#TuGTDenMarcha. Todo lo que necesitas para empezar

Antes de pasar a la acción crearemos tu kit de batalla para trabajar con GTD #TuGTDenMarcha Click Para Twittear

Empieza preparando todo el material y recursos necesarios. Es importante solucionar los aspectos logísticos antes de ponerse en marcha para evitar obstáculos innecesarios. Es una máxima en la efectividad personal: Preparar antes de ejecutar.

Antes de empezar a enumerar las necesidades y las opciones para satisfacerlas de las que dispone un GTDer anótate y ten presente esta premisa:

“En caso de poder escoger entre varias opciones nos decantaremos siempre por lo más sencillo y fácil de usar”

Buscamos algo que al utilizarlo nos resulte natural. Sin curva de aprendizaje.

Un soporte para recopilar

Empieza por un bloque que puedas llevar en el bolsillo y un buen bolígrafo. No hay nada de uso más intuitivo.

Compleméntalo con un software multiplataforma como Evernote. Te facilitará la captura a través de imágenes, notas de voz, o el escaneo de documentos a través de tu smartphone.

Cuando ya hayas consolidado el hábito de capturar, podrás valorar si te pasas a opciones de pago del software y explotar así todo su potencial.

Un sistema de archivo en papel y digital

Un archivo digital con almacenamiento en la nube (Evernote combinado con Google Drive, Dropbox o similar). La nube permite el acceso desde cualquier lugar a tu contenido (online) manteniendo siempre una copia de seguridad en la red.

Un archivo digital con una única copia local – el disco duro de tu ordenador – te obliga a aceptar el compromiso de mantener una política de copias de seguridad regular.

Sigues necesitando un archivo de papel. Una carpeta separadora si no acumulas mucho material o un archivo con carpetas separadoras individuales que se puedan añadir a medida que se necesiten. Añadir al lote etiquetas para los separadores.

Elegir una herramienta para implementar GTD

Si es tu primer intento para implementar GTD te recomendaría una libreta con separadores donde cada uno defina una lista del sistema y permita subdividir la lista de próximas acciones en contextos.

 La baja tecnología me parece la mejor opción para consolidar los mecanismos base de GTD

Si estás buscando un sistema mecanizado te recomendaría una app como Hightrack, Wunderlist, Evernote para crear tus listas de acciones y proyectos.

Todas son aplicaciones multiplataforma, disponen de aplicación móvil, de escritorio y web para trabajar desde cualquier entorno sincronizándose a través de la nube (característica imprescindible).

Implementar GTD con Evernote

De todas quizás me quedaría con Hightrack. Es una app pensada para gestionar tu actividad que integra el calendario.

Si ya eres un usuario de GTD nivel pro o quieres empezar con un entorno 100% GTD te recomendaría Facilethings.

Es la app con un mayor grado de implementación de aspectos del sistema que conozco. Incluye aspectos como un panel de control de la actividad o un sistema de revisión semanal pensados ​​específicamente para ayudar a los usuarios. También integra la agenda y archivo de seguimiento.

Mi GTD con Facilethings

Faliethings es la única sin un modo gratuito. Una vez terminado el período de prueba tienes que pagar.

Recuerda que estás escogiendo una herramienta para empezar a implantar el sistema. Cuando hayas alcanzado un cierto grado de confianza te podrás plantear cambiar a otra con mayor grado de automatización, de momento decántate por lo sencillo y funcional.

Bandejas de entrada

Decide con qué bandejas de entrada digitales trabajarás. Tu cuenta de correo, la de Evernote – o app similar -y la de tu App GTD (si trabajas con un software) deberían ser las únicas.

Ya hablaremos de ello pero el tema es desviar todo el contenido a un número lo más reducido posible de bandejas.

Necesitas una bandeja analógica colocada sobre la mesa del escritorio de tu oficina. Si tienes una oficina profesional y una domestica coloca una en cada una.

Un calendario/Agenda

Para cerrar el apartado de herramientas te recomendaría un calendario, sólo si tu herramienta GTD no lo integra. Buscamos un calendario donde ubicar citas o fechas límite objetivas, no un sistema de notificaciones y avisos.

Te vale una agenda de toda la vida o cualquier herramienta tipo Google Calendar.

En resumen, para implementar con GTD necesitas:

  1. Una libreta y un bolígrafo para capturar.
  2. Un cuaderno con separadores para implementar tu sistema de listas o un software para hacer lo mismo.
  3. Un archivador, carpetas separadores y etiquetas.
  4. Bandejas físicas. Una para cada una de tus oficinas.
  5. Una agenda.

Creando el sistema de listas

Tendrás que disponer de un sistema de listas básico para empezar a trabajar con GTD Implementaremos el sistema de listas base: Entrada, Próximas acciones, En espera, Proyectos y Algún día/Tal y los sumaremos sublistas  en próximas acciones y proyectos. Y ya está, ni florituras ni inventos, con eso basta.

Aquí tienes una especificación de cómo implementar cada una de las listas:

  • Entrada. Una lista que debe actuar de bandeja de entrada al sistema. Si trabajas con baja tecnología te recomiendo disponer de una libreta en exclusiva para esta función (para capturar).
  • Próximas acciones. Listado dividida en sublistas (Separadores en un sistema en papel) donde cada uno representa un contexto.
  • En espera. Se trata de una lista normal.
  • Proyectos. Lo mismo que la lista de próximas acciones. Cada sublista representará un proyecto.
  • Algún día / quizás. Dividimos-en dos listas diferentes. La primera Esta semana no, para actividad a realizar pero no durante de intervalo de tiempo hasta la próxima revisión semanal. El otro día es la típica lista Algún día, por ideas, sueños o actividades a largo plazo.

En un período de 2 semanas podemos conseguir todo el material necesario para ponernos en marcha y empezar a trabajar con el sistema.

Lo más difícil es escoger la herramienta. Recuerda, elige la que te resulte más sencilla de utilizar.

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  • Neo Calistenico

    Muy claro el articulo.Me ha puesto todo el sistema de GTD en contexto. Gracias