![\"\"](\"https:\/\/lh5.googleusercontent.com\/-LV89W870upo\/T-IbhWo5vQI\/AAAAAAAACK4\/tcrfAdYnSDU\/s640\/taxes.jpg\")
<\/p>\n<\/p>\n
Tenemos una idea absolutamente peyorativa de la burocracia. Como algo que entorpece y dificulta nuestro trabajo, nuestras iniciativas. No son m\u00e1s que un conjunto de procedimientos que pretenden sistematizar y llevar orden en nuestras relaciones con el mundo de la empresa y el de la administraci\u00f3n. \u00bfQu\u00e9 tiene que ver con GTD? <\/em>Una parte importante del sistema consiste en el planteamiento y estructuraci\u00f3n de nuestra actividad. Como dividimos nuestros proyectos en acciones<\/a>, como las organizamos y clasificamos, como revisamos nuestro sistema, c\u00f3mo gestionamos nuestro repositorio de ideas (Lista Alg\u00fan d\u00eda)<\/em>, como delegamos tareas… y m\u00e1s all\u00e1 de lo que establece el m\u00e9todo, qu\u00e9 pr\u00e1cticas sistematizadas adoptamos para adecuarlo a nuestra forma de trabajar.<\/p>\n Imagen v\u00eda JeffGamble<\/a> bajo licencia Creative Commons<\/a><\/p>\n <\/p>\n Aquel que nos permite realizar nuestra actividad focalizando en hacer<\/a>, sin aplicar correcciones o experimentar desviaciones en la ejecuci\u00f3n. Un ejemplo ser\u00eda c\u00f3mo clasificamos nuestras acciones y proyectos. En el caso de las acciones las marcamos con un nivel de energ\u00eda, de tiempo y con los contextos que corresponda. Muchos a\u00f1aden tags que les sirven para crear una segunda subclasificaci\u00f3n (si escribo por el blog utilizo el contexto #ordenador y el tag #escribir)<\/em>. El aumento de la granularidad puede ser positivo en caso de que consiga hacer la lista de acciones m\u00e1s intuitiva, pero si caemos en la trampa de sobrecargar la tarea con 2 o 3 tags el sistema descarrilar\u00e1.<\/p>\n Otro ejemplo es la sobreplanificaci\u00f3n de nuestros proyectos. Convertimos una anotaci\u00f3n de nuestro inbox en un proyecto y lo desglosamos en una secuencia de acciones<\/a>, intentando prever todas las etapas y tareas que implica. Nos suele pasar cuando nuestros perjuicios – formaci\u00f3n y experiencia –<\/em> nos empujan hacia una planificaci\u00f3n en forma de diagrama de Gantt<\/a>, una secuencia de tareas a realizar, y nos aleja de la planificaci\u00f3n natural. Planteamos el proyecto como lo que tenemos que hacer y no como lo que queremos conseguir<\/strong>, lo que seguro que nos obligar\u00e1 a replantearlo m\u00e1s adelante.<\/p>\n Perjuicios, pero tambi\u00e9n la falsa sensaci\u00f3n de seguridad que nos da gestionar nuestra actividad. Creemos que controlamos lo que tenemos que hacer, pero si no vamos en cuenta acumular acciones y proyectos en nuestro sistema de listas sin que \u00e9stas avancen.<\/p>\n En el blog ya he tratado de los beneficios de seguir el m\u00e9todo al pie de la letra<\/a>, y como el exceso de creatividad puede hacer naufragar nuestro sistema de listas. Pero dentro de unos l\u00edmites razonables podemos conseguir eficiencia a trav\u00e9s de simplificar nuestro sistema. Replante\u00e9monos nuestros contextos, \u00bfpodemos eliminar o unificar alguno de ellos?<\/em> No es algo f\u00e1cil, hace falta conocer nuestra actividad con cierta profundidad y reflexionar sobre lo que hacemos. El objetivo es crear una imagen exacta de nuestra realidad a trav\u00e9s de la enumeraci\u00f3n de este atributo para las acciones. Si lo hacemos correctamente desarrollaremos una lista estable a la que no tendr\u00e1s que incorporar elementos con frecuencia<\/strong>.<\/p>\n Un consejo, cuando revises tus \u00e1reas de responsabilidad plantea una revisi\u00f3n de tus contextos<\/a>. Si han variado tus responsabilidades quiz\u00e1 tambi\u00e9n lo habr\u00e1n hecho el entorno donde la llevas a cabo.<\/p>\n Otro consejo en la l\u00ednea de la ortodoxia (la que nunca falla) es el de realizar todas las revisiones tal y como recomienda el sistema: semanal, trimestral y anual<\/em>. No mezcles los conceptos que hay en cada una de ellas y no las acabar\u00e1s convirtiendo en algo tedioso<\/strong> e inoperativo<\/strong>. Si quieres a\u00f1ade una diaria para enfocar la actividad del d\u00eda siguiente, pero no caigas en la trampa de crear un checklist<\/a> para revisar a saber que\u2026 c\u00e9ntrate en la agenda y las tareas clave del d\u00eda siguiente.<\/em><\/p>\n GTD es un sistema puesto en pr\u00e1ctica por infinidad de personas, por eso podemos afirmar que la malla de normas y pr\u00e1cticas que componen el sistema funciona de verdad. Sin embargo hay margen para una simplificaci\u00f3n sensata que aligere su uso.<\/p>\n Uno de los post que m\u00e1s me ha gustado m\u00e1s \u00faltimamente lo le\u00ed en Hanami Desing. Resumiendo en una frase ven\u00eda a decir que no hay ning\u00fan despilfarro de tiempo mayor que el dedicado a implementar el sistema, en lugar de trabajar con \u00e9l. Su autor, al igual que yo tiempo atr\u00e1s, gestionaba su GTD con Evernote<\/a>, y adem\u00e1s de dedicar tiempo a los 5 pasos b\u00e1sicos, dedicaba una cantidad de tiempo a organizar su sistema de listas, clasificadores y filtros para organizarse con eficiencia, lo que acababa desvi\u00e1ndole de sus objetivos.<\/p>\n Esta misma reflexi\u00f3n me llevo hace tiempo a iniciar una b\u00fasqueda de una aplicaci\u00f3n orientada a GTD que satisficiera mis necesidades, parece que con facilethings la he encontrado<\/a>. Os recomiendo que busqueis una aplicaci\u00f3n pensada espec\u00edficamente para GTD, si es gratuita mucho mejor pero si get things done<\/a> se ha convertido en el mecanismo rector de tu actividad y lo utilizas tanto en lo profesional como en lo personal, no hagas ascos a las alternativas de pago<\/strong>.<\/p>\n En otra l\u00ednea, busca formas para sistematizar, hacerlo siempre de la misma manera, los procesos m\u00e1s habituales del m\u00e9todo. Esto te ayudar\u00e1 a interiorizarlos. Crear un checklist para la revisi\u00f3n semanal<\/a> te permitir\u00e1 repetirla siempre de la misma manera, evitando olvidos y aumentando la seguridad que haces las cosas como se deben hacer. Establece una periodicidad fija para procesar tu inbox, reserva 2 horas para hacer la revisi\u00f3n semanal y procura que siempre sea en el mismo intervalo de tiempo, clasifica las acciones antes de salir del inbox… peque\u00f1os detalles que marcan la diferencia<\/a> y crean calidad de trabajo.<\/p>\n La burocracia puede parecer gris \u2013 de hecho lo es \u2013 pero resulta indispensable para el \u00e9xito de los proceso y el despliegue del sistema de forma correcta. Una forma de encauzar nuestra energ\u00eda, evitar el libre albedrio, y no acabar en la cuneta con cubierto por un mont\u00f3n de listas proyectos y acciones con los que no sabes que hacer. \u00bfPrestas atenci\u00f3n a estos procesos? \u00bfTe preocupas para que todo vaya como debe ir? Si has desarrollado sistemas propios para hacer las cosas deja tu comentario, es algo que te agradecer\u00e9<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Tenemos una idea absolutamente peyorativa de la burocracia. Como algo que entorpece y dificulta nuestro trabajo, nuestras iniciativas. No son m\u00e1s que un conjunto de procedimientos que pretenden sistematizar y llevar orden en nuestras relaciones con el mundo de la empresa y el de la administraci\u00f3n. \u00bfQu\u00e9 tiene que ver con GTD? Una parte importante … <\/p>\n\u00bfQu\u00e9 nivel es el necesario?<\/h2>\n
Buscando la simplicidad<\/h2>\n
Sistematiza<\/h2>\n