Evernote. Experimentando con el potencial de los tags

Una de las grandes ventajas de Evernote, y base para las múltiples funcionalidades para las que puede ser usado, es la flexibilidad al crear una estructura completamente personalizada a través de notebooks/libretas y los tags. Un punto fuerte con un reverso tenebroso: A medida que añadimos más subdivisiones para clasificar aumentamos la complejidad en el sistema de archivo con el riesgo de convertirlo en un simple espacio de acumulación de información debido a las dificultades para recuperarla.

Vuelvo a hablar del valor de mantener una configuración sencilla para organizar nuestra información, facilitando su uso y su conversión en una herramienta funcional, en conocimiento. Para ello dejamos de lado los notebooks como base del sistema potenciando el uso de los tags para estructurarnos.

El gran problema de abrir un notebook para cada gran tema o área de responsabilidad es la multiplicación indiscriminada de libretas, las cuales se irán reproduciendo a medida que incorporemos una nueva cuestión en la app: un nuevo proyecto, una nueva categoría para archivar material, una libreta para notas, una para enlaces, una para cosas a recordar Resulta plausible pensar que puedes acabar llegando hasta las 250, el máximo que permite Evernote.

Debemos concebir el notebook como un contenedor donde almacenar material de una tipología determinada: Inbox, Proyectos (*), Material de Referencia, Documentación y un Stack/Pila de libretas para notebook compartidos. Sólo 5 libretas donde almacenar todo tu contenido.

(*) En mi caso el notebook de proyectos continuará como una pila de libretas con un    notebook para cada uno de los proyectos en marcha. Al utilizar facilethings conecto el proyecto con un notebook de mi cuenta.

Por todo lo demás utilizaremos los tags. El máximo es de unos 100.000 por cuenta, pudiendo organizarlos en jerarquías de múltiples niveles a través del apartado Etiquetas de la barra lateral. Las libretas sólo permiten una subclasificación de un solo nivel a través de pilas de libretas/stacks.

Pese a permitirnos etiquetar notas con múltiples tags hay que entender que el exceso acabará provocando ruido, asignaremos tres como máximo donde cada uno defina un aspecto o un atributo de la nota. Mi propuesta:

  1. Tipo de nota: Una descripción del tipo de nota, anotación, link, imagen, documento …
  2. Conocimiento. ¿Qué hay dentro? ¿Para qué utilizarás la información? Networking, profesional, blogging, viajes …
  3. Proyecto o área responsabilidad. Salud, familia, finanzas, blogging … O un tag con el nombre del proyecto para acceder a toda la información a través de un clic.

Metainformación con un propósito. Cada uno de los tags es una coordenada que nos permitirá refinar la búsqueda, filtrando notas añadiendo tags en la búsqueda:

tag:documento tag:precios web host

Buscará el texto ‘web host’ dentro de las notas con los tags documento y precios.

Cómo optimizar la estructura de mi Evernote

Las siguientes consideraciones se dirigen a dos perfiles diferentes de usuario, aquellos con una cuenta nueva o que disponen de poca información, y los que ya tienen una cantidad considerable y no se pueden permitir reiniciar su archivo digital.

Todos los usuarios deberíamos …

  1. Revisa periódicamente la estructura de tags y aprovecha para jerarquizar-la, haciéndola más intuitiva.
  2. Agrupa todos los tags dentro 2 o 3 grandes grupos representado cada uno de los diferentes tipos de tags que decidas agregar a cada nota (Contenido, Tipo de información, Proyecto).
  3. Reconfiguración de la sección de accesos directos de la barra lateral. Desaparecen las libretas, sólo agregamos los tags de uso más frecuente. Si utilizamos Evernote desde un tablet o smartphone este punto tiene especial importancia.

Si ya dispones de contenido introducido:

  1. Crear la nueva estructura de libretas.
  2. En el apartado etiquetas crearemos un tag para cada tipo de etiquetas a utilizar. #Contenido, #Tipo, #Proyecto O #Área. El símbolo # los ubicará siempre al inicio de la lista de tags, mejorando la accesibilidad.
  3. Revisa las libreta existentes una por una para reclasificar las notas con los nuevos criterios. Si hay una gran cantidad de notas procesalas por lotes.
  4. Durante la revisión del punto anterior no elimines los tags, ya lo harás más adelante.
  5. Envía las notas procesadas a uno del nuevos notebooks.
  6. Una vez procesadas las notas de una libreta – o lote- y en el caso de que se haya creado un nuevo tag, accederemos al apartado Etiquetas para estructurar la jerarquía. Lo asignaremos a una de las etiquetas creadas en el punto 2 creando una jerarquía de varios niveles si se da el caso.
  7. Una vez finalizada la revisión de todos los notebooks ve al apartado de etiquetas y revisa cada uno de los tags que no están incluidos en la jerarquía, elimina los que no tienen notas (aparece el número a la derecha del tag), si conservas el tag asígnalo a la jerarquía y si es necesario renómbralo.

Para realizar una asignación de tags a múltiples notas o para mover lotes de notas a otro notebook, te puedes ayudar del asistente que se muestra en el área donde habitualmente se carga el contenido de las notas. Nos ofrece una ubicación para añadir tags a las múltiples notas y un desplegable para seleccionar la libreta donde moverlas.

Para renombrar un tag accedemos al apartado etiquetas y cambiamos el nombre a través de la opción que nos ofrece el menú contextual ( botón derecho del ratón). Si lo que queremos es asignar las notas de un tag a otro existente pulsamos el primero cargando su listado de notas al completo, las seleccionamos y asignamos el nuevo tag como hemos explicado en el párrafo anterior, una vez completado eliminamos el tag original.

Cuando archivo guardo el material para su uso a posteriori, convierto la información en conocimiento, en experiencia. En cambio si lo guardo sacándolo de ante mi vista para que no estorbe, dejándolo de tener presente, lo convierto en ruido. El sistema expuesto en el post puede implementar el anhelo de llegar a cualquier item de nuestro contenido con un máximo de 3 clics.

Termino el post añadiendo la referencia a los dos artículos que me llevaron a escribir sobre el potencial de los tags para organizar nuestra información:

Imagne vía Brainstorms at INDEX: Views via photopin bajo licencia Creative Commons

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  • Samuel Casanova

    Hola David, como siempre un placer leerte. Tengo una pregunta respecto a este tema. No sería esto un poco como tener muchas carpetas en el email? Veo esta jerarquía demasiado complicada, y si hay que etiquetar cada nota de esta forma lo veo tan complejo como guardar los correos en carpetas, algo que ya he leído por aquí que es una mala práctica. Un saludo y gracias de antemano.

  • Hola Samuel,

    El objetivo es crear una infraestructura necesaria para generar orden. La jerarquía se ira construyendo a medida que se añadan nuevo material y se creen nuevas notas. Si te fijas las imágenes puedén presentar una organización aparentemente compleja pero se basan en conceptos simples y claros: pocos notebooks, 3 etiquetas máximo por nota y una revisión para reorganizar la estructura de los tags cada x semanas…

    Si seguimos estas indicaciones tendremos un sistema lo más simple posible en cuanto a desarrollo que nos permitirá localizar el contenido de forma rápida.

  • Santiago Ariza M.

    Hola , Me gustaría que me explicaras la diferencia de contenido entre el material de referencia y documentacion ya que estoy terminando de organizar mi evernote y no veo la diferencia de separarlos en notebooks sabiendo que ya lo manejo mediante tags.
    Aprovecho para agradecerte me he leído la gran mayoría de artículos sobre GTD y estoy comenzando a aplicar el sistema. Felicitaciones por tu trabajo.

  • Lluís Campderrich

    Hola David,

    Como no… interesantísimo post. Además personalmente valoro mucho tu sinceridad en tus posts ya que vas contando tu evolución personal en todo esto de la productividad y a mi esto me provoca mucha empatia. Al igual que tu, a mi también me fascina EVERNOTE. Pero del mismo modo que te acabas frustando con los gestores de tareas si no los utilitzas según la metodologia GTD, sobretodo los actuales (FACILETHINGS, NOZBE -el que yo utilizo-, NIRVANAHQ, o la versión actual de WUNDERLIST entre otros…), creo que tambien nos podemos frustrar mucho con EVERNOTE si no lo utilitzamos de acuerdo con su finalidad principal, que es la de ser un gestor documental. Me explico. En mi humilde opinión, utilizar EVERNOTE también como gestor de tareas, o también como gestor de contrasenyas, como gestor de imágenes o también como bookmarker, aunque la gran versatilidad del programa lo permite, en la práctica ese uso acaba siendo realmente frustrante y muy poco eficaz, sobretodo cuando lo comparas con utilizar un gestor de tareas, un gestor de contrasenyas, un gestor de imágenes o un bookmarker usándolos específicamente para la finalidad para la que fueron creados cada uno. Es cierto que seguramente lo mejor es intentar simplificar y utilizar los mínimos programas y herramientas posibles, además hoy en día las aplicaciones se desarrollan tanto que, siendo muy distintas en su finalidad principal, se solapan en muchas de sus prestaciones, lo cual te invita a utilizar solo una aplicación (la que te parece más versátil) y deshechar las demás. Pero, por mi experiencia personal, tengo comprobadísimo que es mucho más funcional utilizar distintos programas, cada uno de acuerdo a su funcionalidad principal, y gestionarlos todos a través de un gestor de contrasenyas que te permite un acceso rápido e immediato a todos ellos en cualquier sistema operativo y dispositivo. Mi recomendación personal es LAST PAST para acceder a todas las aplicaciones (online) que utilizo. EVERNOTE es esencialmente un gestor documental, por ello idealmente SÓLO debería contener contenidos, es decir, documentos (archivos ofimáticos, PDF’s, capturas de posts de blogs, capturas de pantalla, capturas de targetas de visita, de recetas de cocina, de etiquetas de botellas de vino que te han gustado especialmente, etc.). Utilizarlo para otras cosas de distinta naturaleza -cosas que no son estrictamente documentos-, acaba siendo perjudicial.

    EVERNOTE tiene muchísimas posibilidades (posiblemente demasiadas para una sola persona, pero es que no está pensado para gustar sólo a una persona o a un sólo tipo de personas sino para gustar al máximo nombre de personas posible) y precisamente su gran versatilidad es uno de los principales motivos por los cuales nadie lo utiliza exactamente de la misma manera. Es lo que he dicho antes…, esa gran versatilidad curiosamente llega a jugar en su contra ya que invita a utilitzarlo para funciones que no son la suya, lo cual, en algunas ocasiones, llega realmente a frustrar. Cuidado con ello!

    Dicho todo esto, recomiendo encarecidamente hacer el curso “Voy a ser un ninja de EVERNOTE” de @totemguard (Meritxell Viñas). Vale 149€. (Tuve la suerte de aprovechar una promoción por navidad y me costó unos 99€ si no recuerdo mal). El curso es súper-completo y se enfoca en utilizar EVERNOTE para la que es su función principal: ser (posiblemente) el mejor gestor documental del mundo. Prometo que no tengo comisión de @totemguard y que tampoco conozco a Meritxell Viñas, pero esta ha sido mi experiencia personal y así os la trasmito. Precisamente en uno de los capítulos de este curso (cuyo contenido lo puedes consultar en interesantes vídeos o en detallados PDF) se habla de “buenas prácticas” a la hora de etiquetar en EVERNOTE. Concretamente da los siguientes consejos a la hora de crear etiquetas:

    1) Escoge el singular ó el plural

    2) Vigila los acentos de puntuación o palabras mal escritas

    3) Escoge siempre el mismo idioma para etiquetar

    4) Invierte unos segundos en personalizar la nota (a veces conviene cambiar el título para que te sea más sugerente o más fácil de encontrar, o también te conviene hacerle algun otro tipo de añadido para relacionarlo más fácilmente con otras notas)

    5) Usa signos como exclamación !, asterisco * delante de etiquetas frecuentes (para que aparezcan en primer lugar, esto ya lo decías tu, David)

    6) Define y sigue un secuencia mental consistente a la hora de etiquetar (ESTE PUNTO NÚM. 6 ES EL QUE ME HA PARECIDO MÁS INTERESANTE A LA HORA DE CREAR ETIQUETAS. A CONTINUACIÓN TRANSCRIBO LITERALMENTE LA EXPLICACIÓN DE ESTE PUNTO):

    “Para no olvidar etiquetas, se puede intentar seguir una secuencia mental de los atributos que deseas incluir generalmente en una nota. Por ejemplo, una secuencia para etiquetar un tema sobre Arte, podría ser: Proyecto general al que pertenece la lección: “Impresionismo” Tema específico de la lección dentro del proyecto: “Pintura” “Técnica” “Colores” Lugar o persona a la que hace referencia la nota (si aplica): “Francia” “Claude Monet” Curso: 2º Bachillerato Asignatura: Historia del Arte Nombre del alumno o profesor que la ha creado (si aplica): “Ana López” Fecha, mes o trimestre de la lección es decir semana del curso y/o trimestre al que pertenece el material: “primer trimestre”, “21/01 – 25/01”, “enero” Tipo de contenido: “examen” o “formulario” o “ejercicio”, Año del curso escolar: “

    O sea, se trataría de crear la secuencia mental más adecuada según mi profesión o según mis intereses personales. Cosa que forzosamente tiene que variar en cada persona. En fin, espero que mi aportación haya servido para aportar un poco de más valor a este tema y a este post.

    Saludos David!

  • Genial lo de la secuencia mental para recordar como etiquetar el tag.

    Gracias por tu comentario Lluís, de esos que mejoran el post

  • Material de referencias: Lo utilizas para un proyecto en marcha o que estará en marcha a corto o medio plazo.
    Documentación o material de archivo: Todo aquello que guardes en tu evernote como base de conocimiento. Consultas puntuales. Puede ser rescatado y convertido en material de referencia