GTD. Gestionar las urgencias respetando los límites

Para conseguir que las cosas se hagan con eficiencia necesitamos realizarlas respetando un cierto orden para mantener el flujo de trabajo. Getting Things Done encapsula nuestra actividad según el estado de la misma ayudándonos a canalizar el flujo y ganar en autocontrol apartando el no inmediato de nuestra vista. Tanto en situaciones extremas como en momentos de debilidad podemos cruzar las líneas para adaptar el método a una necesidad puntual o un capricho, rompiendo las reglas de juego y la magia que se genera.

Por difícil que parezca podemos encarrilar cualquier situación utilizando los principios del sistema. El post explica cómo hacerlo, así como la necesidad de respetar los límites de las listas.

Gestionar la urgencia

Durante el día a día trabajamos con una lista de próximas acciones de donde sacaremos lo que haremos durante la jornada. El otro gran foco de actividad se centra en el inbox donde enviaremos todo lo nuevo que se vaya presentando. Esta última no es estrictamente una lista, enviamos ideas, anotaciones, documentación, recordatorios …  con la intención de procesarlo a posteriori tomando una decisión sobre cada uno de los items presentes.

El primero – y gran – problema para nuestro flujo de trabajo se presenta cuando entra una ‘urgencia’. Algo que creemos que debemos atender sin tener en cuenta el proceso de gestión de los nuevos elemento en GTD, pasando por encima de todo lo que hay en próximas acciones e interrumpiendo lo que estamos haciendo en este mismo instante.

Si no consigues encontrar una forma para gestionarlo con una respuesta inmediata colocando la parte solicitante en espera, permitiéndote enviar el tema al inbox para seguir el flujo habitual esperando a ser procesado – al menos hasta que termine las tareas prioritarias – abres la puerta a terminar el día con una cosecha escasa de logros.

Marcar unos criterios para saber cuándo usar el extintor para apagar un fuego es clave, de lo contrario acabaremos equiparando una llamada de un cliente presionándonos con una tarea importante.

Debo confesaros que se trata de mi gran problema en el ámbito profesional. Tengo una desesperante falta de carácter frente a los clientes, tal vez por equiparar buen servicio con atención inmediata, por no marcar unos límites en forma de tiempo de espera, mal acostumbrándolos a una atención inmediata…

Sobre papel todo es sencillo, hasta llevarlo a la práctica diaria en un escenario real donde se mezclan intereses, choque de caracteres y gestión de emociones.

Ciñéndonos a GTD, frente a una situación como la mencionada no puedes romper el precepto de no recopilar y procesar, pero en el caso de tratarse de una verdadera emergencia hay que interrumpir lo que estás haciendo creando un recordatorio en forma de anotación indicando que dejas pendiente, en qué punto lo dejas – para favorecer una reconexión rápida a posteriori – y que te hace falta tener en cuenta.  Escribe y envíalo a tu Inbox, antes de nada.

Atenderemos las cuestiones más candentes relativas a la urgencia para estabilizar la situación. Una vez apagado el fuego repetiremos el proceso de traducir todas las cuestiones en el aire a anotaciones a enviar al inbox para no olvidar nada: Cada uno de los problemas planteados, personas con las que tenemos que hablar y de que, material que necesitamos … Una vez realizado es el momento de procesar el inbox para recalibrar la lista de próximas acciones teniendo en cuenta el incidente e integrando la actividad que se derive en el sistema.

 Hay una burocracia necesaria para integrar todas las incidencias de tu actividad en tu sistema de listas y continuar percibiéndolo como una imagen ajustada de tu realidad.

La importancia de respetar las próximas acciones

Mmm … Ahora que estoy delante del ordenador podría buscar información sobre las novedades relativas a {introducir aquí concepto sugerente para ti} aunque las tengo en la lista de algún día tal vez …

Pues sí, puedes hacerlo. Estás trabajando en el mismo contexto y on-fire (ya tienes ritmo de crucero y con la euforia de haber completado varias acciones del mismo contexto). ¿Dónde está el problema? Todo radica en la falta de respeto hacia los límites, si saltas de lista en lista en lugar de centrarte en tus próximas acciones malbarataras tiempo que deberías dedicar a finalizarlas. Canjeas inmediatez por la consistencia del trabajo continuado.

Tu lista de próximas acciones siempre debe ser lo siguiente  de lo contrario las tareas más grises – monótonas o poco atractivas – se quedarán durante semanas hasta ser desestimadas, ralentizando proyectos y objetivos.

La lista de próximas acciones debe regenerarse durante la revisión diaria y semanal, eliminando las ya realizadas, desplazando aquellas que no se harán a corto plazo e incorporando nuevos inputs. Se pueden incorporar nuevos inputs desde los inbox y puntualmente desde la lista Algún día para nutrir una lista despoblada antes de la revisión semanal o para complementar la actividad en un caso como el presentado en el ejemplo del inicio de este post.

Realizar un movimiento continuo de actividad entre listas durante la semana, indica que hay algo que no funciona. La revisión semanal debe marcar las líneas de trabajo a realizar durante la próxima semana, a que nos dedicaremos. La revisión diaria debe ajustarse los detalles y realizar una puesta a punto para la siguiente jornada.

El foco debe estar situado en  el 5 paso del proceso (Recopilar – Procesar – Organizar – Revisar –HACER) dejando el resto para el momento predeterminado. Si no llevamos a cabo cada uno de los pasos de forma independiente, entremezclándolos, sin dejar que invadan unos el espacio reservado de otros, podemos acabar convirtiendo la preparación, planificación y la organización en un factor más de procrastinitzación dando pie a una pérdida de eficacia y la consiguiente pérdida confianza en el sistema.

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