#TuGTDenMarcha Cápsula 2: Transformar. Definir y preparar la acción

Transformar es algo más que procesar, es dedicar atención y tiempo en exclusiva para convertir cualquier elemento de la bandeja de entrada en actividad que podamos realizar.

No se trata sólo de redactar la acción y etiquetarla con contexto, energía y tiempo. Es todo un proceso para crear una acción o secuencia de acciones preparadas para ser ejecutadas sin reflexión ni dilación previa.

Transformar es dejar la actividad en el sistema de listas preparada para ser realizada Clic para tuitear

Cualquier acción en las listas se debate entre la ejecución y la procrastinación. Con las pautas dadas a continuación las alejaremos de la procrastinación dejándola lo más cerca posible de su resolución.

Redactado intensivo

Procesar cualquier elemento de la bandeja de entrada para depositarlo en una lista con un redactado descriptivo no invita por sí mismo a su resolución. Una redacción exhaustiva y clara, dejando el que, cuando, como y hasta el para que la hace mucho más atractiva:

Realizar la revisión mensual de mis proyectos

Realizar la revisión de mis proyectos personales aplicando la lista de control para 
su revisión mensual | Sábado a las 18:30

Jugando con el comportamiento humano

Nos esmeramos en la redacción para mejorar el atractivo de la acción dentro de la lista donde acabe ubicada. Queremos que nos apetezca realizarla o al menos que no invite a ser demorada.

Una redacción completa que no dé pie a pensar que tienes que hacer facilita el paso que hay entre su elección y su ejecución. Si el redactado invita a pensar, la posibilidad de demorarlo crece.

Lo mismo ocurre con el nombre del proyecto. Concreción y tiempo verbal adecuado. Lo redactaremos como si ya lo hubiéramos realizado:

He realizado la revisión mensual de mis proyectos.

El coche ha pasado la revisión de los 10.000 km

Actividad accionable

Trabaja sólo en acciones. Son concretas y describen una actividad física concreta que puedes empezar y terminar de una sola vez.

Las tareas son un paquete cerrado en el que no sabes que te encontrarás al abrirlo. Agrupan diversas actividades en una sola anotación, generando la necesidad de volver a pensar que tienes que hacer cada vez que vuelves a leerla, facilitando su demora y la aparición de elementos inacabados en tus listas.

Trabaja sólo con acciones y proyectos GTD. Es un proyecto? Pues divídelo en acciones básicas.

Realizar la revisión mensual de mis proyectos personales:

Archivar / eliminar el material de apoyo en digital de mis proyectos

Archivar / eliminar el material de soporte en papel de mis proyectos

Cerrar las carpetas de proyectos finalizados en las app Evernote y Facilethings

Redactar metas cuantificables y alcanzables en el próximo mes que estén relacionadas 
con mis objetivos.

Redactar una acción a realizar por cada una de las metas

Enviar a la bandeja de entrada de Facilethings las acciones redactadas

No definimos la actividad en acciones y proyectos

Para mí es prioritario entender y aplicar la pauta de deshacer las tareas en acciones. Una acción se puede realizar (empezar y terminar) de forma más sencilla que una tarea.

La podemos ubicar en un momento del día sin sentir el peso del resto proyectos, teniendo claro donde empieza y cuando acaba, la carga de tiempo que conlleva … No sentimos el rechazo que genera la imprecisión de la tarea.

Tenemos la tendencia a aplicar de forma parcial esta pauta. No entendemos la necesidad de atomizar todo en acciones y acabamos haciéndolo sólo para los proyectos más importantes.

Definir la imprescindible

Defino sólo la actividad necesaria para poner en marcha el proyecto. A menudo me viene a la cabeza una parte de la actividad que tienes que realizar para obtener un resultado:

Llevar el coche al taller

La actividad es simple y rutinaria. Pero implica más de lo que parece. Es necesario que me pare a definir todo en el momento de procesar? No. Creo el proyecto con la descripción:

El coche ha pasado la revisión de mantenimiento, y defino la primera acción a realizar:

Llamar a mi taller habitual para preguntar qué día y a qué hora llevarlo para pasar la 
revisión.

… y paso al siguiente elemento de la bandeja de entrada a procesar. Una vez realizada enviaré a la bandeja de entrada la próxima acción o si me descuido lo haré al llevar a cabo la revisión diaria. Así el proyecto nunca queda sin acciones, ni se detiene.

Etiquetar mis acciones

Preparar el filtrado de las acciones, sobre todo las de tu lista de próximas acciones, para ayudarte a elegir la siguiente actividad a realizar cuando sea necesario.

Asigna para cada acción que salga de la bandeja de entrada:

  • Contexto: Una herramienta, una ubicación o una persona necesaria para realizar la acción. #ordinador #internet, @jordi, @joan …
  • Tiempo. ¿Cuándo tardarás en hacerlo? Asigna medidas de tiempo predeterminados 5min, 15min, 30min .. 1h
  • Energía. El nivel de capacidad que necesitas para resolver una acción. Alta por las más difíciles, Baja los detalles y normales o sin etiqueta para el resto.

Cuando lleguemos a la capsula destinada a Hacer hablaremos de cómo utilizar contexto y etiquetas para elegir que es lo siguiente que hacer.

Dividir en acciones, redactar, etiquetar. ¿Debes implantarlo todo a la vez? Si, hazlo. Es un salto cualitativo. Se trata de dejar preparada tu actividad para resolverla. Trabaja allí durante 2 semanas dedicándole atención plena, seguro que notas como cambia tu actividad :)

¿Alguna pregunta? Déjamela en la sección de comentarios

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