GTD. Guía para realizar una recopilación completa

Este año me niego a escribir el típico post recopilatorio de lo mejor del blog o algo práctico para ayudaros a preparar las fiestas. En su lugar he pensado en ofrecer un artículo guía sobre cómo realizar una recopilación-inventario de todos tus asuntos. Esa recopilación que vacía tu mente y te ayuda a externalizarlos, igual que la realizada para poner en marcha tu sistema GTD.

Para todos aquellos que ya trabajamos con GTD es bueno repetir la práctica de revisar nuestro ecosistema. Una especie de RESET para hacer emerger los detalles, aclarar las sombras de nuestra actividad y recuperar esas ideas residentes en el subconsciente.

Algunas cuestiones previas sobre el proceso de inventario

¿Qué pretendes conseguir con ello? El objetivo final es conseguir vaciar por completo la mente, externalizar todos tus asuntos ordenando actividad y material de apoyo. Del mismo modo que las empresas realizan un inventario al acabar el año, tu harás lo mismo pero tratando de descubrir que tienes pendiente y tomando decisiones sobre ello. Aunque ya trabajes con GTD estoy seguro que te llevarás alguna sorpresa.

¿Cuándo capturas que recopilas? No recopilas acciones ni recopilas tareas, capturas cosas. Vas a revisarlo absolutamente todo y dentro este todo caben acciones, ideas, detalles que tengas en la mente, cualquier apunte en tus redes sociales, objetos desubicados en tu casa o despacho, documentos etc… El abanico es tan amplio que no puedo pararme a especificar…

Tu vida personal y profesional. No existe línea de división entre ambas. Lanzarse a hacer una recopilación de esta magnitud sin tener en cuenta alguna área de tu vida significa dejar el circulo abierto ya que seguirás dejando asuntos flotando en tu psique.

                Apaga el sentido crítico. Ese susurro “No vale la pena”, “No es importante”, “Son detalles, tonterías”… Cuando recopilas te limitas a llevar esa ‘cosa’ en estado pendiente o en espera de decisión a la bandeja de entrada, no tienes que tomar decisiones sobre ello en ese mismo momento ni siquiera si debe incluirse en el inventario. Si está ahí y lo desestimas lo estás escondiendo bajo la alfombra.

Mueve las cosas a la bandeja de entrada, no las copies. Enviar un mail a tu Evernote dejando la copia original en la bandeja de entrada de tu cuenta de correo o en el terreno físico, dejar un objeto a ‘ordenar’ en su emplazamiento y anotarlo en lugar de moverlo al espacio de bandeja de entrada. Te verás obligado a retroceder y volver a pensar en ello ya sea encontrándote el correo días después y pensando que hacer con él, o yendo a buscar el objeto cuando proceses la anotación o quieras hacer la acción indicada.

Cómo me preparo

Prepara a tu entorno. Anuncia a los demás lo que pretendes hacer ya que va a llevarte un tiempo y una energía considerable que te privara de atender otros menesteres. David Allen habla de 2 días para completar el proceso. Es necesario que nadie te interrumpa y que cuentes con la complicidad de tus compañeros de trabajo y de tu familia, simplemente que no intervengan. Dedica un momento a explicarles lo importante que es para ti, sobre todo a los peques, tu entorno te seguirá mirando cómo un freak pero por lo menos no interferirán.

Confecciona una lista de todos los lugares y entornos que revisaras. No solo los de trabajo, todos en los que realices una actividad o pases tiempo: oficinas, lugares de ocio, tu coche o transporte. Si quieres esmerarte ponte delante un folio en blanco y describe toda tu actividad de un día cualquiera y de un fin de semana, anota lo que hagas siempre. Al lado de cada actividad apunta el lugar o herramienta utilizada (contexto).

Crea la lista agrupando los distintos lugares a visitar durante la captura para que puedas revisar punto por punto sin interrupciones según su disponibilidad que tengas para revisarlas… así si te ves obligado a realizar la recopilación en diversos espacios (y momentos) reducirás demoras y mejorarás tu flow.

Habilita emplazamientos adecuados que te sirva como bandeja de entrada (uno físico y otro virtual). Evernote puede servirte para enviar todo lo virtual a tener en consideración. En cuanto al espacio físico tiene que ser de un tamaño adecuado, en tu oficina doméstica o cualquier habitación de la que dispongas, más que una bandeja encima de tu mesa despeja un espacio en el suelo– ayuda delimitarlo con cinta aislante si es necesario– deja allí todo lo físico que vayas capturando.

“Cómo siempre te recomiendo la clásica libreta y el boli para anotar todo lo que te vaya surgiendo. Después comentaremos cómo.”

Marca en el calendario este evento de forma destacada. Ten en cuenta que le dedicarás una cantidad de tiempo importante. Los comentados 2 días de David Allen parecen una locura pero cada vez que realizo este proceso le doy más la razón. Aparta un día para llevarlo a cabo. Toda la captura, procesado y organización posterior lo requiere…

Pasamos a la acción

Vamos a dividir el plan de acción en tres pasos distintos. Primero realizar toda la actividad que requiera desplazamiento entre los distintos espacios, luego revisar aquellos contextos que puedan trabajarse sentado frente a tu ordenado o tu mesa de despacho. Te propongo acabar realizando un mapa mental para extraer las ideas e ilusiones que tengas dentro de tu mente y el proceso no ha sacado fuera.

En movimiento

Lleva contigo la lista de control donde has definido los espacios – no solo los contextos-  a revisar, tu libreta y boli. Cada vez que te encuentres un objeto desubicado o que te sugiera algo lo recoges y lo envías al espacio definido cómo inbox físico.

Si no se trata de algo fuera de sitio o que debas cambiar y lo que surge es una idea a tener en cuenta, anótalo con la suficiente especificación.  Tres o cuatro palabras y sin verbo “fluorescentes led cocina”. Durante tu jornada de captura recopilarás mucha cosas , si crees que no serás capaz de definir ciertas cuestiones taquigrafiadas al capturar por falta de memoria puedes ser más especifico pero sin definir la acción (verbo).

Frente al ordenador

Desde la nube accederás  a tus cuentas de correo, Evernote, distintas aplicaciones, sistema de archivos y que caray también tu smartphone y sus aplicaciones. Para revisar a fondo no hay como haber confeccionado previamente esa lista de control con todos los contextos para identificar las herramientas a tener en cuenta incluyendo en ella todas las bandejas de entrada de las que dispongas.

Termina con un mapa mental

A mano o con una herramienta como Freemind, me da igual. En mi caso defino un nodo central con la palabra “Ideas” y una rama para cada área de responsabilidad + una para otras cuestiones (deseos o planes locos). Me lanzo a la aventura recogiendo todo lo que pueda salir, aunque se repetido. Piensa que cuando encadenas ideas un paso intermedio te puede llevar a algo realmente genial.

Cómo procesar

Una vez terminada la fase de captura tenemos el bloc de notas, el inbox digital y ese rincón de tu oficina a rebosar, por no hablar de tus allegados mirándote con asombro y preguntándose qué carajo estás haciendo. Bien, cierra la puerta del despacho cuelga el diagrama de flujo de GTD en la pared, abre la APP que utilices para gestionar tu GTD en el ordenador y céntrate en transformar cada uno de los items de tus inbox:

  • Primero objetos físicos. Toma cada uno y aplícale el diagrama gtd, ¿Requiere acción? ¿Debo guardarlo? Siempre la respuesta por defecto será no. No hay escusa, un doble no indica que su destino es la basura. Si no es así piensa con detenimiento cual debe ser su ubicación para no dejarlo tirado generando un nuevo problema. Si lo requiere anota la accione que te sugiera y envíala a la bandeja de entrada de tu aplicación GTD.
  • Transforma tus cosas en acciones. Debemos curar el contenido de cada item redactando una descripción específica y detallada, asignando un verbo (que hacer), un sujeto (para quine o con quien), un vencimiento temporal, su contexto y los atributos de tiempo y energía. (Leer más aquí).
  • Al curar una acción es posible que te sugiera más acciones. Tómate el tiempo necesario para anotarlas y enviarlas a tu inbox – el mismo que procesas ahora – ya les prestarás atención cuando les llegue el turno.
  • Pregúntate si la actividad que acabas de declarar requiere de algún paso previo y no tengas pereza de declarar el proyecto en tu APP GTD aunque sólo contenga dos acciones simples. El sistema funciona así y lo sabes.

Procesar todo lo recogido va ser tan laborioso cómo la fase previa de captura, convirtiéndose en algo  tedioso e incluso insoportable.

“Tomate un descanso entre la fase de captura y procesado para abordar el resto del proyecto con una mente lo más clara posible.”

Para terminar recuerda que solo debes enviar a la lista de próximas acciones aquello que tengas intención de realizar la próxima semana, el resto a Algún día/Tal vez (si no lo delegas).  Cierra el capítulo actualizando tu lista de proyectos, activando aquellos en los que trabajaras hasta la siguiente revisión semanal.

¿Y ahora qué?

Esto es una maldita locura! Tienes razón, plantear una recopilación de este calibre cómo un verdadero inventario de tu actividad va más allá de un proyecto de fin de semana, requiere dedicación, compromiso y tiempo del usuario. A cambio recibirás una puesta a punto de toda tu actividad, claridad de mente, una perspectiva inmediata completamente perfilada, sin sombras ni ángulos muertos y créeme eso da una tranquilidad que no tiene precio.

Para mantener este estado continúa realizando tus revisiones diaria, semanal y mensual.

Menudo post verdad! Dedicaré una atención especial a:

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