No dejes que tus proyectos se detengan

Se detienen, se paran, quedan inmóviles en tu lista de próximas acciones y no hay manera de sacarlos de allí. Tienes la determinación y sabes que se trata de algo importante pero a la hora de la verdad te decantas por hacer otras cosas y tus proyectos continúan en standby. Revisemos los motivos por los cuales no conseguimos hacer avanzar una pieza tan importante de nuestra actividad, planteando como dinamizar la situación y restablecer la normalidad.

Me reservo tiempo para trabajar pero cuando llega la hora me concedo ciertas licencias: Una visita a mis páginas favoritas, un vídeo de youtube antes de comenzar una nueva tarea, realizar las acciones de menor intensidad con mi lista de spotify favorita de fondo …. Termino realizando una o dos tareas importantes y el resto de la cápsula de tiempo se va con actividad-basura que me reportan satisfacción inmediata.

La recompensa inmediata nos ciega. Debemos combatir las causas del problema pero también sus efectos:

  • Recopilamos el material online necesario para concentrarnos en trabajar y eliminar las tentaciones innecesarias.
  • Preparamos la sesión de trabajo intentando eliminar el resto de fuentes potenciales de interrupción.
  • Antes de empezar a trabajar fíjate unos límites y una agenda. Que tienes que hacer y a qué hora tienes que dejar de trabajar. Cuando te des cuenta que te distraes ten presente la hora límite, resulta una poderosa medida de disuasión.
  • Si la cosa no acaba de arrancar, usa la técnica pomodoro.
  • Mantenemos la calidad del tiempo con pausas continuadas, levantándonos y distrayendo la mente de lo que estábamos haciendo. No hagas ni un solitario en tu PC ni navegues, descarga tu memoria inmediata y recupera parte de tu capacidad cognitiva.
  • Si no puedes evitar caer en la tentación o estás demasiado espeso, lleva el anterior punto en el extremo levantándote y dando una vuelta hasta que desconectes.

Mis proyectos principales están durante demasiado tiempo en mi lista de próximas acciones. Pasan los días y las semanas y aunque sé que se trata de algo importante para mí, no me dedico lo suficiente a ellos.

Fíjate a que has dedicado el tiempo durante la última semana. Puede haber sido una semana difícil en que te hayas dedicado a apagar incendios u otros incidentes, pero si esto sucede reiteradamente el tema va más allá. Si te dedicas a otros proyectos es que tienes otras prioridades, aunque no lo quieras admitir, si te dedicas a tareas superfluas es que no los percibes como algo importante.

  • Reserva tiempo específico para hacer avanzar los proyectos etiquetados como ‘importantes’. Una tarde a la semana, o colocando una o dos acciones a realizar como las prioritarias de la jornada.
  • Durante la revisión semanal revisamos que hemos hecho durante los últimos siete días y que haremos durante la siguiente. Es en este momento donde decidiremos las acciones claves a realizar para que el proyecto avance. ¿Qué vas la próxima semana si o sí? ¿En qué momento lo harás?
  • En la revisión semanal detecta lo que se te resiste. Acciones demasiado extensas, complejas, aburridas … han obtenido la residencia permanente a tu lista de próximas acciones. Para desatascarlas hay que replantearse como ejecutarla o disolviendo la resistencia a base de pomodoros.
  • El tiempo asignado a los proyectos prioritarios es estanco. No cabe nada más. Durante la gestión de los asuntos ordinarios de la semana no cuentes con él para resolver imprevistos y emergencias.
  • Realizaremos una revisión mensual para auditar el estado de los proyectos en marcha, desde lo ya realizado hasta marcar el hito – objetivo intermedio – a alcanzar durante el próximo mes. Preparamos los subproyectos, activando los que vamos a ejecutar y fijando las fechas de vencimiento. Esbozar los tempos de la ejecución de los proyectos busca estructurar el trabajo y ayuda a crear un dibujo mental de la misma, al mismo tiempo huiremos de una esquematización excesiva para no añadir presión innecesaria.

Me veo sobrepasado, tanto por lo que va surgiendo durante el día a día como por la cantidad de proyectos que tengo en marcha. No tengo tiempo para dedicarme a lo que he decidido hacer durante mi revisión semanal, mis proyectos están varados en la lista de próximas acciones y sólo puedo resolverlas de forma casual.

  • Reduce al mínimo el número de proyectos en los que trabajas en paralelo. Evitará la dispersión y permitirá deshacer el cuello de embudo que se ha producido resolviendo con mayor rapidez las acciones y cerrando proyectos de forma secuencial.
  • Plantéate entrar en modo ‘estado de excepción’ con la intención de ganar espacio para tu actividad importante. Aplaza los compromisos y las actividades que sea posible. Fíjate una fecha a partir de la cual restablecerás tu actividad normal.
  • Delega o externaliza parte de tu trabajo a tus colaboradores, red de contactos o plantéate contrata a alguien para las tareas de bajo valor.

Despacho mi actividad de forma eficiente, llevo a cabo proyectos de una extensión notable pero a partir de ahí no sé cómo encajar las diferentes piezas de mi actividad. Ya sea porque tengo diversidad de intereses, no quiero tomar una decisión y perder parte de lo que ya tengo o simplemente me da miedo ir más allá.

Necesitas planificación estratégica, pensar en el medio largo plazo. Si es necesario párate y dedica tiempo a qué y cómo hacerlo. En caso de no conseguirlo podemos consultar con un coach o en caso de problemas en el desarrollo de tu negocio, en un consultor o asesor especializado.

Todas las medidas se orientan a desatascar proyectos en estado de letargo, se para el proyecto y se detiene el camino hacia el objetivo. Cada una de las medidas necesita de nuestra capacidad para darnos cuenta de que algo no funciona y de la proactividad necesaria para cambiar.

Imagen vía joiseyshowaa bajo licencia Creative Commons

  • Jordi Sánchez

    Más que decidir en la revisión semanal qué haremos y cuando lo haremos, la forma que veo mejor de avanzar en cada uno de los proyectos es asegurarnos de tener siempre una “próxima acción” en nuestra lista. De esta forma siempre tendremos algo con lo que avanzar, y cuando lo hagamos, pondremos una nueva cosa.

    A mi modo de ver, la revisión semanal es más bien para detectar los posibles problemas (que nos hayamos olvidado de añadir una próxima acción, que tengamos la próxima acción pero nunca decidamos hacerla, etc.)

  • Yo me refería precisamente a este caso, “que tengamos la próxima acción pero nunca decidamos hacerla”. Ya se que es poco natural decidir en que momento lo haremos un domingo por la tarde – o cuando hagas tu revisión semanal- pero si llevas semanas con la acción en tu lista de próximas acciones, tienes que tomar alguna decisión para forzar las cosas.

    Gracias por tu comentario Jordi