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Si tuviera que elegir un sistema de productividad personal continuaría eligiendo Getting Things Done (GTD) sin lugar a dudas. Podría recurrir a multitud de argumentos para defenderlo pero lo sintetizaré en un conjunto reducido para quien se esté planteando llevar un poco de orden a su vida y esté en la búsqueda de un apoyo para hacerlo posible.
Del mismo modo nos permitirá a los que hace tiempo que trabajamos en ello si nuestro «kung-fu» sigue siendo igual de poderoso.
La autoadministración puede parecer una responsabilidad menor. El hecho de organizarte, ordenar tu actividad y encontrar un espacio para hacer lo que se debe hacer en un mundo tan volátil se ha convertido en un «superpoder».
Canaliza la complejidad de tu actividad (y de tu vida)
Todos hemos creado listas de tareas y todos las hemos abandonado porque no funcionan. En una lista no cabe todo lo que tienes que hacer. El concepto «tarea» es demasiado general y amorfo.
GTD te permite descoyuntar tu actividad. Convirtiendo tareas en acciones y proyectos. Cambiar la unidad base de tu actividad, de tu productividad.
Una acción es una finalidad precisa y atomizada que encaja mejor en cualquiera de los agujeros que se abren en tu jornada.
Un proyecto es un conjunto de acciones con una finalidad común, la de obtener un resultado.
Dividir tus responsabilidades en listas, donde cada una equivale a un estado, y tus próximas acciones en contextos para acceder cuando dispongas del recurso clave que necesitas para resolverlas.
¿Qué me aporta todo esto? Concretar la acción a realizar. Una tarea es sólo un recordatorio, una acción es un fin.
Te abre la puerta a organizar tu actividad en múltiples dimensiones: contexto, tiempo, energía, proyectos… A utilizar cada una de ellas según varíen las condiciones en las que estés.
Te enseña a preparar lo que tienes que hacer
Hacer lo que tienes que hacer, hacer lo que se presenta de imprevisto y preparar lo que tienes que hacer. Aquí tienes los tres tipos de actividad presentes en tu vida.
Siempre menospreciamos «preparar lo que tienes que hacer». Es menor, no es útil, no nos aporta casi nada.
Qué gran error! La preparación es la clave para una ejecución eficaz. Si no te dedicas a preparar tu actividad serás incapaz de contestar la pregunta: ¿Qué es lo siguiente que tengo que hacer?
GTD te obliga a dedicar cada día tiempo a transformar cada uno de los asuntos que has recogido, o se te han presentado, en actividad que puedas realizar. En acciones y proyectos.
Una vez transformado tomas la decisión de cuál es el estado en que se encuentra la acción. Lo haces decidiendo a qué lista depositarla Próximas acción/En espera/Algún día.
Defines y decides que hacer en cada asunto. Aquí es donde ganas tranquilidad.
Eres objetivo al decidir
¿Qué es urgente? ¿Qué es importante? ¿Qué es lo primero que tienes que hacer hoy y, sobre todo, porque?
Decidirlo echando un vistazo para elegir que hacer sin un sistema, te lleva a una elección que puede depender de tu estado de ánimo o de factores que variables según la ocasión.
Disponer de un método te permite elegir siguiendo siempre los mismos criterios. ¿Cuáles son las fechas límite más cercanas a mi agenda, según los objetivos que persigo, según los proyectos …
Esos criterios convierten la elección de lo más importe o lo más urgente a realizar en algo objetivo.
Flexibilidad
Las condiciones de tu jornada cambian por motivos externos e internos: peticiones de clientes, imprevistos de todo tipo, la fatiga que se va acumulando.
Un plan establecido por toda la jornada como crear un planning de actividades asignando el tiempo, no es viable. Si hay un imprevisto acabará ne la papelera.
Los múltiples criterios con que etiquetas una acción cuando la sacas de la bandeja de entrada y la procesas, te da multitud de posibilidades de filtrado.
Una reunión anulada te permite ocuparte de nuevas acciones a realizar. Si se demora 10 minutos puedes aprovechar para acabar acciones de corta duración (filtra por tiempo).
Si te encuentras fatigado al final del día remata la jornada con acciones que requieran baja energía (filtra por energía).
Si no dispones de conexión a Internet cambia a otro contexto donde las actividades a realizar no dependan de este recurso (filtra por contexto)
Si trabajas con un método que no trabaja con estos criterios, aumentan las posibilidades de una elección más errática. GTD te permite adaptarte a las circunstancias.
Te ayuda a obtener claridad y seguridad
El exceso de trabajo comporta preocupación. Es como estar en un entorno con gran cantidad de ruido, además de las molestias evidentes genera dolor de cabeza. Este «dolor de cabeza» deriva de la falta de claridad, de la sensación de que tus asuntos no están resueltos.
El hecho de obligarte a dedicar tiempo cada día a preparar tu actividad eliminará la sensación.
Todo comienza con el hábito de capturar todo lo que te preocupa, depositándolo en bandejas de entrada donde – como mínimo – una vez al día transformes cada elemento en actividad.
Vaciarlas da la seguridad tenerlo todo bajo control. Has tomado una decisión sobre cada elemento procesado, descartándolo o transformándolo en actividad que ahora se encuentra en tus listas y sabes que continuará bajo control gracias a las revisiones periódicas fijadas por el sistema.
Esto da confianza y seguridad. Sabes que no olvidarás nada. Sabes que puedes confiar en tu sistema para canalizar tus preocupaciones.
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GTD da una visión total de tu actividad. Integra tu agenda, rutinas, listas de acciones y un conjunto básico de hábitos (capturar, transformar, organizar, revisar) que te ayudan a realizar lo primordial: HACER.
Hace mucho tiempo que no escribía sobre Getting Things Done. Se ha convertido en parte de mi sistema operativo personal, casi no noto que es el núcleo de mi gestión personal.
Complementaré el post de hoy con un segundo donde hablaré de cómo evitar que su implementación y su uso conviertan tu vida en una locura.
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