GTD. La revisión mensual de tus proyectos

La revisión mensual es el recurso que GTD nos ofrece para ordenar los asuntos relacionados con los proyectos. Mensualmente dedicaremos 30-45 minutos a cuestiones de intendencia, anticipación y mantenimiento de esa actividad que hay un escalón más arriba de las acciones. En el artículo te explico como la llevo a cabo y que debes tener en cuenta para crear tu propio proceso de revisión de proyectos.

Unos apuntes previos

Hay que configurar una revisión con un propósito concreto, ocuparnos de la intendencia de los proyectos, y sin necesidad de dedicar una cantidad de tiempo excesivo. Como en los casos de la revisión diaria y la revisión semanal me he confeccionado una lista de control para seguirla paso a paso, consolidando él COMO realizarla.

Fijo el primer fin de semana del mes para realizarla, un sábado a primera hora de la tarde. Es el mejor momento que he encontrado para que no se junte con la revisión semanal (la hago cada domingo por la mañana).

No mezclo nunca cuestiones de intendencia y perspectiva. Las revisiones diaria, semanal y mensual están ligadas a cuestiones de intendencia y decisión en el corto plazo. En el caso de la revisión mensual focaliza en temas derivados de los proyectos y su material de apoyo.

La revisión mensual es una forma de tomar conciencia del estado de los proyectos, evitar el desorden y fijar hitos de control.

No incorporo pasos que no estén estrictamente relacionados con la revisión de los proyectos dentro de GTD. Algunos de mis asuntos requieren de revisiones periódicas y resulta tentador incluirlos en la revisión mensual. Hacerlo significaría cargarla en exceso, generando ese rechazo característico de lo que no quiero hacer.

Ejemplo. Como blogger llevo un calendario de publicaciones actualizado para mi blog y otras publicaciones donde colaboro (Productive magazine y Men ‘s Health). Resulta muy tentador utilizar la revisión mensual para actualizar el plan de trabajo pero me limito a revisar la agenda donde – entre otras cosas – corrijo las fechas de publicación.

Durante la revisión no realizo ninguna actividad surgida de los puntos revisados. Por ejemplo si la lectura de la agenda se desprendiera alguna acción la enviaría a bandeja de entrada para ser procesada cuando toque. Para la revisión de mis publicaciones he acabado creando una tarea de periodicidad mensual. Dos acciones diferenciadas por dos cuestiones independientes.

¿Qué pasos sigo al realizarla?

  • Revisión de la lista de proyectos activos y en espera. Es una puesta a punto de la lista de proyectos. Cierro, desestimo, replanteo las acciones … y me aseguro de que todos tengan una fecha límite bien colocada (si la necesitan) y una acción en la lista de próximas acciones a realizar.
  • Cierro las libretas en Evernote de material asociadas a los proyectos. Decido que lanzo y que me quedo, asegurándome que todo el material está bien etiquetado, con tags definiendo tipo, contenido y proyecto: .Documento, .productivitat, $ kit-Evernote. Envío el contenido en las dos libretas principales de mi archivo a la nube Referencias y Recursos (Saber más sobre mi archivo en Evernote).
  • Aun en Evernote reviso la libreta por material de pequeños proyectos. Una libreta siempre abierta dentro del grupo de libretas de proyectos, donde envío el material para aquellos proyectos de 2, 3 o 4 acciones que van creando sin previsión previa. Una vez al mes archivo y elimino material.
  • Reviso el material en papel de proyectos. Todas las notas que tomo durante el mes + lo que llega por correo. En algunos casos los proyectos se alargan durante meses y su material se va acumulando.
  • Revisar la agenda y el archivo de seguimiento a un mes vista para anticipar.
  • Actualizar los meta-datos del proyecto. Mi herramienta GTD me permite vincular el proyecto a un área de responsabilidad y un objetivo. La finalidad es configurar un panel de control donde me muestre la vinculación entre objetivo y proyecto para facilitar su administración y obtener estadísticas. Es algo adicional pero muy útil.

Créate una infraestructura

Créate una lista de control donde definas los pasos a realizar en tu revisión mensual. Repetirlos cada vez te ayudará a sistematizar y asimilar el proceso. Puedes utilizar los anteriores puntos como base o inspiración. Ten en cuenta como revisarás tu lista de proyectos y su material de apoyo teniendo en cuenta las particularidades de tus herramientas.

Nueva cita en tu calendario. Si tienes una herramienta GTD como dios manda te permitirá crear una rutina que se repita de forma mensual o hacerlo en una herramienta calendario que disponga de este recurso como Google Calendar.

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