Uno de los recursos más potentes que me aporta la productividad personal es la capacidad de transformar una idea, algo intangible, en realidad. A través de un conjunto de técnicas conseguimos concretado, perfilar lo que deseamos y trazar un camino de acciones para lograrlo.

Este es el segundo post de la serie sobre cómo planificar tus objetivos para el próximo año. Si en el post pasado hablé de la necesidad de reflexionar antes de lanzarte a la caza de tu propósito, las siguientes líneas tratan sobre cómo planificar tu actividad.

No son más que un repaso sobre cómo aplicar de una forma adecuada la técnica de planificación natural integrada dentro del sistema Getting Things Done (GTD).

Que significa adecuada?

  1. Antes de definir que tienes que hacer, piensa en que quieres y porqué lo quieres.
  2. El plan de trabajo debe ser flexible, para ser reorientado sin rehacer en exceso la actividad definida inicialmente.
  3. Se debe crear un esquema, un esqueleto, de la actividad que marque un camino claro.
  4. La definición inicial no debe representar una carga de trabajo excesiva. Esboza que tienes que hacer para obtener el resultado deseado sin especificar el detalle.

Pensar en que quieres antes de cómo hacerlo

Dedicar tiempo a definir con exactitud qué y para que lo quieres, y enunciarlo por escrito dejando de lado la superficialidad que acompaña un propósito de año nuevo o un proyecto sin razonar.

Por ejemplo, no es lo mismo crear una web profesional que disponer de una plataforma para vender tus servicios a través de la red y mantener el contacto con tu comunidad.

La primera busca contribuir tu promoción en la red, la segunda crea una pieza importante en la digitalización de tu negocio. ¿Qué es lo que quieres?

Puedes leer: Objetivos. El arte de pensar antes de actuar, donde hablo del tema al detalle.

Visualizar el resultado – como te sentirás, que experimentarás, como te cambiará- es lo que en la PNL llama un anclaje con el resultado a alcanzar. Además de planificar tienes que preocuparte de la motivación.

Recuperar la imagen mental, las sensaciones y emociones que lo acompañan, será una forma para recuperar la motivación y el compromiso cuando las cosas se pongan difíciles (De esto hablaremos en el próximo post).

Esbozar todo lo que implica el objetivo

Verter sobre la mesa todas las ideas y conceptos a tener en cuenta para alcanzar el objetivo, para después estructurarlos y trazar una línea entre lo que se debe hacer y lo que se debe dejar fuera.

Es un ejercicio que va más allá de hacer una lluvia de ideas o un mapa mental. Se trata de apagar el sentido crítico, entendido como el conjunto de restricciones que etiquetan cada idea como pertinente o estrambótica. Aquí vale todo.

Soy partidario de realizarlo con un mapa mental. Es indiferente si es sobre papel o en una aplicación, la cuestión es facilitar el flujo de pensamiento para encadenar conceptos uno tras otro.

Al tiempo que esbozamos un dibujo de ramas que se van dividiendo en otras ramas más pequeñas y hojas. Conceptos, metas generales que se dividen hasta llegar a cada uno de los diferentes aspectos a tener en cuenta.

Saber más: Cómo crear un mapa mental

Filtrar y estructurar la actividad

Transformar la idea en acción. Recogemos cada uno de los componentes del proyecto y lo transformamos en actividades realizables.

Cada nodo del mapa mental se convertirá en un aspecto del objetivo implementar, lo podemos hacer convirtiéndolo en un proyecto, o un conjunto de proyectos GTD.

Para no ahogarte en medio de un alud de proyectos y terminar quemado antes de empezar a trabajar en el objetivo en sí, en este paso define sólo los componentes generales del objetivo y el orden en que deben ser ejecutados.

Define los proyectos principales o hitos intermedios, los resultados a alcanzar y las dependencias en su orden de ejecución (Que necesitas tener terminado antes de empezar un proyecto o acción concreta). Importante si trabajas en equipo y tienes que delegar actividad a terceros.

Asignaremos un título definitorio del resultado a obtener en cada uno de los componentes/nodos. No sólo los principales, también a la actividad

«He escogido el servicio de hosting donde hospedaremos la web»

«He definido el esquema del sitio web»

Sin definir ninguna acción, sin definir fechas de inicio ni de final, créeme nada de calendarios antes de empezar.

Pasar de pensar que hacer. Ponerte en marcha

Toca poner en marcha el proyecto. En el anterior paso has definido las metas y los proyectos de cada hito. Ahora sólo te queda escoger por qué hito empiezas a trabajar y qué proyecto/s pones en marcha.

Envía las primeras acciones a tu «lista de próximas acciones», incorpora tu nuevo reta a tu actividad corriente.

Escoge los proyectos y define las primeras acciones para llevarlos a cabo. Los proyectos GTD son bastante atomizados, pequeños, y por tanto no debería ser muy pesado, permitiéndote pasar de esta última sesión de planificación a HACER.

Si trabajas en equipo es el momento de delegar y coordinar el encendido de la maquinaria.

Durante la revisión diaria enviarás a la lista de próximas acciones el siguiente a hacer, ya sean acciones o activando nuevos proyectos.

Me queda hablar de la gestión de expectativas, de cómo administrar la motivación y de cómo repensar la ejecución de un objetivo en función de estos dos factores.

Fijarse un objetivo no tiene nada de glamuroso, al contrario, más allá del propósito y la visión es todo bastante gris y ordinario. Sin embargo la mecánica de cómo convertir un propósito, una intención, una idea en algo materializable tiene algo mágico

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