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Hace unos meses ya escribí una serie de posts de cómo implementar GTD con varios sistemas, unos más clásicos y otros más actuales, cerrándola con un post sobre mi gestión de GTD (parte 1 | parte 2). Meses después he trabajado mi sistema y lo he simplificado. Utilizo una sola aplicación combinada con un sistema de anotaciones manuscritas en una libreta que siempre llevo encima. El hecho es que no quería volver a escribir –de momento– un post sobre cómo implemento el sistema, pero sí que quería compartir con vosotros algunas pautas que me han ayudado a convertido Evernote en mi gestor de acciones, proyectos y archivo virtual.
Utilizar racionalmente Stacks, Notebooks y Tags. Lo que buscamos es crear un sistema organizado, fácil de utilizar y de mantener. Debemos controlarnos y no crear carpetas para clasificar cualquier tipología de acciones. Desde que se incluyó la posibilidad de crear stacks (pilas de carpetas) es algo muy goloso, y que puede llevar el sistema a un nivel de complejidad excesivo. Para no perdernos por el camino os sugiero:
- Stack / Carpeta principal. Para agrupar carpetas con una función común. Yo tengo las siguientes pilas de carpetas: listas del sistema GTD, Proyectos, Listas de apoyo, Archivo & material consulta, y áreas de responsabilidad. De cada una cuelgan las subcarpetas de cada tema, donde ubico las notas/acciones adscritas. Una ventaja adicional es que con un clic podemos ocultar/mostrar las carpetas que contiene. Útil para mantener visibles sólo las imprescindibles en ese momento, evitando distracciones innecesarias.
- Subcarpeta. Para un tema en concreto dentro de la línea marcada por el Stack. Ej: carpetas Proxim, Algún día, inputbox, A la espera en GTD, o una carpeta para cada proyecto dentro del stack Proyectos. Si no es absolutamente imprescindible, y podemos solucionar el tema clasificando con un tag y una Búsqueda guardada, evitaremos crear la carpeta. Los elementos innecesarios crean confusión.
- Tags. Para asignar una clasificación más explícita a las notas. Hace poco hablaba de la lista de pequeñas tareas, asignando el tiempo a la nota en un tag: 10min, 15min podríamos omitir la lista. En otro orden de cosas, clasificar de forma asertiva las notas, al sacarlas del inbox nos facilitará su localización si trabajamos con una gran cantidad, o cuando las coloquemos en nuestro sistema de archivo una vez finalizadas. No más de 3 por nota, de lo contrario podemos acabar creando confusión.
Conocer a fondo la búsqueda y utilizar Búsquedas Guardadas. A través de una búsqueda guardada podemos obtener una lista de resultados con un solo clic. Definiremos la búsqueda una sola vez a través da Archivo> Nueva búsqueda guardada. Para aprovechar al máximo sus posibilidades hay que dominar las palabras reservadas que se utilizan en las búsquedas, os recomiendo la lectura de los post evernote ninja tricks y libretas inteligentes, para introducirse en esta disciplina. Por mi parte me comprometo a escribir un post sobre la búsqueda en Envernote las próximas semanas ; ). Recordad que con la opción premium la búsqueda abarca el contenido de los documentos adjuntos, incluyendo imágenes con texto. Podemos hacer una foto con el móvil a una tarjeta de visita y cuando la pasamos a la aplicación reconocerá el texto capturado (Increíble. Funcionalidad de pago, pero increíble).
Crear plantillas para proyectos. Muchos de mis proyectos son bastante repetitivos, escribir un post, realizar una copia de seguridad, o por cualquier proyecto que incluya un número de tareas comunes en cada ejecución. Para ahorrarnos la redactar las tareas del proyecto cada vez, crearemos una carpeta con el desglose de las acciones, y con la opción Archivo> exportar la exportamos a un archivo con extensión .enex. Cada vez que realizamos el proyecto, o uno similar, sólo tendremos que importar (Archivo> Importar) el archivo .enex creado en una ocasión anterior.
Utilizar casillas de verificación para crear listas de control. Dentro de nuestro almacén podemos crear una carpeta, o utilizar un tag, para almacenar las listas de control. La lista sólo la crearemos la primera vez, recuperándola e imprimiéndola cada vez que la utilicemos. Las crearemos utilizando casillas de verificación que encontramos en el editor de texto. Disponen de su palabra reservada en las búsquedas. [todo : false | true | * ]
Utilizar el email de usuario @evernote.com para sincronizar nuestras ideas. A cada usuario que se registra con Evernote se le asigna una dirección de correo con el dominio de la aplicación. Puede encontrar la tuya en Herramientas> Información de la cuenta. Al enviar un correo, el contenido de éste se descargará en la carpeta marcada como principal. Es una opción ideal para recopilar, para todos aquellos que no utilizan un smartphone con la aplicación instalada, o que no pueden acceder a la aplicación durante su jornada laboral. Una o dos veces al día enviamos un correo con todas las ideas registradas de 9 a 18. Admite documentos adjuntos.
En cada post os pido que compartáis vuestros puntos de vista y opiniones, pero hoy quisiera ir un poco más lejos. Se que muchos de vosotros utilizáis Evernote para gestionar GTD, o como almacén virtual, la cuestión es que me gustaría que me hicierais llegar vuestros trucos, aquellas prácticas que os permiten automatizar tareas, o que os facilitan más el trabajo. Quiero recopilar todas en una guía de referencia rápida de Evernote. Podéis utilizar los comentarios, mi cuenta en Twitter @davidtorne, o el formulario de contacto del blog. La idea es crear el documento bajo licencia Creative Commons, reconociendo la autoría de todos los que ha participado, y distribuirlo gratuitamente.
Te interesará leer más sobre mi implementación de mi GTD con Evernote (2011)
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