medidas nuestra energía y atención no se malgastará con pequeñas acciones, a la vez que dejamos de lado múltiples fuentes de atención para centrarnos en el inbox de nuestra cuenta de Evernote. Desde nuestro ordenador o nuestro dispositivo.

Mi último consejo es crear una estructura clara de carpetas para todo el material enviado a través de IFTTT, para evitar sobrecargar el inbox de Evernote. Los disparadores que diseñamos permiten elegir el notebook donde queremos depositarlo y los tags asignar. No podemos desaprovecharlo!

  • Allan

    a mi me encanta la tecnologia y todas las herramientas para ser mas productivo, he sido miembro de evernote por mucho tiempo pero tengo que admitir que no lo utilizo constantemente.

    tengo que empezar ya que veo que es muy facil guardar todo en su solo lugar y me interesa el tener todo en un lugar ordenado.

    gracias por este articulo