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El post de hoy es especial. Pone punto y final a la serie para explicar los fundamentos de Evernote, y no se me ha ocurrido mejor manera que escribir sobre cómo gestiono mi sistema GTD con esta aplicación. Os advierto que por su extensión es un post para leerlo con tiempo. Espero que podáis hacer un uso práctico de lo expuesto y que me hagáis llegar vuestro feedback. Antes de dejaros con la lectura hacer mención del artículo de West Hart que me inspiró para modificar mis listas (post original). Espero que disfrutéis de la lectura :-)
El porqué de la elección
Evernote permite la creación de una estructura de carpetas y de clasificadores (tags) muy flexible, lo que nos permite convertir una aplicación originalmente pensada para almacenar información en un gestor de tareas. Sencillo y rápido a la hora de registrar las tareas, su faceta multiplataforma me permite concentrar la captura de mis asuntos, unificando mis Inbox virtuales. Por último, el hecho de tratarse de un archivo documental de facto, permite mantener mi material de consulta en la misma aplicación y relacionarlo con mis tareas de forma sencilla.
Evidentemente nos encontramos con los inconvenientes de una aplicación no orientada a GTD. No permite programar tareas periódicas, cuando atiendo una acción de un proyecto no me pasa la siguiente a la carpeta de próximas acciones de forma automática… Pero continúo utilizándola porque las ventajas que me aporta, pesan sustancialmente más que los inconvenientes.
Como veis la en la imagen de las carpetas que utilizo, éstas están numeradas, no secuencialmente sino agrupadas por la numeración que precede al nombre. La intención era ordenarlas de tal forma que las carpetas con un mayor uso quedaran en lo alto del sistema para facilitar el acceso.
Las listas del sistema
A continuación hago un inventario de las listas con las que administro mi sistema. Pese al gran número, intento siempre que sea lo manejable posible. Notareis que la numeración de las listas se organizan en rangos, del 00 al 09 listas de GTD, del 10 al 19 proyectos, del 20 al 29 objetivos. Del 99 al 90 carpetas de archivo y con una letra delante áreas de responsabilidad. Aquí tenéis una referencia rápida:
- Inbox: Entrada del sistema, donde se crean e importan todo lo que capturamos en forma de notas.
- 01. Próximo: Próximas acciones a realizar.
- 02. Proyectos activos. Proyectos que estamos realizando en este momento. Cada subcarpeta equivale a un proyecto, éstas están encabezadas por un número del 00 al 05 según su prioridad.
- 03. En espera. Tareas delegadas o que dependen de terceras personas.
- 04. Algún día. Asuntos sin prioridad establecida.
- 10. Material proyectos. Material necesario para realizar nuestros proyectos. Se vincula con la acción mediante un link.
- 11. Cola de proyectos. Proyectos en espera. Definidos y preparados para empezar a realizar.
- 12. Revisiones. Notas con información relevante que deberemos tener en cuenta durante nuestra revisión semanal. Sirve para descargar la mente de pequeños asuntos que no acaban de funcionar en el trabajo, en nuestros proyectos o en el sistema.
- 13. Listas de control. Para la revisión de varios asuntos. Utilizadas como plantilla. Cuando tengo que realizar una de estas tareas la copio, para no tener que volverla a redactar, enviándola al Inbox.
- 14. Listas de apoyo. Listas específicas, para compras, lecturas, preguntas, pequeñas tareas o para recopilar temas en especial, por ejemplo las vacaciones. Destacar una lista que llamo Localiza, y que utilizo para guardar notas con la localización de elementos, herramientas, que utilizo de forma poco frecuente. De esta manera evito la frustración de no poder utilizar algo cuando lo necesito.
- 20. Objetivos. De momento con dos subcarpetas para objetivos de las perspectivas a 3000 metros (proyectos) y 6000 metros (áreas de responsabilidad). Guardo notas / tickets donde marco mi objetivos y fecha límite si tienen. Si me demoro o los desestimó explico por qué.
- 97. Finalizadas. Se guardan acciones desestimadas y notas de la carpeta de objetivos finalizadas. Me sirve para analizar mis resultados durante las diferentes revisiones (semanal, mensual…) del sistema.
- 98. Links. Archivador de links. Importados de mi cuenta de delicious.
- 99. Archivo. Dónde guardo material de consulta, de referencia y documentos digitalizados. Ver apartado de archivo.
- Áreas de responsabilidad. Mis 6 áreas de responsabilidad. Para distinguirlas del archivo y del sistema GTD, su nombre va precedido de una letra A. Blogging, B.Finanzas, C. Identidad 2.0, D Formación, E. Profesional, F. Personal. Ver apartado de las áreas de responsabilidad.
Trabajando con proyectos
La complejidad de la gestión de proyectos me ha obligado a situarla fuera de grupo de las listas base de GTD. Tengo que diferenciar dos conceptos, Proyecto en curso y Proyecto en espera. El primero corresponde aquellos proyectos que estoy realizando en este momento, las acciones se van pasando a la lista de próximos a medida que se finaliza la precedente. Los proyectos en espera son aquellos que están planificados, acciones declaradas y secuenciadas, pero que se mantienen en una segunda fila para que no interfieran en el flujo de los proyectos en marcha. Si los tenemos en el mismo lugar podemos ver tentados a hacer acciones de proyectos con menor prioridad, por el simple hecho de ser más sencillas o más atractivas que las que nos toca hacer. La gestión de proyectos está compuesta de tres stacks / notebooks diferenciados:
- 10. Proyectos: Proyectos en curso. Se están realizando en este mismo momento.
- 11. Material para proyectos. Material de consulta a utilizar en el proyecto. Podemos vincular cada nota con su material con el nuevo sistema de enlaces de Evernote.
- 12 Cola de proyectos: Proyectos que están a la espera de ser realizados. Incluye carpetas con las acciones del proyecto desglosadas y preparadas para ser movidas a la pila de proyectos en curso. En la primera carpeta del stack 00. A la espera están las notas con las ideas de proyectos para un futuro inmediato.
Todo lo que hay en proyectos son asuntos para ejecutar a corto plazo. Las ideas a medio plazo se guardan en las carpetas de áreas de responsabilidad, y las que no tienen plazo de realización en la carpeta algún día.
Archivando
El archivo es la parte del sistema que se escapa un poco de la cuestión GTD. Utilizo la capacidad de archivo de Evernote como gestor documental y para guardar toda esa información generada con mis tareas que vale la pena conservar. Con sus diversos sistemas de captura guardo mis documentos dentro de una estructura de carpetas lo más simple posible. Cada vez que la información dedicada a un determinado tema crece notablemente, se crea una carpeta específica. El resto se gestiona a través de las carpetas Referencia o Consulta, y con una jerarquía de tags bien definida. Gracias a su sistema de búsqueda y clasificación es fácilmente manejable.
Áreas de responsabilidad
He creado una carpeta para cada una de mis áreas de responsabilidad, para guardar todas las ideas y asuntos que surgen. Es un contenedor que utilizo para administrar de forma separada cada uno de los aspectos del área de responsabilidad, por ejemplo en el área de finanzas distingo administración, inversión y gestión del ahorro. Aparte de la estructuración guardo todas las ideas, o temas de carácter creativo que se pueden convertir en alguna cosa tangible. ¿Por qué no utilizo la lista Algún día? Precisamente por la falta de definición. Un artículo en un blog, una pregunta anotada en mi libreta y una aplicación en la web pueden generar un proyecto…
Gestión de temas clave en Evernote
– Recopilar –
Como expliqué en un post anterior, para gestionar las tareas periódicas y las programadas en la agenda me ayudo de Google Calendar, que me permite configurar el envío de un e-mail que se deposita en el Inbox del sistema. Desarrollar este sistema me ha ayudado a automatizar y descargarme de llevar una agenda. Sumemos el poder entrar información a través del mail, y la captura de carpetas del sistema, permitirá recopilar con garantías todas nuestras notas e ideas. Al centralizar en un inbox nos ahorramos el trabajo de tener que repasar todos nuestros repositorios con material y moverlo a nuestra entrada. Para acabarlo de cuadrar necesito entrar mis notas manuscritas directamente sin transcribir, estoy trabajando en ello…
– Procesar –
Para procesar las notas del Inbox aplico el diagrama de flujo de GTD. Lo más habitual es que acaben en una lista del sistema GTD, en el archivo o en el apartado de material de consulta de proyecto. En este aspecto ningún secreto, sólo comentar algunas particularidades a la hora de trabajar:
- Antes de pasar una nota en la lista de próximas acciones, la clasificamos con un tag que indique contexto (@ordenador, @online, @oficina …), nivel de energía (H, M, L) y tiempo (5 , 15,30,45,60, +60). Así nos será sencillo filtrar nuestras siguientes accionessegún las condiciones en las que nos encontremos.
- Si tengo una idea para un proyecto, o verifico que la nota no es compone de una acción física, la declaro como proyecto. Creo una carpeta en la Cola de proyectos o proyectos en curso, desglosando las tareas y ordenándolas a través de la numeración. Si no se prioritario pasa a la carpeta 00. Espera de la cola de proyectos.
- Las tareas que no tienen prioridad pasan a Algún día, pero aquellas que tengo que hacer a medio plazo las paso a la carpeta del área de responsabilidad que corresponda, allí agrupo estas ideas y las convierto en algo más tangible que pueda acabar traduciéndose en uno, o varios, proyectos a realizar. Por ejemplo he llegado a crear una biblioteca de ideas para posts, que acabo combinando para convertirlas en un escrito.
- Para pequeñas tareas como compras, lecturas, preguntas que me hago, que no tienen una prioridad definida y que quiero guardar agrupadas, creo una lista especifica en Listas de apoyo.
-Revisión –
En cuanto a la parte del seguimiento semanal que tiene que ver con la integridad del sistema, lo dedico a revisar las acciones de las carpetas GTD y los proyectos en curso, eliminando aquellas que se han realizado y aquellas que se desestiman. Al mismo tiempo me sirve para planificar el trabajo de la semana venidera, paso a la carpeta de proyectos en curso todos los que quiero realizar, y en la lista de próximas acciones todo lo necesario para ponerlos en marcha + las acciones simples que corresponden . Simple Drag and drop
Un post descomunal en cuanto a extensión y contenido. Espero que me disculpéis, pero creo que había que explicarlo en un único post, pensaba que el hecho de no tener la estructura con los métodos para usarla le restaría fuerza. Siempre os pido que dejéis vuestro comentario, hoy lo hago especialmente, que os parece y qué críticas le hacéis, ¿creéis que es demasiado complejo? Deja tu comentario.
Puedes ampliar el tema de cómo gestionar GTD con Evernote leyendo el post Pautas para implementar GTD con Evernote.
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