Cal crear un suport extra per les dades emmagatzemades en el núvol? Molts de nosaltres concebem els serveis d’emmagatzematge al núvol com una forma per compartir i accedir al nostre material sense tenir en compte la ubicació, però l’altre gran argument és gaudir d’una còpia de seguretat de les teves dades - utilitzats en local – gràcies a serveis com dropbox, SkyDrive o Google Drive.

Dins d’aquesta família també incloc aplicacions per a la creació i administració de contingut com Evernote o Springpad, enviant tot al núvol per distribuir entre els dispositius, però sempre amb aquesta còpia en ‘l’aire’.

Si vols eliminar temors o simplement trobar un sistema per crear una rèplica completa, o una còpia per a certs segments de la teva informació (notes o arxius), hi ha recursos per implementar una solució a diferents nivells.

Solucions casolanes

La via més casolana i salvatge consisteix a moure tota la base de dades d’Evernote, o qualsevol altre servei de contingut, dins del sistema de carpetes de Google Drive o Dropbox. Primer descobreix on tens la carpeta amb les dades, a Evernote pots fer-ho a través de l’opció Eines> Opcions, dins la pestanya General> Arxius locals d’Evernote. Afegeix aquesta carpeta al teu servei d’emmagatzematge en el núvol i sincronitza. Simple i ràpida, però queden fora la sincronització de contingut entre diversos serveis d’emmagatzematge tipus Google Drive i Dropbox.

Replicar informació

Si treballes amb diversos serveis d’emmagatzematge, pots replicar-los entre si. Hi ha serveis específics amb aquesta finalitat, com Cloud HQ. Crea un sistema de còpia per generar un suport entre els teus múltiples sense la teva intervenció. Es tracta d’un servei de pagament, 99$ a l’any el compte més bàsica que permet la còpia  de la informació de 3 de les teves comptes. No es queda tan sols amb serveis d’emmagatzematge, és extensible a serveis com Gmail o Evernote (també en la seva versió Bussines).

Intercanviar informació amb Zapier i IFTTT

Si no tens ganes de pagar i preveus que utilitzaràs poc el servei  (menys de 100 moviments entre serveis) pots utilitzar Zapier, una mena de sistema de sincronització tipus ifttt però amb opcions premium de pagament. Permet treballar amb un major nombre de serveis i realitzar accions molt més específiques. Per exemple crear una nota per cada tasca creada en els teus comptes de Google Tasks, Teambox o Asana, o crear un Google Docs de text per cada nota d’Evernote o viceversa, ideal per a tots aquells que vulgueu utilitzar Evernote com a editor de textos llargs ….

Zapier et permet crear un compte free amb què utilitzar 5 disparadors, o regles d’automatització, que moguin les dades d’un servei a un altre. Estableix un límit de 100 transaccions/moviments al mes com a màxim. Té un sistema similar al de IFTTT per afegir al teu compte disparadors creats per altres usuaris (en aquest cas pel propi servei). Si segueixes els següents links podràs veure exemples de com crear fitxer de text en Google Docs a partir d’una nota a Evernote o una regla per dipositar els fitxers adjunts a les notes d’Evernote a Google Drive.

Per còpies d’un àmbit més general pots utilitzar perfectament IFTTT de forma totalment gratuïta. Per exemple pot permetre crear un suport complet de la carpeta pública de dropbox a skydrive, o en el cas d’Evernote només permet enviar arxius adjunts de les notes per a aquelles que són compartides. Són aquestes limitacions les que no permeten desplegar tot el potencial que pot donar el servei, potser estem davant una necessitat creada per llançar el seu propi servei pro o de pagament.

Creus que necessites un suport extra per qualsevol dels teus serveis d’emmagatzematge en el núvol? Quina utilitat li donaries a serveis com Zapier i IFTTT? Ja m’explicaràs per quina opció et decantes al final. Si vols compartir la teva forma de treballar o discutir sobre el tema, tens a la teva disposició la zona de comentaris i el debat que he obert sobre el tema al fòrum d’Evernote Hispano en linkedin per tractar sobre aquesta necessitat amb els usuaris de l’aplicació.

A continuació tens una miniguia de mesures a aplicar per aconseguir temps de qualitat, entenent el concepte com temps dedicat per complert a la activitat estipulada, relacionada amb la teva feina, els teus projectes, el teu oci o la teva família. Massa sovint ens dispersem barrejant assumptes que dilueixen i es barregen entre si, ja sigui una trucada d’un amic a la feina o pensar en els problemes laborals durant el cap de setmana. Situacions que minen el benestar i l’atenció en l’ara.

1. Aprèn a  prioritzar

En les últimes setmanes he estat parlant sobre el tema, no només del que prioritzar, més aviat del com. Quins criteris seguir i el treball previ a realitzar per tenir els criteris clars per escollir. El pes dels objectius i les responsabilitats. Amb aquesta feina podem filtrar la feina que  hem de fer avui, i durant la setmana. Fixa’t en els teus objectius a mig termini, les dates de venciment de les teves tasques i projectes, i la resta segons el pes de les teves responsabilitats.

2. Organitzar la teva activitat en blocs

Agrupa les tasques a realitzar d’un mateix tipus. El que GTD anomena context, definint-lo com la ubicació o eina necessària per realitzar l’acció. Agrupa  aquelles tasques que hagis de fer a l’oficina, davant del ordinador, a casa, per les que necessitis internet… Però també aquelles que vulguis fer el cap de setmana, relacionades amb el teu oci, amb l’esbarjo… El sistema de contextos te una faceta funcional per evitar la dispersió i refinar el filtrat les accions a realitzar.

3. Crea el teu mètode de focalització

Seguir una metodologia de treball com autofocus o GTD és important per tenir unes pautes de comportament que ens permetin consolidar uns hàbits i uns automatismes a l’hora de fer. Però evolucionant en aquesta línea és bo explorar noves tècniques i crear-ne de pròpies. Per mi marca la diferencia el fet de triar 2 o tres tasques clau a realitzar de forma indispensable durant el dia, sovint solen ser les dues primeres que cauen.  Un altre ‘ritual’ consisteix en crear un lot de 4 o 5 accions per no deixar-me desbordar per la gran quantitat de material que hi acostuma a haver en la llista de pròximes accions tot just acabada la revisió setmanal, o utilitzar la tècnica pomodoro els dies d’especial desgana …

Com més aprenc sobre el tema més recursos tinc per fer front a qualsevol tipus de situació adversa mantenint el flux de treball i la concentració.

4. Prepara la teva sessió de treball

No deixis res a l’atzar. Petits rituals per afegir valor al treball a realitzar, preparant un entorn sense distraccions, lluny de trucades, mails i interrupcions dels clients. Habitualment només cal avisar a qui s’encarregui de la centraleta que no estaràs present les properes dues hores, recopilar tot el material de la web, i desconnectar  el teu equip de la connexió a Internet, quedant aïllat i amb la suficient intimitat per realitzar un treball de qualitat.

Si treballes a casa vigila els factors addicionals que poden fer-te desviar l’atenció, allunya’t de les criatures i d’altres tipus de fauna. Sempre és necessari cert grau de preparació,no donguis lloc a la interrupció i no hauràs de patir la pèrdua de temps i energia en tornar a focalitzar en el que estaves fent, perdent temps, energia i motivació…

5. Estableix un límit

Aprèn quin és el teu límit, tots en tenim un.  A partir d’un punt la qualitat del nostre treball disminueix proporcionalment a la fatiga acumulada, si insistim en continuar endavant caurem en la trampa de topar una i una altra vegada contra un mur. Fixem-nos un hora límit per deixar de banda el treball davant del ordinador, un màxim d’hores de treball al dia, o en el cas de ser assalariat una hora límit per sortir de l’oficina.

A vegades les nostres obligacions ens empenyen en direcció contraria, però la transgressió del límit autoimposat ha de ser l’excepció sobre la regla. Si treballem pel nostre compte pot resultar difícil deixar els nostres assumptes de banda, sobretot si l’activitat flueix sense resistència, però la disciplina i la repetició creen l’hàbit i aquest ens beneficia a mig llarg termini.

6. Donar importància al que no és feina

El descans i la desconnexió ‘del que has de fer’ també és important per la teva productivitat personal. El rendiment després d’un correcte descans i esbargiment durant el cap de setmana, fa que la predisposició per fer la feina i la capacitat per focalitzar augmentin notablement. Planifica-te’l com ho fas amb el teu dia a dia. Programa el temps per tu i la família, no cal que decideixis que fer en cada moment, però delimita quan deixaràs de banda la feina i et dedicaràs  a tu o als demes, i  si és el cas quan tornaràs a la feina…

Pensa en el cap de setmana, en sortir del teu entorn habitual, en fer coses diferents amb gent diferent. No cal una sortida, potser una trobada, un passeig d’una o dos hores per un espai obert parlant de les vostres coses o de qualsevol futilesa. Petits canvis per trencar la rutina i cercar un somriure, o una mica de tranquil·litat. Sense adonar-te’n et trobaràs millor, més recarregat i predisposat a afrontar les obligacions diàries. Centrat en el que es important, també en el teu oci, en gaudir i distreure’t.

Quins son els vostres trucs per centrar-vos en el moment i evitar que el que feu es vegi enterbolit per altres qüestions? Com heu aconseguit parar de treballar a una hora determinada? Dediques temps a la teva família, o els hi dediques temps i atenció?  En el blog intento donar idees per passar a l’acció i al pla pràctic, si tens alguna suggeriment o idea per ampliar la llista l’espai de comentaris i el meu twitter estan a la teva disposició @davidtorne

Imatge via jenny downing sota llicència Creative Commons

La meva implementació de  la revisió setmanal ha variat des de l’últim post que vaig escriure. Ha evolucionat en el pla conceptual i en el suport utilitzat. He aconseguit millorar el procés creant un sistema de varies llistes de control per treballar els diferents aspectes de la revisió. Si en l’anterior post us explicava com crear un checklist per dur a terme la vostra revisió setmanal, en aquest l’actualitzarem per treure-li un major partit.

La llista, tot i el nou format, conserva  el fonamental repàs a totes les llistes del sistema, l’administració dels projectes, la revisió de l’agenda i buido les inbox. El gran canvi son la incorporació d’un seguit de passos per millorar el buidat mental afegint un primer pas previ on aboco de memòria tot el que em preocupa i tinc pendent, posteriorment ho completo revisant una llista de disparadors  – basada en l’apèndix present a ‘Haz que funcione’ de David Allen. Combinat amb les opcions de sincronització de facilethings per importar contingut de gmail, twitter i Evernote, millora la captura del que flota en la meva RAM mental.

El que em resulta més difícil és donar sortida a la meva vena creativa. Soc capaç de generar idees i sintetitzar desitjos en possibles projectes però  ser valent i creatiu s’acaba convertint en una forma per sobrecarregar la meva llista d’Algun dia / Potser.  Fer menció al punt auto-imposat per tal d’utilitzar el pensament lateral per plantejar de nou, accions o projectes procrastinats en excés.

L’altra vessant fora de la norma d’una revisió convencional és la cerca de reptes per sortir de la zona de confort. Tot i no trobar-ne per realitzar cada setmana, em permet no acomodar-me –totalment- i continuar provant coses noves.

L’únic punt susceptible de millora és l’administració de projectes, alenteix massa el ritme de la revisió, però ho deixo per la tercera versió de la implementació.

Llista de control principal, amb la resta de notes auxiliars a l’esquerra de la pantalla

Implementant-ho amb Evernote

Un dels canvis comentats ha sigut el canvi de suport paper al digital. Dins de la llibreta d’Evernote on guardo les meves llistes de control hi he creat les necessaries per desenvolupar tot el procediment. Si voleu mantenir el suport paper del vostre checklist ho podeu fer. Es tracta d’escollir l’eina que s’adapti millor a la teva forma de ser i de fer.  Per a mi l fet de fer la revisió davant l’ordinador i els recursos per agrupar en notes els diferents conceptes, carregar-ho amb pantalla amb un sol clic son més que suficients per migrar. Pots crear-ne una de similar seguint els següents passos:

• Creem una nota en forma de llista de caselles de verificació per cadascun dels aspectes a revisar en la revisió. De fet jo recorro a una nota principal, on agrupo tots els passos, més dues d’auxiliars: La llista de disparadors per ajudar-me a recordar tot el que tinc pendent, inspirada i una nota vinculada al tema creatiu (Ser creatiu i valent).
• Etiquetem totes les notes amb les llistes de control amb un tag determinat Ex: revsetmanal. Ho utilitzarem com a mitjà per agrupar-les.
• Creem una cerca guardada sobre totes les notes tag:revsetmanal
• Afegim la cerca com accés directe a la barra d’accés ràpid, d’aquesta manera podrem accedir les notes  amb un únic clic.

Accés directe de la cerca guardada a la barra d’eines

Si com jo utilitzes Evernote per recopila i organitzar el material de suport dels teus projectes hauràs de revisar varies llibretes, el que en alguns moments et farà perdre de vista les notes per realitzar la revisió setmanal.  De ser així resulta imprescindible comptar amb un accés directe que et permeti  recarregar en pantalla les llistes de control amb un clic.

En el mateix sentit les marcar les caselles de verificació et permet reprendre el procés allà on l’has deixat abans de deixar la llista en un segon pla. Un altre avantatge és la possibilitat de reutilitzar les llistes i editar-ne elements, quelcom més difícil en format paper. No és un procés que hagi de canviar, però si et pot interessar variar  l’ordre en que realitzes els passos, o modificar-ne la descripció d’algun per fer-lo més aclaridor (per exemple els relacionats amb la creativitat).

És precisament el fet de la creativitat i com aplicar-la a la revisió el que vull preguntar-vos. Com ho feu? De quina forma sou valents i creatius? Deixeu-me el vostre comentari, o envieu-me’l a @davidtorne

Imatge via mandus sota llicència Creative Commons

Parlant de productivitat personal amb Maria Batet, una professional 2.0 dedicada facilitar el camí als emprenedor i  a introduir aquest món en les escoles i instituts, va sorgir la idea d’utilitzar la productivitat, les seves tècniques i principis guia per ajudar a aturats a crear la seva pròpia agenda.

Crear un planning de treball per permetre’ns tenir una activitat continuada, unes rutines a seguir, que omplin el buit de la feina i ens permetin desenvolupar la nostra faceta personal i professional.  No em refereixo a fer quelcom pel simple fet d’estar ocupat, em refereixo a traçar un pla – una visió – per decidir que volem i com aconseguir-ho.

Imatge via john.schultz sota licència Creative Commons

Cóm ens ajuda la productivitat personal quan estem a l’atur?

• Creem una agenda evitant la inacció, ens mantenim en moviment per evitar enfonsar-nos, pensant en excés en el negatiu de la situació.
• Ens dona una visió estratègica del que volem i com volem arribar-hi. Ens obliga a plantejar-nos el futur amb objectius, creant-ne un mapa detallat.
• Agafem l’acció com a via per canviar les nostres circumstancies, desenvolupant  una actitud proactiva que farà més difícil caure en el desànim si es perllonga la situació d’atur.
• Posa els recursos per gestionar idees i tasques  sense que caiguin a l’oblit o a una interminable llista de pendents. No perdem ni un bri de la nostra creativitat, ni desaprofitem idees que es poden convertir en oportunitats.
• Ens ensenya que és possible assolir fites a través de petits passos. Les accions completades acosten els objectius i ens els mostren com quelcom proper i factible.
• Aprenem a revisar i reflexionar sobre el que estem fent , sent capaços d’aplicar correccions a la nostra activitat per continuar en direcció cap a les nostres fites.
• Aprenem a valorar  els petits detalls que aporten les activitats que ens fan sentir bé i que repercuteixen en el balanç entre les arees de responsabilitat privades i professionals.
• Assimilem els conceptes de la productivitat personal, adquirint noves habilitats i fomentant hàbits que milloren la nostra forma de fer i de ser.

Que volem i com ho aconseguim

Podem començar a cercar una nova ocupació, o a crear-la, tanmateix ens veurem obligats a desenvolupar un pla estratègic. Es tracta d’un objectiu per tant haurem de pensar-hi en mode planificació natural: quin propòsit cerquem i que seria un èxit per nosaltres. Potser penses que per sortir de la situació no has de ser exigent  o no s’ha d’apuntar alt, però pensar en una ocupació ideal ajuda a pensar on volem arribar i els passos per fer-ho.

Recórrer un camí com aquest implica millorar la formació i la predisposició per acceptar canvis que d’una altra forma no ens plantejaríem. Tot i cercar un final, pot ser que durant el camí se’ns plantegin noves oportunitats, o coneguem gent que ens les pugui proporcionar o ajudar.

Mantenir la perspectiva, la visió estratègica, ens permet prendre la direcció del procés i articular una activitat a mig-llarg termini que no es limiti en revisar els mateixos anuncis, dels mateixos diaris, i les mateixes webs cada setmana.

Formem-nos

Capacitar-se és quelcom comú en tots els plans per trobar feina. També ho serà per arribar a la visió que has creat de la teva nova feina o autoocupació.  Pots començar per  buscar quin tipus de formació necessites per capacitar-te, on la pots trobar i com amortitzar el seu cost (si existeixen cursos subvencionats, ajudes especials per aturats…).

No et quedis només amb la formació formal, ves una mica més enllà i pensa en les habilitats toves,  útils en qualsevol tipus d’ocupació, aprèn sobre productivitat personal, noves tecnologies, a parlar en públic… Poden donar-te un plus d’atractiu al teu CV i ajudar a augmentar la teva eficiència i autoconfiança.

Finalment una menció per tots aquells que fa temps que no cerquen una feina, de fet amb el nivell de canvi sofert en aquest àmbit  és vàlid per a tothom. Una part del vostre pla personalitzat d’aprenentatge s’hauria de dedicar a aprendre tot allò relatiu a les noves formes per buscar feina i obtenir visibilitat a la xarxa. Ja no és suficient estar present a infojobs.net o xarxes com linkedin o xing, treballar en el nostre propi blog o utilitzar les xarxes socials generalistes és el que ens situarà en una posició d’avantatge respecte altres candidats.

Reserva temps per tu

Tenim  un gran excedent de temps  que ocuparem cercant una alternativa professional i formant-nos, però igual per la gent amb un horari rígid de feina, família, i una rutina completa és necessari reservar temps per un mateix. Les circumstancies poden ser adverses però hem de ser conscients de l’oportunitat per fer allò que abans no podíem per falta de temps (causa o excusa).

Esport, lectura, escriure, passejar, arts plàstiques, teatre amateur, cursos per introduir-te al món de la borsa, passar més temps amb els teus fills o la teva dona, anar a veure els teus pares… Semblen activitats fútils, sense transcendència per la nostra fita principal – trobar una nova ocupació remunerada – però són un dels puntals per ajudar a no caure en l’angoixa pensant constantment en el futur immediat com una via morta, els instant d’assossegament i gaudi que ens proporcionen aquestes activitats.

Ja sigui esbarjo, família o activitats per les quals sentim interès i curiositat, l’important és l’aportació en temps de qualitat que ens separa de la realitat immediata i més desagradable, donant-nos perspectiva sobre la situació. Ens pot ajudar a no caure en un cercle viciós on tot el que fem va destinat a trobar una ‘solució’ al problema.

No es tracta de mantenir una activitat per si sola, si no de d’enfocar-la per progressar i mantenir la motivació durant el procés.  L’atur, sobretot en períodes perllongats, ens empeny a  un pou on la persona acaba perdent l’esperança i les ganes de continuar endavant, aquest text només pretén mostrar com la gestió de la nostra activitat ho pot pal·liar, ajudant a crear una base per tornar a entrar al món laboral.

Ho fas pel temps que dediques als teus assumptes, per les tasques que aconsegueixes completar, o  per els objectius completats? No és quelcom complementari, aconseguir tancar temes és important, però si aquests ens deixen en una via morta,sense destinar-ho a un propòsit  tota l’energia i el temps és perd.  En part és la dicotomia de treballar per controlar la teva activitat més immediata, alhora que intentes perseguir una visió de futur.

No et deixis enganyar per programaris que et prometen ajudar-te a corregir comportaments, amb mètriques que es dirigeixen a monitoritzar la feina feta, indicant-te quan de temps dediques a tasques aprofitables i altres marcades com a pèrdua. No és un àmbit binari, més aviat sembla una paleta de color on els matisos venen marcats per la perspectiva i la relació que hi ha entre els diferents factors. Un sumatori del temps que hem aprofitat  o el perdut pot ser quelcom senzill de comprendre, però traïdor  com a factor de pes en la presa de decisions.

Imatge via HeyThereSpaceman. sota llicència Creative Commons

Jo mateix em considerava una persona productiva, de fet ho soc comparat amb l’estat del qual vaig partir fa un parell d’anys. He ordenat les meves prioritats, soc capaç de treballar enfocant en una direcció, persegueixo objectius concrets que lentament m’ajuden a definir la meva visió del que ha de ser el demà… Però encara hi ha fugues en el sistema de transmissió, no prioritzar les tasques i projectes adequats quan es treballa en paral·lel en varies qüestions a la vegada,  crear la sensació d’estar fent quelcom necessari pel simple fet de completar les accions d’un projecte sense plantejar-me prou sovint si son les necessàries o s’han de repensar de cara a augmentar-ne la seva assertivitat. Realitzar la planificació natural de forma superficial sense visualitzar quin seria l’èxit o el que es pretén amb la suficient profunditat…

La profunditat també és una magnitud per mesurar la nostra productivitat. L’equiparo amb la qualitat, amb la de fer el que realment has de fer.  Aconseguir fugir dela productivitat formal en forma de to-do lista completar, buscant la finalitat en forma de sensació o emoció que vull generar. Si preparo una festa d’aniversari no n’hi ha prou amb les accions relatives a intendència i logística, cal buscar l’espurna per fer que tothom s’ho passi bé, no només intentant que no li faltí de res. O per satisfer al client amb una millora al seu ERP per controlar el magatzem, més enllà de limitar-se a  retornar un informe vull donar-li la informació que necessita per generar una visió global del seu estoc i el seu sistema d’abastiment.  Creus que saps que has de fer o creus en el que s’ha de fer?

Viatgem cap a un horitzó, en forma de visió de futur construïda a través de la consecució d’objectius.  No podem perdre’l de vista, conformant-nos amb mirar el paisatge que ens envolta.

Per mesurar el teu progrés de forma quantitativa i qualitativa, estableix una escala per indicar el grau de prioritat de les accions i projectes completats. Divideix la teva activitat en grups segons la seva rellevància i comptabilitza’ls, t’adonaràs  si et decantes en excés pel més banal i abandones el que t’ha d’ajudar a arribar a les fites que persegueixes. Un possible model:

• L’indicador principal son els nostres objectius a completar en 1 o 2 anys vista. L’activitat que se’n derivi ha d’estar al capdamunt de la llista.
• Tots els projectes marcats amb una data de venciment propera, si no ens ve imposada per tercers som nosaltres els que hem de definir un límit pel seu tancament, a partir del qual es prenguin decisions si no s’ha fet la feina. Les activitats inacabades un cop superada la data de venciment han  de ser objecte de revisió per tal de prendre una decisió: Renegociar, Replantejar o desestimar.
• Més enllà de l’activitat relacionada amb els objectius i sense un venciment proper ens organitzem segons el generat en les nostres àrees de responsabilitat. Una execució correcta i equilibrada ens permet mantenir la nostra vida sota control, identificant assumptes a resoldre amb temps per evitar que es converteixin en problemes.
• L’esglaó més baix de l’escala son les rutines – tasques periòdiques – i altres activitats casuals i de manteniment. Alerta amb no sobrecarregar-se amb accions d’aquest tipus: Recopilem tot el que se’ns passi del cap i tingui a veure amb la nostra activitat però sabent descartar allò que no aporta res,  del contrari omplirem de serrin les nostres llistes d’accions i passarem de caminar cap a la nostra visió de futur, a  mantenir-nos ocupats.

Un dels primers símptomes de millora és descobrir que el nombre d’incendis a apagar al teu voltant es redueixen progressivament fins arribar a zero.

Les emergències son un tema a part,  pots eliminar els incendis provocats per tu però no anticipar els generats pel teu entorn. El salt qualitatiu es produeix quan ets capaç de distanciar-te de la sensació d’urgència provocada per la immediatesa  i tractant de canalitzar el problema a través del teu flow de treball, recopilant-lo i encaminant-lo a través del sistema de llistes i convertint l’extraordinari en una acció o projecte ordinari més.

La quantificació em porta a la reflexió. Tenint criteris clars de que és realment l’important podem donar un cop d’ull enrere i avaluar el fet fins el moment. Realitzar una revisió mensual de projectes ajuda a reconduir-los. Intenta realitzar aquest exercici i estic segur que arribaràs a conclusions interessants.

De la mà de Chema Cepeda i el seu projecte Salud Conectada he participat en el seu cicle de trobades virtuals per ajudar a capacitar als professionals de la salut en les noves tecnologies. En el meus cas fent una introducció a Evernote, a l’aplicació, les seves funcionalitats més bàsiques i en com incorporar-la a la nostra rutina.

Dins del post podeu trobar el vídeo de la xerrada d’una hora de durada, un review per no iniciats, explicant els fonaments i el que hi ha al voltant de l’aplicació.

Gracies a Chema Cepeda per l’oportunitat de poder parlar sobre Evernote i Productivitat personal a través d’un mitja menys estàtic que el que utilitzo habitualment. També agrair la participació Toño Parada de Siempre en la nube, amb el punt de vista més proper a l’usuari.

Tim Ferriss és l’autor de la setmana laboral de 4 hores, i altres llibres que segueixen aquesta línia experimental. El confidencial el qualificava com un heroi del 2.0, no se si arriba tant, però ell i la seva obra m’han ajudat a donar un cop de timó a la meva activitat. Una cosa és parlar productivitat personal, eficiència o ús intel·ligent dels nostres recursos i una altra és saber-ho aplicar en un entorn real per tal de millorar la nostra vida. Més enllà de la productivitat parla del camí a seguir per crear un estil de vida allunyat del assalariat o emprenedor lligat a la seva feina, potser no sigui per  a tu, però de ben segur en pots aprendre quelcom.

Des de la lectura del seu llibre la setmana laboral de 4 hores he volgut dedicar-li un post en condicions. Espero poder-vos transmetre part del missatge contingut en els seus llibres, i animar-vos a llegir-los en cas que no ho hagueu fet ja.

Imatge via Scott Beale sota llicència Creative Commons

Aprendre a prioritzar

Fa unes setmanes escrivia sobre com prioritzar les nostres activitats durant el dia. La primera bufetada encaixada a través del llibre la setmana laboral de 4 hores, va ser el fet d’obrir-me els ulls davant la importància de distingir el que representa cada acció, projecte o assumpte que tenim entre mans, no tant sols a nivell de carrega de treball sinó sobretot en quan a retorn. El 20% del que fem representa el 80% del retorn obtingut. Una premissa que ens hauria de fer plantejar-nos quanta energia em de dedicar al 80% de feina restant, sense rebaixar la qualitat del nostre servei o els acabats del nostre producte. Per exemple pot suposar una nova forma de concebre el  suport postvenda prestat als clients que exigeixen molt més del invertit.

Abandonant la faceta de la productivitat personal i entrant al vessant professional, en Tim ens introdueix el concepte del outsourcing: La contractació d’un servei extern per alliberar-nos de les tasques que no ens aporten valor.  Amb l’exemple d’un ajudant personal a qui delegar tasques administratives o de menor interès, convida a pensar en que és allò que crea valor en el nostre model de negoci, o entorn productiu  per obrir-nos a col·laborar amb tercer per descarregar la  nostra rutina i focalitzar en el que importa. Potser la subcontractació no sigui la resposta que busques, però plantejat com aprofitaries un entorn de treball en xarxa.

Abandonar la zona de confort

El segon cop d’efecte arriba amb la idea dels reptes anticomoditat. Partint del supòsit que hom viu instal·lat en una zona de confort de la qual no te necessitat de moure’s per fer front a les obligacions del seu dia a dia, pot resultar un impediment per iniciar segons quin tipus d’aventures personals o empresarials. Les incomoditats derivades del contacte amb els clients, proveïdors, o simplement els nous als deures al canviar el rol d’assalariat a petit empresari – encara que només sigui com activitat complementaria – pot convertir-se en un dels factors que ens faci desistir dels nostres objectius i plans de futur.  Els obstacles solen veure’s més com una excusa que com un  repte.

Tim ens proposa desfer-nos dels nostres complexes a través de petits reptes, a vegades fregant el ridícul, com mantenir la mirada als nostres interlocutors, o exposant-nos a l’atenció del nostre entorn, vencem la resistència  provocada per  situacions col·locades fora del nostre abast, simplement per no realitzar-les habitualment. En el meu cas vaig aconseguir incorporar el concepte a la meva rutina, fent petits passos cap a situacions que limitaven la meva progressió. El fet d’assistir a sessions de networking, reunions d’emprenedors o altres events, obligant-me a intervenir o fent breus presentacions,  va ajudar-me a treure’m  el temor a parlar en públic, i obrir-me a posicions més proactives.

Canviar la nostra forma de prioritzar i trobar vies per sortir de la nostra zona de confort capacitant per fer front a una situació de canvi continu. És una qüestió de valors, pensa que és important per a tu i en si li dediques temps o recursos perquè aquests projectes es facin realitat. Llegir el llibre em va servir per aprendre que significa aplicar la productivitat en el dia a dia, i em va obrir els ulls davant de la necessitat de buscar el canvi com a forma de modelar el meu estil de vida, acostant-lo ‘el que vull ‘ més que a ‘el que he de fer’.

Els que ahir veiem Tim Ferriss com un freak si el descobrissin ara el convertirien en un referent.

Pot ser considerat un cantamanyanes o un rei de l’autobombo, però la veritat és que és un dels meus referents. Dels recursos que ens ofereix per progressar en el que és personal i en el professional, la seva forma de difondre coneixement, conduint-lo cap al seu gran nombre de seguidors o parlant de temes avui en dia allunyats  del públic en general com el metaaprenentatge atreuen l’atenció, el primer pas per triomfar en el 2.0

Has llegit la setmana laboral de 4 hores? O algun altre dels seus llibres? Que n’has extret? Deixa el teu comentari o fes-me’l arribar a @davidtorne

Som molts els que hem viscut, alguna època de la nostra vida, per inèrcia. Dia a dia, sense pensar en el demà i sense ser conscients dels nostres deures i responsabilitats. Molts nois no saben que fan a l’escola, ni a l’institut, sabent que hi son perquè hi han de ser. Saben que ho diu la llei, els seus pares, o que per edat els toca estudiar però res més. No saben per a que s’estan formant tot i ser conscients que comptar amb una educació és important per generar oportunitats de futur, però sense ser capaços de concretar una finalitat, les conseqüències concretes del seu esforç. T’ho imagines? És molt dur persistir si no saps quin propòsit te tot plegat.

Imatge de ajari (Japó) [CC-BY-2.0], via Wikimedia Commons

GTD és una eina per gamificar la teva rutina, seqüenciant la teva activitat en accions i projectes, petites metes que poden ser vistes com un repte abastable per aquells alumnes sense estar acostumats a un treball constant, tenen la capacitat intel·lectual per assimilar els conceptes del temari. La constància, i la repetició, obren el camí a crear hàbits d’estudi i de treball.

Amb una mica de continuïtat pot passar-se de veure GTD  com un joc a quelcom més. Una forma de funcionar, d’obtenir resultats i donar sentit a la nostra activitat. Crec que el secret per convertir la idea en realitat és aconseguir que la persona s’adoni que hi ha correlació entre els resultats obtinguts –la millora – i  les dosis diàries d’esforç en forma d’accions i projectes.

Un dels grans obstacles és la gestió del flux. Aconseguir fer el que s’ha de fer en cada moment, no només en el context adequat, més aviat pensant en obtenir focus per acabar l’acció que tens entre mans i no interrompre-la per navegar per la xarxa, per començar quelcom que et bé més de gust, o simplement per deixar volar la teva imaginació. El fet de desglossar tasques en accions pot ajudar a donar una major continuïtat en un inici, juntament amb l’hàbit de recopilar per enviar al nostre inbox tot el que se’ns al cap intensificarà el ritme i la productivitat del estudi, escurçant temps per realitzar els deures i les sessions d’estudi.

Productivitat per estudiants: “Fer el necessari en menys temps, i guanyar espai pel que vols fer en realitat”

Pots pensar que per convidar a un adolescent a desviar tot el seu flux de creativitat, en fets  que per tu poden ser nimietats o distraccions sense substancia  al seu inbox pot ser impossible. Continuat amb la gamificació, l’èxit pot estar en fer-lo entrar en un mode GTD de treball, la creació d’un entorn amb unes normes de conducta lleugerament diferents a les habituals, on el que impera és la utilització dels 5 passos. Dedicar una hora al dia a treballar d’aquesta forma, preferiblement quan es troba fora de l’escola sense supervisió.

El punt final per una implantació horitzontal del sistema és la creació de l’hàbit de la revisió setmanal. L’exercici en si ens ajuda a ser conscient de l’estat dels nostres assumptes, en un alumne pot prevenir l’oblit de dates senyalades, com l’entrega de treballs o d’exàmens, preparar les coses amb temps evitant l’efecte última hora. El fet de tenir presents el que no ha anat bé durant la setmana, el que no s’ha finalitzat, s’ha demorat o el que esta per vindre se’ns dubte obligarà a dedicar un mínim temps de reflexió i a prendre decisions.  La idea seria realitzar-ho a classe, en hores de tutoria per compartir-ho amb el tutor, l’orientador o el psicòleg de centre segons el cas. Facilitaria el seguiment de l’alumne, i l’implicaria en els seus deures com a estudiant.

Crear els automatismes de recopilar, processar, organitzar, revisar i fer, fent que de forma conscient assigni temps i energia per dur a terme cadascun dels cinc de forma segmentada, sense barrejar-los pot ser el punt inicial per enlairar-se, començar a treballar de veritat i aconseguir coses importants.

El post esta ple de conjectures i suposicions, per exemple qui sedueix al alumnat per utilitzar GTD? Evidentment és una feina en equip entre professors i tutor, el que segons la meva opinió els hi hauria de vendre la idea. Si ets un bon estudiant dubto molt que rebutgis una forma de treballar millor, per la resta pot explotar-se la vena geek amb els recursos que ens poden aportar les tècniques de gasificació, o simplement plantejar-ho com una forma per actuar i portar la rutina d’una forma diferent, en tot cas qui marc la diferencia per convèncer i trobar la clau per definir els punts més desdibuixats d’aquesta implementació és el professor, com sempre, però el fet de conèixer la persona i la seva realitat és el que marca la diferencia, una vegada més.

No entrem en els nivells de perspectiva i la seva idoneïtat per marcar-se reptes de futur. La verticalitat de GTD pot ajudar a marcar-se reptes en forma de d’assignatures superades, cursos i metes a més llarg termini que requereixin l’aprenentatge i consolidació d’habilitats que requereixen formació fora del sistema oficial. Queda pendent per un pròxim post, de totes maneres podeu recorre al blog Coaching para jovenes de Paz Garde on es toca el tema i es parla de GTD en aquesta àrea.

Fa molts anys que vaig abandonar el sistema educatiu però em sembla que no ha canviat gaire en temes d’autogestió i motivació, no voldria ser injust però crec que l’atenció individualitzada cada cop és més difícil i sistemes com GTD pot ajudar a responsabilitzar dels seus assumptes als joves. El mon canvia i si cada cop em de formar gent més autònoma i autosuficient que pensin més com un freelance que com un assalariat, GTD se’ns dubte és una peça important del trencaclosques.

Se que hi ha força professors que llegeixen el blog, ¿Ho veieu factible? Deixeu el vostre comentari o feu-me’l arribar per @davidtorne

Quan penses com millorar la teva productivitat, una de les primeres idees que sovint tens és recórrer a tècniques, estratègies o sistemes o implementar noves eines. No obstant això, millorar la teva productivitat és quelcom una mica més complex que aplicar unes quantes tècniques i res més.

Al meu entendre, si realment vols augmentar els teus resultats i aconseguir fer més en la teva vida, hi ha 3 conceptes clau que has de tenir en compte: claredat, hàbits i flexibilitat.  Si segueixes llegint descobriràs com enfocar-los per crear el teu propi sistema de productivitat. De què serveix esforçar-se per ser més productiu si no tens clar què vols aconseguir? Quin sentit té aconseguir més temps lliure si no tens cap propòsit?

Imatge via jinax sota llicència Creative Commons

Per aconseguir aquesta claredat necessites definir objectius (SMART) específics, mesurables, que et motivin i que tinguin una data límit.

La productivitat, com moltes altres coses, és qüestió d’hàbits.

Si fas el que sempre has fet aconsegueixes el mateix de sempre. No ens enganyem, si vols aconseguir resultats diferents i millorar la teva productivitat has de fer les coses de manera diferent, i això passa per canviar els teus hàbits de treball.

La flexibilitat és clau a l’hora de millorar la productivitat, ja que encara que tinguis els teus objectius clars i estiguis disposat a canviar els hàbits de treball, el camí per arribar-hi no ho està tant.

De la mateixa manera que un míssil es mou a esquerra i dreta abans d’arribar la seva diana, també has de corregir la teva trajectòria mentre et mous al teu objectiu.

Per ajudar-te en el camí és important tenir un mètode d’organització que et funcioni i sigui eficaç. N’existeixen de diferents que poden ser-te útils i que funcionen per varis perfils d’usuari:

• Si tens moltes tasques entre mans i necessites una gran organització perquè tot tingui sentit, GTD (Getting Things Done) pot resoldre el teu problema.
• Si t’agrada mantenir la gestió al mínim i utilitzar un sistema de llistes que simplifica en passos tot el que necessites fer, Autofocus pot ser-te útil.
• La tècnica Pomodoro pot ajudar-te si prefereixes treballar en petits períodes de temps, controlats per un temporitzador, per evitar les distraccions.
• “No trenquis la cadena” – Consisteix a crear una cadena de dies productius ratllant el que fas en el teu calendari Necessites ser consistent en els teus hàbits? “No trenquis la cadena” pot ser el teu mètode.

Pots començar provant alguns abans de decidir quin és el que millor s’adapta a les teves necessitats, o que més t’agrada.

Que alguns dels teus intents no funcionin, no vol dir que hagis fallat. Només considera cada prova, cada experiment com una experiència de la que pots aprendre, i no només un intent fallit.

Si algun sistema et resulta difícil, pren-t’ho amb calma. Si no et funciona, deixa’l i intenta alguna cosa diferent. Si no et serveix del tot, fes servir només una part. Queda’t amb els que et funcionin millor i aplica’ls sempre que puguis.

Per què no barrejar diferents tècniques, sistemes o filosofies per crear el teu propi mètode d’organització?

Personalment, m’agrada l’anomenat per alguns “mètode Frankenstein”, que consisteix en un sistema propi construït a partir de peces i trossos de múltiples mètodes que creen un flux de treball que funciona per a mi. És un mètode personalitzat nascut a base d’anar adaptant diferents filosofies i fer canvis fins a trobar el que em resulta útil.

T’interessa millorar la productivitat?

Tingues en compte que encara que tenir un mètode d’organització pot ajudar-te en el teu camí, ser més productiu implica un compromís de la teva part, una certa reestructuració dels teus propis models mentals i els teus hàbits. Per descobrir millors formes de gestionar la teva feina i millorar la teva productivitat, és important tenir una idea clara de què vols aconseguir. Comença a aplicar aquests principis en la teva vida avui mateix i gaudeix d’un demà millor.

Quins elements creus que són importants a l’hora de millorar la productivitat? M’ interessa la teva opinió sobre això! Si us plau, deixa els teus comentaris.

Sóc Rosa Ortiz, autora del bloc Como Organizar Tu Trabajo. Ajudo persones com tu a millorar la seva organització i productivitat a través dels meus articles o amb el meu recent servei de consultoria (info@organizatutrabajo.com)

Un dels punts forts dels sistemes de productivitat personal com GTD o autofocus és la forma com fixen les teves prioritats. Acaben amb la necessitat d’establir tasques prioritàries que prevalguin per sobre de la resta. La classificació per contexts, energia i temps de la nostra llista de properes accions ho evita en gran part.

Tot i així, si administres una llista de 50 o més accions a realitzar et pot ser útil establir l’imprescindible a realitzar durant la teva jornada. A continuació tens  varies vies per entreveure aquelles tasques importants de veritat, i no quedar-nos només amb les que tenen un major pes aparent.

Imatge via fazen sota llicència Creative Commons

Procrastina activament

Tenint en compte les dates límit, quines tasques has de fer de forma ineludible avui mateix? Quines son aquelles que no pots deixar per demà perquè ja serà massa tar? I a l’altra banda, quines son aquelles que poden demorar-se 24 hores sense això provoqui un daltabaix?

Les dates d’entrega son poderoses, ens permeten treure tot el suc a la Llei de Parkinson. Ajustem la nostra feina al temps que disposem per fer-la, aconseguirem un major aprofitament del nostre temps i energia. Treballar amb l’espasa de Dàmocles que representa un límit temporal, és un gran condicionant per focalitzar  al màxim.

Si les dates d’entrega venen marcades per tercers no tindràs cap problema per dur-ho a terme,  condicionant la teva forma d’actuar i sobretot en decidir que fer ‘avui’. Si ets tu qui fixa la data límit pots ser víctima dels teus propis errors d’apreciació amb dates orientatives, i enganyant-te distorsionant límits d’entrega per tal de prioritzar certs assumptes a través dels teus venciments. Contra això només val el rigor i la reflexió.

Usa el teorema de Pareto

Quines son les tasques que s’emporten que suposen el 80 per cent del pes de la teves pròximes accions?  Identifica les accions de la teva llista que et retornaran el major valor. El principi de Pareto ens diu que un 20 per cent de les nostres tasques ens aporta el 80% dels resultats, si som capaços d’identificar-les podem millorar el rendiment obtingut en el dia a dia.

Pensa una mica,  la teva llista de pròximes accions esta plena de tasques de manteniment, rutines, accions que no treballen per apropar-te als teus objectius. Entens per on vaig? El rendiment econòmic o la satisfacció personal son magnituds igual de valides, sempre que tinguis clars els teus valors i visió de futur.  Per això és tant important comptar amb un fons a llarg termini ja definit, ens permet tenir criteris clar per les decisions del dia a dia.

Una altra forma d’enfocar-ho és seleccionar el 20% de les següents accions que generaran el 80% del volum de treball per la seva complexitat. El kit de la qüestió és seleccionar-les per realitzar-les a primera hora, quan estàs en millors condicions per tal de no perdre el teu punch en nimietats i anar al gra.

Altes prioritats

Quines son aquelles circumstancies que poden obligar-te a interrompre el teu pla de treball diari? Més enllà de confeccionar la teva llista B amb les accions més destacables a realitzar, el ventalls de les prioritats s’estén més enllà de la teva llista de tasques, cap al terreny dels imprevistos i interrupcions, on tot es difumina i es confús.

No ha de ser traumàtic sempre que seguim la pauta de clarificar els nostres criteris. Contesta la següent pregunta:

En quina situació et veuries forçat a deixar de banda el teu pla de treball per atendre un imprevist?

Si ets capaç de donar una resposta clara, sense un excés de situacions que tinguin la suficient prioritat per trencar el teu flow, hauràs aconseguit definit la teva llista d’urgències. Entenent-les com l’indicador per canviar el focus d’atenció sense passar pel procés de recopilar, processar i organitzar. En el meu cas la llista només es redueix als indicadors: problema familiar i problema laboral que impedeix seguir treballant a un client o col·laborador.

Alerta, si és una llista massa extensa hi ha alguna cosa que falla. De veritat has de parar de dedicar-te al que estàs fent per tantes coses. Potser no has definit bé les teves prioritats, no tens un  compromís real amb el que fas, o simplement no t’has dedicat prou a definir els teus indicadors.

Quan comencis el dia recorda, primer les accions imprescindibles, després les importants – relacionades amb els teus objectius – després la resta, i si es planteja qualsevol problema durant la jornada recorda els indicadors que senyalen les urgències de veritat, la resta s’envia a l’inbox  i queda a l’espera de ser processat.

Si t’hi has fixat, quelcom tant ordinari com escollir el més important te un fons on la reflexió sobre la nostra activitat te una especial importància, de fet resulta determinant per administrar-nos de forma adequada a diferents nivells, diari, setmanal i més enllà. Si no et veus capaç de definir uns objectius, una visió de futur, o d’identificar el propòsit i els valors que et mouen, o si pel contrari creus que no t’aporta res dedicar tant de temps a aquestes qüestions t’aconsello que comencis per dedicar un parell d’hores a la setmana a fer una revisió de la teva activitat, a les poques setmanes t’adonaràs  de l’augment en la fluïdesa al prendre aquest tipus de decisions…  Accepta el repte, que hi pots perdre?