Cómo GTD ha cambiado a mi rutina y mi vida

Cambiar tu forma de hacer cambia tu forma de ser Click Para Twittear

Empecé a utilizar Getting Things Done (GTD) como lo que es: un sistema para organizarme mejor, reducir mi nivel de estrés y obtener resultados. Después de años utilizándolo me doy de qué manera ha cambiado mi vida y también a mí mismo.

Quería dedicar unas líneas a hablar de cómo se transforma tu actividad y tu rutina cuando aplicas el sistema con asiduidad. Si no lo utilizas te dará una mayor perspectiva, y si ya eres usuario te veas reflejado  y me hagas llegar tus comentarios sobre cómo te ha cambiado a ti :-)

No se me escapa nada. Los olvidos no forman parte de mi vida.

No retengo mis asuntos a la mente, los registro a través de una anotación o con una herramienta digital. Cada cuestión acaba depositada en una bandeja de entrada donde se que cuando llegue el momento será atendida.

Proceso y decido que hacer con cada asunto, ubicándolo en una lista, en el calendario, el archivo de seguimiento o desestimándolo. Cada cuestión tiene su respuesta.

No me pasa de largo ningún compromiso ni ningún elemento de la lista de próximas acciones. Los reviso cada día y una vez cada semana hago una puesta a punto el sistema.

Confío en mi sistema gracias a sus rutinas y hábitos simples. Procesar y revisar lo más inmediato una vez al día. Realizar la revisión semanal para prepararme para los siguientes siete días. Rutinas y hábitos básicos con los que me doy cuenta – y apreció – el valor de los pequeños gestos.

Mis asuntos no me roban atención ni me generan estrés

Las cuestiones importantes ya no vuelven a mi mente una y otra vez. ¿Por qué? En parte porque dispongo de un sistema.  GTD me da unas pautas para actuar de forma eficaz ante cada situación, unas rutinas en las que confío porque me han demostrado su eficacia.

Cuando capturas una idea o un asunto importante, lo haces sin la inquietud ni la inseguridad de que caiga en un pozo sin fondo. Tienes la confianza que será atendido y lo tendrás presente cuando sea necesario.

Me siento a gusto con lo que no hago

Mi actividad ha dejado de ser una masa homogénea agrupada en un gran contenedor con la etiqueta ‘Todo lo que tengo pendiente de hacer’. Se segmenta en listas según el estado de la acción a realizar. Bandeja de entrada, Próximas acciones, En espera, proyectos, Algún día/tal vez.

Sólo he de ocuparme de la lista de próximas acciones, tener en cuenta el calendario para controlar los próximos días y no descuidar la lista En espera con los temas delegados.

El resto queda a la sombra, en la lista Algún día/Tal vez. No lo tienes que tener en cuenta en este momento, sabes que no lo tienes que hacer. ¿Ha pensado con anterioridad y has tomado una decisión, cuando lo tengas que hacer sabes que emergerá de nuevo gracias a la revisión semanal.

Las tareas ya no existen

La palabra tarea ha desaparecido de mi vocabulario. Piensas en acciones y proyectos. En actividad accionable, acciones simple y resultados que quiero obtener (proyectos).

Las tareas son demasiado heterogéneas e inconcretas. Al procesar las anotaciones de tu bandeja de entrada las transformas en algo que puedes hacer, ya no es necesario que al leerlas te preguntes:  ¿Por dónde empiezo? ¿Cuál debería ser mi primer paso?  ¿Qué necesito para ponerme en marcha?

… todo ello ya lo he hecho y definiendo un proyecto para una tarea aparentemente sencilla pero que ocultaba más de lo que parecía.

Pienso en lo que tengo que hacer, cuando lo tengo que hacer

No me dejo arrastrar con tanta facilidad por el email que acaba de llegar o por lo que me viene a la mente, aunque sea un detalle importante. Dispongo de pautas para actuar en cada caso. Me alejado de la acción en piloto automático. Ya no reacciono ante el que se presenta, lo encarrilo a través del flujo de trabajo.

Cuando sea el momento dedicaré atención de calidad a decidir qué hacer con cada elemento de las bandejas de entrada. Tengo un momento marcado para procesar y transformar cada elemento.

GTD segmenta la atención y la reflexión sobre mis asuntos en momentos muy específicos:

  • Al procesar la bandeja de entrada transformo cada elemento en acciones y proyectos bien definidos. En actividad descrita y clasificada preparada para ser realizada cuando lo decida.
  • Al realizar la revisión semanal. Decidiendo en qué elementos de mi lista de proyectos trabajaré, preparando la lista de próximas acciones para la semana o revisando el calendario por si hay algún preparativo para cuando llegue un momento señalado.

¿Qué consigues con eso? Que cuando llegue el momento de hacer tu actividad pueda realizarse sin detenerte a pensar en algún tema relacionado sobre su preparación o qué acción concreta requiere.

Fluyo con más facilidad

El esfuerzo dedicado a preparar la actividad se traduce en una actividad más estructurada y segmentada. No sólo en listas, también en contexto, tiempo y nivel de energía.

Todo ello facilita su fluir, centrándome en un contexto para realizar actividad de un solo ámbito evitando las discontinuidades generadas al saltar entre actividades a realizar con diferentes herramientas o espacios.

La actividad fluye al ser capaz de ubicar acciones según el tiempo y la energía que dispones, aprovechando agujeros generados por imprevistos o ratos al final del día desestimadas por no disponer del ánimo necesario para realizarlas.

De soñador pragmático

Todo lo que tiene que ver con mi actividad ha dejado de ser superficial. Empezando por cómo pienso, con mayor concreción, pensando en la acción y no en la idea. En cómo hacerlo posible y en los recursos que dispongo para hacerlo posible.

GTD cambia al soñador, lo convierte en alguien más pragmático al ejecutar y al decidir que llevar a cabo. Ahora sé que no lo puedo hacer todo pero que lo que hago es lo que tengo que hacer..

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