GTD. Cómo gestionar lo que no tienes que hacer

GTD me aporta algo que ningún sistema antes me había dado, una gestión eficiente de lo que no tengo que hacer en este mismo momento. Canalizo mi actividad recopilando todo lo que se genera durante el día y lo proceso al final de la jornada enviando lo imprescindible a la lista de próximas acciones, distribuyendo el resto entre la agenda y las otras listas permitiéndome así focalizar la atención. Pero ¿Cómo funciona y qué mecanismos esconde? ¿Qué se esconde detrás?

Echemos un vistazo a cómo se gestionan los asuntos y nuestra atención en distintos escenarios de nuestra actividad.

Empezamos con una síntesis rápida de lo que sucede entre bastidores:

  • Recopilando, escribir algo y enviándolo al inbox, externalizamos preocupaciones evitando que invadan continuamente nuestra atención.
  • Al procesar etiqueto una acción con atributos y la envío a una lista. La racionalizo convirtiendo una idea en una actividad. Se elimina el aura de importancia generada por su atractivo o simplemente por ser más reciente.
  • Si la lista no es la de próximas acciones tiene el mismo efecto que guardarla en una carpeta fuera del alcance de la vista. Ya no nos distrae porque sabemos que ahora no es su momento pero somos conscientes de donde está si la necesitamos.
  • El sistema de revisión diaria y semanal nos hace tener presente todos los asuntos pendientes aunque se hayan enviado fuera de nuestro horizonte más inmediato. No olvidaremos nada.

Continuamos describiendo algunos de los escenarios más frecuentes de nuestra actividad:

En espera

Delegar a una persona una tarea o ponerla en espera porque no puedo continuar con su realización hasta que una tercera acabe con su cometido, significa dejar en standby mi preocupación por la acción. Paso a trabajar en la siguiente acción del proyecto – si es posible – olvidando hasta el final del día donde volveré a puntear la lista por si he de eliminar o mover alguna a próximas acciones. Es una revisión rápida sin pararme a pensar si tengo que  contactar con el receptor para saber cómo está el asunto en cuestión, esto sólo lo hago durante la revisión semanal o en una situación de alarma (desaparición en combate del ‘sujeto’).

“Confianza en el sistema para poder desactivar la alerta continua que supone la necesidad de mantener dentro del horizonte de perspectiva todo lo relativo a nuestras responsabilidades aunque cedamos el testigo de su ejecución.”

Manejar tus proyectos

Algo similar ocurre en cada revisión semanal cuando decidimos en qué proyectos trabajaremos durante la semana. Revisando la lista de proyectos establecemos cuáles estarán activos los próximos 7 días parando resto. La actividad queda fuera de nuestra perspectiva y podemos olvidarnos de ello entre semana porque sabemos que en la próxima revisión repetiremos el proceso de decisión. Al detenerlo y archivarlo no caerá en el olvido, el mecanismo de la revisión nos refresca la memoria actualizando los asuntos a tener presentes.

“Las rutinas generan seguridad en la forma de proceder, cómo el equipo donde los jugadores se pasan el balón sin mirar porque saben que el compañero está allí.”

Algún día / Tal vez

Unimos la lista de algún día a esta cadena de cómo gestionar la actividad inmediata que no llevaremos a cabo. En un post anterior hablaba de cómo llegan a ella todas las tareas que no podemos llevar a cabo ahora, utilizándola cómo pivote para recuperarlas a posteriori.

En un principio las actividades con una prioridad definida van a la lista de próximas acciones para realizarlas en el momento inmediato, siendo la revisión semanal el punto donde actualizar prioridades y tareas a ejecutar. La lista actúa como comodín enviando la actividad a realizar de forma inminente pero más allá de la semana actual.

Otro tema son los asuntos que entran con el calificativo de ‘Quizás’, todo lo que me gustaría hacer algún día pero sin saber cuándo, relacionado o no con la definición de tus niveles de perspectiva. Se trata de deseos o actividades que simplemente te llaman la atención y que desearías hacer algún día.

¿Por qué anotarlas considerándolas es una actividad intangible a realizar? Necesitamos externalizarlo, descargarlo de la mente registrándolo para recuperarlo al realizar la revisión completa de la lista ‘Algún día’. Será el momento de plantearnos de nuevo si es factible convertirlo en una actividad articulable a encajar en los actuales objetivos o áreas de responsabilidad. Si no es así continuará guardada en nuestra caja de ideas, sabiendo que está allí esperando para ponerla en marcha.

Sabemos que cada cosa encaja en algún lugar, gracias a los mecanismos de revisión de GTD generamos la confianza en el sistema para guardarlo y recuperarlo cuando sea necesario sin terminar bajo un montón de actividades pendientes sin realizar. Hay actividades que no tienes que hacer pero sigues teniendo que gestionarlas, decidiendo qué lugar ocupan en tu escala de prioridades y qué atención les tienes que dedicar.

Imagen vía Stacked papers in folder bajo licencia Creative Commons