Videopíldora. GTD en 5 pasos – Organizar

Tercer post de la serie. El paso de organizar como elemento central del sistema con el que distribuimos cada una de las acciones entre las diferentes listas según su estado.

Lo más interesante del video es cómo vamos comentando el flujo de trabajo de GTD resiguiendo el diagrama del sistema. Definimos que no es una acción y que elemento si lo es, y en este último caso qué criterios seguir para clasificarla en cada una de las lista siguiendo un conjunto de preguntas para discernirlo.

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En el comentario que añadimos al final de cada vídeo explicando cómo ‘organizar’. Hago referencia a los dos momento en que me dedico a reorganizar mis acciones. Cada uno se deriva de una revisión (diaria y semanal).

Durante la revisión diaria punteado mis acciones y las que tengo en espera (muy reducidas), cambiando el estado/lista de aquellas que lo requieran. En este caso por un cambio de última hora que me obliga a dejar para más adelante una acción que debía realizar durante esta semana o recibir feedback por parte de un col • colaborador que me devuelve una acción delegada que puedo continuar yo. ..

… Pero el momento en que haya una reorganización de ámbito global es durante mi revisión semanal. Es entonces donde decido en que trabajaré la próxima semana, poniendo en marcha proyectos y deteniendo otros, escogiendo acciones enviadas a la lista Algún día / Tal vez y ajustando el conjunto de la actividad a lo que debo hacer de verdad.

En cuanto a la experiencia de Jordi (OrganizacionPersonal.com) introduce el concepto de separar determinadas listas para mejorar la eficiencia de aspectos muy concretos del sistema. Separar la lista de Algún día / Tal vez en dos listas, una para la actividad más inmediata y la otra por cuestiones sin prioridad o a largo plazo. Algo similar para la lista En espera, dividirla en dos sub-listas una de revisión diaria y la otra de revisión semanal.

Ambos temas propuestos en el libro de José Miguel Bolívar sobre Productividad sin estrés. Siempre decimos que no hay que ir contra la ortodoxia del sistema pero en este caso no rompemos la lista y en mejoramos la gestión … y porque tiene de engañar, porque lo propone el experto más grande del país en este tema, la credibilidad del que puede más que las dudas que me genera la propuesta.

Un vídeo algo más largo por la extensión del tema, pero creo que se lo vale. Lo más interesante ver como se organizan otras personas, lo más curioso ver como para algunos es más fácil escribir que contarlo frente a una cámara :-)