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\u00bfPodemos vivir sin papel? No, quiz\u00e1s en un futuro donde la digitalizaci\u00f3n y la comunicaci\u00f3n por medios electr\u00f3nicos se hayan extendido a todos los procesos de nuestra vida cuotidiana, seguro que la utilizaci\u00f3n de un soporte material para cualquier tipo de documentaci\u00f3n ser\u00e1 una realidad, pero hoy por hoy todav\u00eda debemos seguir trabajando con ‘papel’<\/em>. Lo que s\u00ed es posible es la reducci\u00f3n del volumen de documentaci\u00f3n material que gestionamos<\/strong>.<\/p>\n Trabajar sobre formato digital dinamiza la gesti\u00f3n y el acceso a nuestra documentaci\u00f3n. Podemos llevarlo todo encima y utilizarlo siempre que lo necesitamos v\u00eda dispositivo. Las siguientes l\u00edneas repasan el trabajo a realizar para reducir la presencia del papel en tu vida diaria.<\/p>\n Imagen v\u00eda\u00a0Jonathan D. Blundell<\/a>\u00a0bajo licencia\u00a0Creative Commons<\/a><\/p>\n <\/p>\n Las herramientas necesarias para pasar a ser un digitalizador<\/em> son un esc\u00e1ner y un dispositivo m\u00f3vil. El primero para acabar con todo lo que sea imposible recibir sobre formato digital, ya sea porque la empresa proveedora no lo ofrece o por no existir un equivalente en formato archivo (por ejemplo un manual de usuario)<\/em>. El dispositivo m\u00f3vil<\/a>, un smartphone o un tablet, es indispensable para acceder a tu informaci\u00f3n desde cualquier lugar.<\/p>\n \u00a0El segundo paso consiste en conseguir recibir el m\u00e1ximo de documentaci\u00f3n posible en formato digital<\/strong>. Las facturas de proveedores de telefon\u00eda, internet y otros servicios generalistas ya ofrecen este servicio, por no hablar de los recibos bancarios que tu entidad te ofrece recibir en formato electr\u00f3nico (generalmente en pdf)<\/em> pensando en el factor ecol\u00f3gico y siempre de forma desinteresada<\/em>. Para el resto ser\u00e1 cuesti\u00f3n de preguntar: Confecciona una lista de todos los servicios por los que recibes factura peri\u00f3dicamente, y pregunta, a trav\u00e9s del mail o del espacio de contacto de la web del proveedor, si disponen de la opci\u00f3n de factura digital. No tienes nada que perder, por no mencionar que preguntar har\u00e1 que el proveedor perciba la cuesti\u00f3n como una nueva necesidad de sus clientes.<\/p>\n Para el resto de documentaci\u00f3n que recibes y gestionas no te queda otra que hacerlo t\u00fa mismo. Si te paras a pensar en el volumen de trabajo que representa puede ser que te ahogues, te recomiendo que sigas la siguiente secuencia para hacer el proceso m\u00e1s digerible y racional:<\/p>\n Buscamos la racionalidad sistema<\/strong>. No nos lancemos a una vor\u00e1gine digitalizadora para acabar con el papel en nuestras vidas. Empecemos por digitalizar la documentaci\u00f3n que habitualmente utilizamos m\u00e1s, o aquella que se genera con m\u00e1s cantidad (facturas, recibos …).<\/em> La finalidad de comenzar con un archivo parcial es ganar tiempo para desarrollar un sistema de clasificaci\u00f3n y b\u00fasqueda<\/a> de la informaci\u00f3n. Una vez sepamos c\u00f3mo distribuir los diferentes tipos de documentos<\/a>, y la forma como extraerla informaci\u00f3n (b\u00fasquedas u otras …) lo extenderemos a toda nuestra documentaci\u00f3n.<\/p>\n En fases posteriores incorporaremos el escaneo de otro tipo de material. Hago menci\u00f3n de dos en casos en especial: los manuales y las tarjetas personales o con datos de contacto. Hace poco Jamie Todd Rubbin un embajador Evernote<\/a> me descubri\u00f3 una utilidad genial que te puede ahorrar muchos disgustos y molestias en el momento de localizar manuales de electrodom\u00e9sticos o dispositivos<\/a>:<\/p>\n Escanea el manual y gu\u00e1rdalo en Evernote. Una vez sincronizada la nota con la nube obtiene la Evernote link y genera un c\u00f3digo QR<\/a>\u00a0a partir de \u00e9l, tienes un gran n\u00famero de aplicaciones en la red que te permitir\u00e1n hacerlo. Finalmente pega el c\u00f3digo QR en un emplazamiento discreto del electrodom\u00e9stico, cada vez que surja cualquier problema y tengas que consultar el manual podr\u00e1s escanear el c\u00f3digo con tu smartphone y acceder con un clic.<\/p>\n Se acabaron los cabreos y momentos de frustraci\u00f3n por no encontrar la referencia t\u00e9cnica cuando te hace falta.<\/p>\n Otro tipo de informaci\u00f3n que me resulta especialmente molesta de recopilar y conservar en papel es la de las tarjetas de visita y los folletos de informaci\u00f3n<\/strong>. Hab\u00eda probado de conservarlas en un sobre o en un clasificador, pero sin saber como siempre desaparec\u00edan. Ahora creo una nota-fotograf\u00eda y las guardo en mi Evernote. Con el sistema de reconocimiento de texto y las opciones de b\u00fasqueda<\/a> puedo localizar lo que me hace falta.<\/p>\n Finalmente hacer menci\u00f3n a la documentaci\u00f3n a conservar una vez digitalizada. Evidentemente debemos conservar las facturas que nos lleguen en papel y documentos legales, el resto queda a nuestro criterio. Podemos optar por guardarlo durante un per\u00edodo de tiempo determinado, unos 6 meses por ejemplo, despu\u00e9s deshacernos de ellos.<\/p>\n \u00bfHas iniciado el camino hacia una vida sin papel? Ya sea con Evernote o con cualquier otro gestor documental, lo que importa es tener claro el c\u00f3mo y el que digitalizar<\/strong>. Me gustar\u00eda que comparti\u00e9ramos aquellas cuestiones que han surgido durante el proceso, problemas de operativa y de usabilidad del sistema, para compartir la experiencia y resolver dudas de los lectores del blog. La zona de comentarios est\u00e1 a vuestra disposici\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u00bfPodemos vivir sin papel? 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