![\"\"](\"https:\/\/lh5.googleusercontent.com\/-V8P4DFaNuM4\/T1Ua0bkaz4I\/AAAAAAAAB0k\/6bruuBZU2PE\/s640\/gtdorganiza.jpg\")
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Despu\u00e9s de recopilar todo lo que nos preocupa<\/a>, y procesar las acciones<\/a> que se derivan de ello, hemos de racionalizar la organizaci\u00f3n de toda la informaci\u00f3n que contiene nuestro sistema. En el post de hoy \u00a0hablo de c\u00f3mo organizar nuestras tareas, \u00a0pero tambi\u00e9n de c\u00f3mo estructurar los elementos que entran en juego en nuestro GTD<\/a> para que funcionen de forma eficiente.<\/p>\n Imagen v\u00eda karindalziel<\/a> bajo licencia Creative Commons<\/a><\/p>\n No todo tiene que ir a parar a la lista de siguientes acciones. La agenda nos sirve para programar tareas un d\u00eda y\/o una hora concreta. Crear una nueva dimensi\u00f3n a tener en cuenta, la de nuestros compromisos diarios. Utilizarla correctamente permite descargar las listas de elementos que pueden no encajar, evitando el esfuerzo de pensar si la acci\u00f3n se realizar\u00e1 en un momento concreto y cu\u00e1ndo<\/strong>. Crear una acci\u00f3n a tu inbox incluyendo d\u00eda y hora en su descripci\u00f3n rompe la armon\u00eda. Creas una divisi\u00f3n artificial entre las acciones: Las acciones convencionales y los recordatorios.<\/em><\/p>\n El uso de la agenda conlleva la creaci\u00f3n de los h\u00e1bitos de la revisi\u00f3n diaria y semanal<\/strong> para preparar los pr\u00f3ximos compromisos, evitando descuidos no deseados. Si conseguimos implantarlos, ayudaremos a consolidar la confianza en nuestro sistema GTD.<\/p>\n El archivo puede parecer un elemento secundario en la gesti\u00f3n de nuestro flujo de trabajo, pero se convierte en un foco de caos potencial<\/strong>. No contar con un sistema de clasificaci\u00f3n f\u00e1cilmente comprensible y no realizar un mantenimiento\/revisi\u00f3n peri\u00f3dico, puede generar demora y frustraci\u00f3n cuando necesitamos localizar algo necesario para una acci\u00f3n o proyecto en marcha.<\/p>\n Para nuestro archivo material crearemos una clasificaci\u00f3n por orden alfab\u00e9tico. Podemos optar por realizar una subclasificaci\u00f3n m\u00e1s en cada separaci\u00f3n (por a\u00f1os, proyectos, clientes)<\/em>, pero sin complicarlo m\u00e1s. Simple e intuitivo<\/strong>.<\/p>\n Para nuestro archivo virtual pueden seguir los consejos de mi \u00faltimo post hablando del tema de archivar a Evernote<\/a>. Si usas cualquier otra aplicaci\u00f3n es igual, los principios son los mismos.<\/p>\n Para los proyectos soy partidario, para las acciones que implican como por el material que requieren, de crear un entorno separado<\/strong> de las listas de acciones<\/strong> y del archivo. Para el material de los proyectos trabajo con un stack de notebooks<\/a> que agrupe el material de cada uno de los proyectos en marcha separado del archivo, al que pasaran cuando se cierre el proyecto. Por el material real – no virtual <\/em>– uso un conjunto de carpetas fuera del archivo que est\u00e1n en un clasificador sobre la mesa de trabajo. Siempre a mano para no perder tiempo buscando y no perder la concentraci\u00f3n.<\/p>\n Para la gesti\u00f3n de las acciones y el flujo de trabajo utilizo un espacio independiente en las listas. Lo pod\u00e9is ver en mi post sobre facilethings<\/a>.<\/p>\n Qued\u00e9monos con las b\u00e1sicas del sistema, huyendo de los inventos de fabricaci\u00f3n propia. El hecho de incluir listas para acumular peque\u00f1as tareas, preguntas, dudas etc… Ensucia el sistema, crea confusi\u00f3n. He dado un giro a la simplicidad cambiando el concepto lista por tag<\/strong>.<\/p>\n Empezamos clasificando nuestras acciones por contextos ajustados a nuestra realidad<\/a>, que nos permitan describir la tarea con m\u00e1s precisi\u00f3n. Si se trata de una acci\u00f3n con una propiedad adicional a destacar podemos clasificarla con un tag extra. Ejemplo: Lectura<\/em>. Como siempre procuremos no abusar de ellos para no satura y derivar hacia el ineficiencia.<\/p>\n Puedes aplicarlo en sistemas informatizados, pero tambi\u00e9n de baja tecnolog\u00eda<\/a>, realizando subapartados en tus listas de papel. Nuestro objetivo debe ser acceder a la acci\u00f3n o lista de acciones en uno o dos movimientos. \u00a0Entendiendo el movimiento como uno o dos clics de rat\u00f3n, o la apertura de separadores de nuestro sistema en papel o tarjetas. Dinamismo y asertividad que se traducen en seguridad en nuestro sistema Get Things Done<\/a>.<\/p>\n La diferencia entre un buen sistema GTD y un GTD excelente est\u00e1 en la aplicaci\u00f3n de la ortodoxia, la simplicidad y el saber cuidar los detalles. La simplicidad nos lleva a la eficiencia, y la ortodoxia evita desviaciones no deseadas<\/strong>. \u00bfCu\u00e1les son los elementos que te cuesta m\u00e1s gestionar de tu sistema? \u00bfPorque? \u00bfA\u00f1adir\u00edas alg\u00fan otro componente en la lista? Seguro que tu comentario nos ayuda a reflexionar.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Despu\u00e9s de recopilar todo lo que nos preocupa, y procesar las acciones que se derivan de ello, hemos de racionalizar la organizaci\u00f3n de toda la informaci\u00f3n que contiene nuestro sistema. En el post de hoy \u00a0hablo de c\u00f3mo organizar nuestras tareas, \u00a0pero tambi\u00e9n de c\u00f3mo estructurar los elementos que entran en juego en nuestro GTD … <\/p>\nAgenda<\/h2>\n
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