Cómo configurar tu GTD para trabajar desde casa

El otro día hablábamos sobre los hábitos imprescindibles cuando trabajas desde casa, profundizando especialmente en los objetivos, la rutina y los hábitos saludables. Hoy me gustaría profundizar en la configuración de nuestro sistema GTD cuando trabajamos desde casa y, en concreto, en dos aspectos concretos que según mi punto de vista son fundamentales: la definición y utilización de contextos y las revisiones periódicas.

Definición de contextos

En general, una de las partes fundamentales de Getting Things Done (quizá después del hábito de las revisiones periódicas) es la definición de nuestros contextos. Los hábitos de recopilar, procesar y hacer quizá son muy parecidos tanto si trabajas desde casa como si trabajas en una oficina, pero la definición fy utilización de contextos funcionan de forma ligeramente distintas, así que me gustaría profundizar un poco en este tema.

Si trabajas en una oficina, muchos de los contextos habituales de GTD son, por ejemplo, #Casa, #Oficina, #Teléfono, #Ordeandor, #Ciudad, etc. Es evidente que habrá cosas que no puedas hacer si no estás en casa, otras que no podrás hacer si n o estás en la oficina, o incluso querrás aprovechar cuando estás yendo dirección al coche o dirección a la estación de tren para hacer algunas llamadas del contexto #Teléfono.

En cambio, cuando trabajas desde casa, esta definición física se pierde: estás sentado en tu silla del escritorio donde trabajas y, en ese mismo momento, puedes hacer todo lo que quieras: tareas de la casa, cosas en el ordenador o sin el ordenador, llamadas de teléfono, salir de casa para hacer algún recado… ¿Qué sentido tienen, ahí, los contextos?

Pues sí, tienen mucho sentido, y os recomiendo la lectura de un artículo muy inspirador acerca de este tema de José Miguel Bolívar titulado El Contexto como Factor Clave para Decidir con Enfoque. En este artículo, José Miguel Bolívar profundiza en dos tipos de contexto que tenemos en GTD.

  • Los contextos de agrupación, es decir, aquellos que nos ayudan a hacer un conjunto de tareas parecidas que podemos hacer en un mismo momento. En general serían aquellos que se refieren a sitios o personas, como #Supermercado si tenemos una lista de todo lo que tenemos que comprar.
  • Los contextos de decisión, es decir, aquellos que en un determinado momento nos ayudan a decidir qué podemos hacer. En general serían aquellos contextos referentes a herramientas, como por ejemplo el contexto #Ordenador.

Bajo mi punto de vista, trabajando desde casa tiene mucho sentido crear más contextos de agrupación. En general, en cualquier momento tendrás la posibilidad de hacer cualquier cosa, pero crear contextos que te permitan agrupar tareas parecidas te ayudará a centrarte en una misma cosa.

Por ejemplo: a mi me gusta comentar en bastantes artículos de expertos del mundo de la productividad. Estas tareas puedo hacerlas siempre que estoy en el ordenador, incluso podría hacerlas desde cualquier sitio con el móvil, pero tengo un contexto específico para diferenciarlas. Este contexto, llamado #Comentar, me permite no preocuparme de estas tareas siempre que estoy delante del ordenador, y, cuando decido ocuparme de ellas, las hago todas juntas para aprovechar mejor el tiempo.

Sería parecido al contexto #Teléfono, que nos permite hacer todas las llamadas necesarias en un mismo momento, algo que nos permite prepararlas y ejecutarlas en bloque mejorando nuestra eficiencia.

Revisiones periódicas

Por otro lado, las revisiones periódicas son fundamentales en GTD, pero creo que todavía son más fundamentales si trabajas desde casa y, especialmente, si trabajas en distintas empresas de forma simultánea.

Por un lado, es importante ser regular en las revisiones. Trabajando desde casa es muy fácil que, por algún imprevisto, no puedas hacer la revisión que tienes fijada y acabes dejándola para mañana. Si esto te pasa un día no será nada grave, pero si lo vas dejando te irá generando una sensación de desconfianza con tu sistema que nos impedirá ser productivos en nuestro día a día.

En cualquier caso, para mi, las revisiones periódicas cuando trabajas desde casa tienen que incluir una pregunta fundamental: ¿estoy trabajando de la mejor forma posible? ¿Puedo optimizar mi rutina, mi forma de trabajar y de vivir, para ser más productivo? Es una pregunta que nos tenemos que hacer todos, pero que el hecho de trabajar desde casa nos permite tener mucha más libertad y, por lo tanto, es perfecto aprovecharla para ser más productivos (y felices, ¡claro!).

  • No estoy muy de acuerdo con tu sugerencia de crear más contextos.

    Un contexto es un requerimiento físico para poder hacer la acción. Utilizamos contextos para poder filtrar las acciones y ver solo las que se pueden hacer en en tu situación actual.

    Por tanto, es incorrecto ’crear’ contextos; los contextos se detectan preguntándote bajo qué circunstancias podrás hacer la acción.

    Crear contextos falsos solo para ver una parte aleatoria de las acciones no tiene sentido. Si realmente quieres ser productivo, seguramente quieres estar haciendo la mejor tarea posible en cada momento, pero si limitas artificialmente el número de acciones disponibles será muy probable que esta acción queda fuera de tus opciones.

    Si realmente quieres limitar el número de opciones disponibles, porque tienes muchas acciones en el contexto actual, recomiendo crear ’pseudo-contextos‘ basados en los dos siguientes criterios de David Allen: el tiempo disponible y el nivel de energía. Lo explico con más detalles en mi artículo Un GTD Modernizado.

    Si trabajas desde casa o en cualquiera situación con pocas interrupciones, es mejor trabajar por tiempo y energía que inventar contextos.

  • Hola Jeroen,
    Quizá “crear” no es la palabra adecuada, pero a lo que me refiero es que si trabajas casi el 100% del tiempo desde casa, en cualquier momento puedes hacer las cosas de la casa, trabajar en el ordenador, llamar a alguien, salir e ir a comprar, etc, etc.

    Si no “creas” una organización por contextos que te permita juntar ese tipo de tareas que son muy parecidas o que puedes realizar en un mismo “contexto” (aunque no sea físicamente), no estás aprovechando la potencia que tiene GTD.

    Bajo mi punto de vista los contextos de decisión te ayudan a decidir qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento y aprovechar al máximo el juntar tareas muy parecidas que, al hacerlas juntas, sabes que irás más rápida.

    Igual que si, estando en una oficina, usas un contexto #Teléfono para hacer todas las llamadas a la vez, también veo lógico tener un contexto #Comentar (por ejemplo) para leer y comentar todos los artículos que quiero comentar, de forma que pueda entrar en un estado de concentración y realizar este tipo de tareas lo más rápido posible.

    Evidentemente, los filtros de energía y tiempo son realmente interesantes cuando tienes muchas acciones disponibles para hacer o cuando tienes un límite de tiempo muy definido.

    Te invito a ti y a quién nos lea a seguir con esta conversación que me parece muy interesante :)