Videopíldora. GTD en 5 pasos – Revisar

El cuarto vídeo de la serie lo dedicamos al hábito de la revisión o la reflexión. Lo hacemos tratándolo como un hábito, uno de los 5 pasos base del método GTD, y a la vez como una actividad a realizar para analizar y preparar nuestra actividad a distintos niveles (acciones, proyectos, objetivos …).

Creo que se trata del vídeo más ‘necesario’ para intentar explicar una parte de la metodología que frecuentemente no se acaba de entender y se insiste en convertir  en algo que no es, desvirtuando el sistema y anulando  su papel asignado.

De los 5 pasos la revisión es el menos atractivo. Su aspecto burocrático la convierte en un aparente contrasentido en un sistema que busca la mejora de la productividad de sus usuarios, ¿Porqué añadir una nueva actividad? ¿No es algo innecesario? ¿Aporta suficiente valor?

Lo que intentamos responder Jordi y yo en el vídeo es que la revisión es el componente imprescindible para mantener la sincronizidad del sistema, sin acciones mal ubicadas y proyectos activos en los que no tienes que trabajar …

Son acciones mecánicas y repetitivas para mantener el sistema o a más altitud el rumbo hacia nuestros objetivos. Nada más. No se trata de convertir la revisión semanal y mensual en algo que no es, en una reflexión trascendental sobre nuestra actividad y los errores cometidos … Tenemos tendencia a querer darles un peso que no tienen, que no deben tener. Supongo que para convertirlas en algo más significativo a nuestro juicio.

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Como siempre lo mejor del vídeo es la experiencia de cómo hacemos las cosas. Cada uno comentamos tres revisiones diaria, semanal y en mi caso la mensual dedicada a los proyectos y en el caso de Jordi dedica su comentario a la revisión anual para fijarse objetivos. En todos los casos se incluye dentro de la actividad del imprescindible para continuar funcionando para no sobrecargar hacernos:

  • Diaria. 10 minutos. Revisar agenda, lista próximas acciones, acciones en espera
  • Semanal. 90 minutos. Revisar agenda a un mes vista, todas las listas del sistema y los proyectos en que trabajar.
  • Mensual. 45 minutos. Proyectos a realizar próximo mes, su material de apoyo, ajustar las acciones a realizar para la consecución de metas y objetivos.