![\"\"](\"http:\/\/lh4.ggpht.com\/_S7kpEAzvdNg\/TIaAzj4HL3I\/AAAAAAAAA3k\/t-z2ICc1OpM\/s800\/gtdlist.jpg\")
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Imatge via\u00a0mandiberg<\/a> sota llic\u00e8ncia\u00a0Creative Commons<\/a><\/p>\n En un post anterior<\/a> daba un repaso r\u00e1pido al sistema de listas GTD<\/a>, se repasaba la estructura base de las listas y cu\u00e1l era su funci\u00f3n dentro del sistema. En el siguiente, adem\u00e1s de refrescar la memoria sobre el tema voy a entrar con m\u00e1s profundidad en c\u00f3mo utilizarlas, y sobre que tener en cuenta para mantener el dinamismo, estableciendo criterios para escoger el soporte para trabajar con GTD<\/a> (tarjetas, libretas, aplicaciones inform\u00e1ticas) y alg\u00fan extra para aumentar la eficiencia de nuestras tareas m\u00e1s inmediatas. BANDEJA DE ENTRADA<\/strong>.\u00a0Depositaremos todas las acciones o tareas que se nos presenten.\u00a0En una segunda fase \u00e9stas se procesan, distribuy\u00e9ndolas en el resto de carpetas del sistema, elimin\u00e1ndolas o archiv\u00e1ndolas.\u00a0Personalmente registro todas las ideas, problemas pendientes de resoluci\u00f3n que se presenten, o potenciales proyectos a realizar.\u00a0A pesar de ser una idea remota, la dep\u00f3sito en la Bandeja de entrada<\/em>, al procesarla ya lo enviar\u00e9 a la lista Alg\u00fan d\u00eda, o abrir\u00e9 un nuevo proyecto definiendo las siguientes acciones a realizar.\u00a0La cuesti\u00f3n es descargar nuestra mente para no perder ni un \u00e1pice de nuestra creatividad.<\/p>\n SIGUIENTE<\/strong>.\u00a0Reservada para las acciones a realizar a corto plazo, durante el d\u00eda o la semana.\u00a0Se nutre tanto de tareas de la Entrada, como de las listas restantes.\u00a0La \u00fanica condici\u00f3n es que la acci\u00f3n se realice en breve.\u00a0M\u00e1s adelante hablo de un sistema paralelo de listas para aumentar su eficacia.<\/p>\n EN ESPERA<\/strong>.\u00a0Se enumeran los asuntos que necesitan la participaci\u00f3n de un tercero ser finalizados.\u00a0Recibir una respuesta por correo, una llamada, una verificaci\u00f3n de un trabajo realizado.\u00a0Seg\u00fan nuestro trabajo puede quedar reducida en una la an\u00e9cdota, o si dependemos de terceras personas con frecuencia, convertirse en un punto de referencia.\u00a0En cualquier caso tenemos que revisarla peri\u00f3dicamente seg\u00fan el uso: Diaria o superior si tiene un gran movimiento, o semanalmente si su uso es moderado.<\/p>\n PROYECTOS<\/strong>.\u00a0 Abrimos una lista para cada uno de los proyectos en marcha. Consideremos un proyectos aquella tarea que consta de m\u00e1s de una acci\u00f3n f\u00edsica para ser completado, por lo tanto ser\u00e1 f\u00e1cil que acaben siendo numerosos.\u00a0Es aconsejable eliminar las listas de proyectos al terminar la \u00faltima acci\u00f3n.\u00a0No debemos temer abrir listas de esta tipolog\u00eda, su gran n\u00famero nos har\u00e1 darse cuenta de la multitud de asuntos que tenemos entre manos.<\/p>\n ALG\u00daN D\u00cdA<\/strong> es la lista donde se acumulan todas aquellas tareas y potenciales proyectos que no tienen fecha de entrega, que por falta de tiempo por el momento no se pueden realizar.\u00a0Engloba un conjunto de acciones muy heterog\u00e9neo, desde migrar el blog hasta cambiar de coche, pasando por aprender franc\u00e9s.\u00a0Para conservar su integridad dos consejos:<\/p>\n No confundir Alg\u00fan d\u00eda con un caj\u00f3n de sastre<\/strong>, si lo hacemos se acabar\u00e1 convirtiendo en un aut\u00e9ntico caos.\u00a0No guardar tareas parcialmente realizadas o material de consulta, es mejor crear una carpeta para cada uno de los conceptos mencionados. \n Aumentar la eficiencia de la lista SIGUIENTE<\/strong> Un ejemplo cl\u00e1sico es la del comercial o hombre de negocios que viaja habitualmente. Abrir\u00e1 una carpeta para cada uno de las rutas o viajes, enumerando los diferentes detalles a revisar para cada uno de ellos.\u00a0A pesar de vivir en la era de las TIC, un descuido puede ser irrecuperable por cuestiones de distancia.<\/p>\n Seleccionando una herramienta para gestionar listas<\/strong><\/p>\n Podemos organizar nuestro sistema de listas con la herramienta que m\u00e1s se adapte a nuestra forma de hacer.\u00a0Puede ser una aplicaci\u00f3n inform\u00e1tica espec\u00edfica, un conjunto de carpetas (f\u00edsicas o virtuales), \u00a0o una libreta con diferentes separadores donde vamos anotando y tajante las tareas.\u00a0Alta o baja tecnolog\u00eda es indiferente, lo que realmente pesa a la hora de decantarnos por uno u otro sistema son una serie de condiciones debe cumplir:<\/p>\n Debe ser sencillo de utilizar, de tal manera que podamos empezar a trabajar sin un aprendizaje previo, o con un tiempo de adaptaci\u00f3n m\u00ednimo.\u00a0Si el mundo de la computaci\u00f3n no es nuestro fuerte quiz\u00e1 mejor decantarse por un sistema de fichas o la libreta de notas. Es recomendable incorporar los tres conceptos tratados en el post un despu\u00e9s del otro, por ejemplo: Ante todo encontrar una herramienta con el que empezar a trabajar con GTD<\/a> como una simple libreta, aplicando el sistema de listas base de GTD<\/a>.\u00a0Una vez hayamos moldeado el sistema en nuestra rutina diaria, entraremos a dise\u00f1ar y poner en marcha nuestras propias listas personalizadas.\u00a0En este punto podemos volver a repensar si la herramienta que utilizamos para gestionar el sistema es bastante eficiente, y si no vale la pena optar por algo m\u00e1s sofisticado.<\/p>\n Para el siguiente post queda el procesado de las notas y qu\u00e9 criterios aplicar para procesarlas y moverlas entre las diferentes listas.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Imatge via\u00a0mandiberg sota llic\u00e8ncia\u00a0Creative Commons En un post anterior daba un repaso r\u00e1pido al sistema de listas GTD, se repasaba la estructura base de las listas y cu\u00e1l era su funci\u00f3n dentro del sistema. En el siguiente, adem\u00e1s de refrescar la memoria sobre el tema voy a entrar con m\u00e1s profundidad en c\u00f3mo utilizarlas, y … <\/p>\n
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\n Empecemos por las listas que componen el sistema base de Get Things Done:<\/strong><\/p>\n
\nRevisarla peri\u00f3dicamente.\u00a0Yo la reviso cada dos tres meses para verificar que no se ha filtrado ning\u00fan punto que no tenga que estar en la lista, para eliminar todas las tareas que puedo haber realizado o que he desestimado, etc …<\/p>\n
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\nPara sacar todo el jugo a GTD<\/a> no hay que restringir a las listas base del sistema. Tenemos que pensar que si depositamos las acciones que pensamos realizar en la lista Siguiente es posible que no podamos realizarlas debido a limitaciones materiales. No es en una ubicaci\u00f3n id\u00f3nea o no disponer de las herramientas adecuadas puede obligarnos a aplazar las tareas.\u00a0Para evitar encontrarnos en una situaci\u00f3n de bloqueo como las mencionadas, crearemos un sistema paralelo de listas con nombres como Encargos, Oficina, Casa, Ordenador… Cada uno de ellos describe un emplazamiento, una herramienta o una actividad a realizar, en\u00a0las que nos ser\u00e1 \u00fatil tener agrupadas las acciones para poder realizar sin revisar todo el apartado de pr\u00f3ximas acciones cada vez, sobre todo si administramos listas con una gran cantidad de puntos.<\/p>\n
\nNos debe permitir registrar las acciones a realizar de forma r\u00e1pida.\u00a0 Si escribir una breve descripci\u00f3n de la acci\u00f3n se convierte en algo pesado, o tenemos que esperar en exceso acabaremos por no hacerlo y GTD<\/a> perder\u00e1 su efectividad.
\nDebe estar siempre a mano, de lo contrario multiplicaremos el n\u00famero de Entradas de acciones, lo que implica reorganizar o reescribir las tareas en el momento de procesar.Como ejemplo Evernote<\/a> permite instalar la aplicaci\u00f3n en varios dispositivos y guardar una copia de la informaci\u00f3n en Internet, quedando siempre a disposici\u00f3n del usuario sin tener que preocuparnos de temas como las copias de seguridad.
\nPodemos reducir a una nuestras Entradas \/ inputbox, pero siempre debemos tener un recipiente o bandeja f\u00edsica donde dejar toda la documentaci\u00f3n real: correos, facturas y otros documentos de papel que requieran el papel f\u00edsico para ser procesados.<\/p>\n