¿Qué hacer cuando te sientes sobrepasado?

A menudo me veo sobrepasado sin saber porqué. Tengo la sensación de estar batallando en muchos frentes abiertos pero no sé exactamente cuántos. Lo peor que puedes hacer en este caso es intentar continuar con tu actividad. Algo que no acaba de funcionar y requiere de tu atención.

Hay que descubrir cuáles son los ciclos abiertos, definir una respuesta en forma de resultados a obtener y de su primera acción a realizar para empezar a solucionarlos.

En estas situaciones se mezclan múltiples cuestiones y para recuperar un estado de gracia que te permita actuar de forma eficaz necesitas definir lo que te preocupa. Los recursos propuestos en el artículo se pueden utilizar individual o conjuntamente.

Identificar un resultado, definir la actividad

No se trata de definir que hacer sino describir el punto donde quieres llegar o que quieres obtener de tu actividad. Entregar el informe trimestral, Preparar el desplazamiento a Madrid…

Un resultado equivale a un proyecto no a una actividad. Anotar los dos anteriores elementos en tu lista de asuntos pendientes acabará por convertirlo en problemas. No hay concreción, no describen qué acciones a realizar, cuando los recuperes seguirás teniendo que pensar que tienes que hacer.

Una vez dispones del resultado lo desglosas en acciones concretas para enfocarte en su resolución. Cada acción es un paso a realizar en un tiempo cuantificable y un entorno concreto:

Exportar los datos de ventas de las sucursales de Castílla y León durante el mes de 
marzo en una hoja de cálculo

Acceder a la web de renfe para consultar los precios de los billetes.

Definir una primera acción significa concretar un punto de partida. Puedes iniciar la resolución del asunto que te preocupa? Hazte la pregunta: ¿Debo hacer algo antes de realizar la acción?

Si. Necesito que todos los comerciales de la zona se aseguren de que no hay datos de 
venta pendientes de introducir en la aplicación informática de la empresa.

- Y que harás ahora?

Enviaré un mailing estableciendo una fecha límite para que actualicen sus datos

No. Puedo acceder a la web y comprar el billete si la hora de salida del tren me 
va bien.

El proceso de identificación de acciones previas nos permitirá ganar fluidez. Al atomizar la actividad encajamos cada paso con mayor facilidad. Es más asumible en cuanto a carga de psicológica  y de trabajo.

Los grandes asuntos

GTD define un proyecto como aquella actividad compuesta por más de una acción física a realizar en menos de un año. Aquí cabe todo, desde llevar a los niños de fin de semana hasta desarrollar un nuevo producto para sacarlo al mercado antes de finales de año …

que es sino el concepto de proyecto formal con el que hemos trabajado toda la vida sin necesidad de definir que era.

Los grandes asuntos necesitan más que la definición de un resultado. Su complejidad te puede llevar a elecciones de un resultado aparente o superficial, dejando fuera aspectos que ayudarían a completar el proyecto y convertir algo bueno en un éxito.

La planificación natural es una técnica eficiente para hacer emerger y ordenar toda la complejidad de un gran proyecto. El hecho de pensar en el éxito del proyecto en lugar del resultado, de visionar la resolución para obtener una comprensión más profunda de lo que quieres, enfoca la fase de definición de la actividad de una forma más asertiva (Más sobre la planificación natural).

Ten en cuenta que una planificación natural es un proceso exigente que puede llevarte horas para desgranar todo lo que implica un proyecto.

Las fases finales de una planificación natural estructuran la actividad resultante. Al igual que la fase de procesado transformamos ideas en acciones y proyectos, los incorporamos a su lista y si es necesario aplicamos el mencionado en el primer punto para acabar de definir.

Como combato el sobre

El problema de las situaciones de sobrecarga es la combinación de asuntos abiertos y de cómo empañan tu capacidad de juicio. Cuando me encuentro en una situación donde una o varias cuestiones me roban atención, volviendo a mi mente una y otra vez, empiezo por alejarme  para volver abordarlo con la mente clara.

Me tomo unas horas, unos días, en los que me dedico a actividades recreativas y de entretenimiento que me ayudan a relajarme. Me desconecto (fuera pantallas y dispositivos) para diluir la obsesión. Cuando vuelvo me pongo en marcha:

  1. Realizo una lista con todos los frentes abiertos definiendo un resultado, intentando distinguir y tratar los problemas por separado para no crear confusión.
  2. Defino una acción para ponerlos en marcha. Al menos una acción. Si se trata de pequeños asuntos termino definido las 2 o 3 acciones necesarias.
  3. Priorizo. Lo pongo en marcha ahora o lo puedo hacer en una semana? Si es así lo demoro y cuando lo recupero lo vuelvo a valorar. A menudo cambia algún aspecto.

Repliégate y define lo que te preocupa o llama tu atención en exceso. La única forma de sacártelo de la cabeza es definir sus límites, colocarlo en tu lista de proyectos y enviar las acciones para resolverlo a tu sistema de listas.

photo credit: Overload.jpg via photopin (license)

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