¿Qué pasaría si Evernote cerrara?

Hace unas semanas leía en Hipertextual una inquietante noticia sobre Evernote. Parece que los números no cuadran y se han ajustado costes a base de despidos y cierres de alguna de sus sedes. En ese momento vino a mi cabeza una pregunta inquietante ¿Qué pasaría si Evernote cerrara? ¿Qué sería de mi almacén digital en la nube?

Los servicios a los que confiamos nuestra información parecen estar sustentados por compañías robustas que garantizan su integridad, seguridad y persistencia, pero deberíamos tener en cuenta que no tiene porqué ser así.

Este post intenta dar respuesta a como manejar una situación de “pánico en la nube”.

Posibles escenarios de cierre

Tenemos que tener en cuenta que cualquier servicio de almacenamiento en la nube en una situación de ‘fallida’ permitiría a los usuarios acceder y recuperar sus datos. Si nos ponemos en un escenario extremo, como el vivido por Megaupload intervenido por una cuestión legal  – caso no equiparable con un servicio como Evernote- o en un caso de fallida repentina de la compañía que dejara de prestar servicio de un día para otro, debemos pensar que el proceso de sincronización del servicio deposita la información de la cuenta en cada uno de los dispositivos.

Pese a eso no tenemos por qué haber descargado todos los elementos en local. En los dispositivos móviles se guardan las cabeceras – titulo – de la nota y todo el contenido en los equipos de escritorio. Sin embargo, a diferencia de servicios como Dropbox o Google Drive no descarga los archivos adjuntos. Solo disponemos de una copia si los hemos agregado o abierto desde el equipo.

“Mantengamos un equipo de escritorio sincronizado de forma permanente y realicemos una extracción y copia de los archivos adjuntos. Es el único modo para no perder nada de forma inesperada ”

Una situación más real es la descripción de un proceso progresivo en que la empresa vaya dando signos de debilidad, ajustando costes y reasignando recursos. Despidos, cierre de sedes, pero también abandono de proyectos secundarios para centrarse en las actividades principales.

Los usuarios tienen margen para ‘leer’ la situación con suficiente tiempo para tomar decisiones y buscar alternativas si lo creen necesario.  Siempre existiría un tiempo de gracia para que puedas reconducir la situación, incluso si la situación fuera inminente uno confía en la integridad de las personas detrás del servicio para poner sobre aviso al usuario, darle un tiempo de gracia para recuperar su información…

… y por parte de otros servicios similares – Microsoft OneNote – la creación de vías para la migración del contenido a través de una pasarela como la que dispone Evernote (Archivo > Importar > Microsoft OneNote) para captar la información de su homólogo.

En definitiva después del primer gran disgusto dispondríamos de margen de maniobra para reconducir el torrente de información que uno tiene en la nube.

¿Puedo recuperar toda mi información?

Cómo te he comentado tu información continuará parcialmente accesible siempre que mantengas un equipo con todo tu contenido sincronizado. Si se corta el acceso del servicio – por cierre o problema técnico – sigues disponiendo de tu aplicación en local para acceder a tu información.

He comentado la necesidad de realizar una copia periódica de tus archivos adjuntos. Hemos delegado la responsabilidad de ello en el servicio pero deberíamos mantener una copia en local (ver siguiente sección), al igual que de las libretas que tengamos en modo offline.

Si el servicio desaparece lo suyo seria buscar una alternativa con garantías en la nube pero teniendo la aplicación en local puedes continuar operando o incluso introduciendo de nueva, aunque sea un sinsentido.

Recuperar la información a través de una exportación

Con clic en el botón derecho sobre el icono notas de la barra lateral, accedemos a la exportación de notas. A través de la funcionalidad podemos configurar una extracción de información de la cuenta a través de uno de los formatos ofrecidos. (.hmtl,.mht o .enex).

En una exportación es importante no olvidar configurar la información adicional agregada en la nota: Etiquetas, url u otros atributos…

Para ello disponemos del botón opciones del exportador.

Te recomiendo este artículo de Meritxell Viñas en TotemGuard sobre como exportar tu información.

Recuperar los archivos adjuntos

Para recuperar solo los archivos adjuntos puedes recurrir a la solución un tanto casera de seleccionar todas las notas y pulsar la opción Guardar archivos adjuntos del menú contextual o del panel de selección múltiple que se activa en el espacio donde habitualmente visualizamos el contenido de una nota.

Lo que perdemos.

El diferenciador de Evernote frente a otros servicios de almacenamiento en la nube es el de mezclar distintas capas de contenido para enriquecer la información . Texto de la nota + archivos adjuntos + metainformación para su clasificación + atributos relativos a su creación y edición + posibilidad de vincular contenido a través de un sistema de enlaces propios.

El gran inconveniente en un escenario de traslado de tu almacén en la nube sería la pérdida de parte del valor añadido creado a través de la metainformación.

Muy probablemente el servicio destinatario escogido no pueda procesar todas las capas mencionadas perdiendo parte de lo recogido, del valor añadido de tus datos. Por no hablar del dispendio en energía creando una estructura sostenible y perdurable  a través del tiempo [Esto es una nota personal para mi :-)].

Nos queda confiar que la comunidad de usuarios y programadores de un paso al frente para ayudar en la transición.  Uno de los primeros post que escribí sobre Evernote fue sobre cómo exportar tus links de Delicious a Evernote a través de una herramienta creada por un usuario de ambas aplicaciones. Soy un ingenuo lo sé, pero estoy seguro que ante un escenario fatalista aparecerían recursos – gratuitos o de pago – para dar respuesta a estos problemas.

Un poco de optimismo

Después de tanto tremendismo decir que a pesar de los despidos y ajustes sigo confiando en la aplicación, en su proyecto, su funcionalidad pero también cómo corporación solida [espero no tener que comerme esta frase] que permita seguir evolucionando el servicio aportando el valor que hasta el momento ha aportado a sus usuarios.

He escrito el post pensando en Evernote pero podemos aplicarlo a cualquiera de los servicios en los que nos apoyamos para crear un almacén digital en la nube. ¿Has pensado que harías si las cosas se pusieran feas? Te has planteado abandonar Evernote o ya lo has hecho? Me interesa mucho tu opinión.

photo credit: Valparaíso en llamas. via photopin (license)

  • Jaume Tormo

    Hola David, gracias por el blog.
    Leyendo el post me ha venido a la mente…
    ¿Qué pasaría si cerrara facilethings?
    Me dan escalofrios. Ahí sí que hay valor añadido de los datos, enlaces internos y todo eso.

    Jaume.

  • Hola David,
    Has causado un efecto alarma en mi persona, y además nos has hecho una campaña publicitaria de OneNote y Google Keep. Son servicios que nunca había reparado que hacían funciones similares. Parece más fácil confiar en los grandes monstruos (google y Microsoft) que no apuntan a cerrar en un largo plazo. De igual manera sigo con Evernote hasta el final, si tengo que escapar ya sé que existen alternativas.

  • José Cifuentes

    Hola, David.
    Muy interesante tu reflexión. Soy usuario de Evernote hace aproximadamente dos años y me gusta mucho la aplicación, tanto así, que terminé pagando la suscripción para no tener limitaciones en la funcionalidad.

    Hace un par de meses, con la compra de un dispositivo venía de regalo una suscripción a Office 365 por un año. Junto con activar el servicio empecé a usar OneNote sincronizado con OneDrive y hasta ahora no he tenido ningún problema, tengo todo lo que me ofrecía Evernote más otras funcionalidades como integración absoluta con el ecosistema de Office, la posibilidad de exportar mis notas a muchos tipos de formato y muchas opciones para organizar mis notas. En algún momento el sistema de etiquetas de evernote resultó demasiado complejo para mí.

    A pesar de que considero que Evernote es una excelente herramienta, a la fecha, no ha presentado mejoras significativas que le permitan competir con otras aplicaciones como OneNote. Por ejemplo, no es posible definir estilos en las notas, tampoco ha buscado alianzas con otras empresas de gestión de archivos en la nube como Dropbox y sus forma de organizar las notas, al menos para mí, se torna muy compleja cuando ya superas las mil notas.

    De acuerdo con lo anterior veo difícil renovar mi suscripción ya que lamentablemente el servicio no ofrece nada distinto de lo que actualmente encuentro en OneNote.

    Por ningún motivo soy un fan de Microsoft o algo similar, simplemente estoy busca de lo que me resulta más cómodo y que me permita hacer mejor mi trabajo.

    Saludos y gracias por el post.

  • @jaumetormo:disqus, en FacileThings tienes una opción para exportar los datos ;)

    Sería una putada que pasara, pero seguro que podríamos crear herramientas que nos permitieran transferir la información a otras aplicaciones de productividad ;)

  • Yo también pasé a OneNote hace unos meses y, la verdad, me gusta muchísimo más que Evernote. Estoy muy contento del cambio :)

  • Iago Fraga

    Yo también ando pendiente a ver qué pasa con Evernote. Lo más duro sería cambiar de hábitos y un cierto trabajo de migración. ¡Crucemos los dedos!

  • Gracias por el comentario, tu experiencia.
    Yo también tengo que ponerme a ‘indagar’ que nos ofrece One Note y descubrir si hay algún tipo de pasarela para migrar datos.

    El factor integración con office es un puntazo a su favor

  • Me decantaria por One Note, Google Keep me parece una app para tomar notas de forma más casual.

    No Creo que por el momento pase nada con Evernote, como no ha pasado nada con ningún gran servició pero como apunta el artículo de hipertextual, alguno tiene que ser el primer unicornio en caer

  • Fernando Mena

    Creo que el problema de evernote, es que no ha sabido transmitir el gran potencial que tiene. Para muchos usuarios es un simple pendrive y nadie les ha demostrado que están equivocados.
    Para mí sería terrible que hubiera algún problema, seré el último en abandonar el barco.

  • Usa Tu Android

    Para mí Evernote tenía razón de ser cuando eran unos adelantados al resto. (OCR en imágenes, Notas de voz y alguna cosa más) pero hace ya tiempo que no ofrecen ningún valor añadido a su competencia, que además es gratuita la mayoría. Por lo que voy a dormir igual si cierran. Hace ya más de un año que ni entro. Con Keep y Drive me sobra y para GTD Asana, impresionante (lo dice alguien que ha probado muuuchas herramientas GTD). En cuanto a OneNote. No lo usaría nunca, pero por cuestiones religiosas (es de Mocosoft). No por ello dejo de saber que es muy superior a Evernote. OneNote es un veterano que lleva lustros de ventaja al resto

  • Pues yo no estoy de acuerdo.

    El gran encanto y aún hoy gran ventaja de evernote, son los recursos para clasificar el contenido (sistema de tags y la ergonomía del mismo para acceder agilmente al contenido.
    Otro tema es el poder tenerlo todo en un mismo sitio sin dispersarlo todo en varias aplicaciones y poder manejar grandes cantidades de información. Para mi Google Keep es más para tomar notas de forma casual

    Un saludo,

  • mcallus

    Yo hace ya cosa de dos o tres meses que hice una exportación completa de evernote en html en mi ordenador como backup completo y tengo aproximadamente el 80% de notas ya movidas desde la original de evernote a onenote.