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Evernote no es una herramienta para gestionar tus finanzas personales, pero si puede ser utilizado como soporte para hacer más fácil su administración. Utilizaremos su gran capacidad de almacenamiento y clasificación para catalogar documentación digital, además del gran abanico de recursos para recopilar, un punto de inflexión para restar peso al documento en papel y centralizar todo lo que nos llega – y debemos tener en cuenta – en un mismo lugar. Otra aplicación práctica para utilizarlo durante en el día a día.
Imagen vía Taxfix a través de su colección Images_of_Money bajo licencia Creative Commons
Registrar gastos
Cuando paras en una gasolinera, cuando te dan el ticket del menú diario… esos pequeños gastos que puedes controlar si pagas con tarjeta, pero que se te escapa si lo haces en metálico porque se te va de la cabeza, o por que desaparecen los tickets de tu cartera. Y ¿qué haces? Pues una fotonota con el smartphone y la envías a tu Evernote. Una vez allí puedes moverlas a un notebook llamado tickets o gastos mensuales para su posterior contabilización. Recomiendo registrar el gasto al momento, nos guiaremos por la fecha de la nota para saber el día al que corresponde el ticket, podemos mirar la imagen pero el hecho de contar con una fecha correlativa con el gasto nos permitirá realizar búsquedas para agrupar las notas por semanas y meses.
Ejemplo de cómo agrupar los gastos de la última semana:
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*El hecho de registrarse el gasto el momento permitirá fomentar el hábito y minimizar olvidos.
Documentación: Facturas y recibos
En compras por Internet y cada vez más por medios convencionales, nos llega un documento en formato PDF que podemos enviar a nuestro Inbox en Everote, clasificarlo y enviarlo al notebook que corresponda. Incluso puedes enviar tus facturas en papel: Un escaner, una dedicación de una o dos horas semanales y enviar todo el papel que recibimos y acumulamos a nuestro archivo. ¡Cuidado! Quizá no puedas librarte de la copia en papel de determinados documentos, pero el hecho de tenerla en Evernote te permitirá aprovechar toda su capacidad de búsqueda para localizarla, por la clasificación que realices y por la posibilidad de realizar una búsqueda interior del documento (en formato PDF).
Extiende esta práctica a los recibos bancarios que se acumulan en tu cuenta online. Con poco esfuerzo puedes convertirte en una versión actualizada de aquellos ‘abueletes’ que lo tienen todo bien clasificado en archivadores :-)
Control
Para controlar tus finanzas personales me decantaría por programas al estilo de Personal finance, o con una hoja de Excel como la que nos ofrecen en el blog Blog y Lana con esta finalidad. Si os decantáis por esta segunda opción, puede guardarlo en un notebook llamado referencia donde enviaremos hojas de cálculo con su registro de de ingresos y gastos, nuestro balance, gráficas de cómo evoluciona la situación económica… Todo centralizado y al alcance de la mano.
Áreas de focalización
Evernote se ha convertido en algo tan importante para mí porque todo lo que tiene importancia en mi actividad está reflejado en su estructura de notebooks. Partiendo de este principio y hablando de finanzas personales, las carpetas relativas a preocupaciones o actividades que realizamos en esta área, deberían estar presentes. Por ejemplo una carpeta dedicada a almacenar información (fiscal) que debes tener presente, referencias a leyes y normativas que utilizamos frecuentemente.
Otro ejemplo es un notebook con el nombre IRPF o Renta, que incluya un checklist enumerando todo lo que tienes que hacer para realizar para presentar tu declaración, desde las comprobaciones a realizar sobre el borrador para que el Ministerio no decida a su favor, hasta vías para desgravar a tener en cuenta, o toda aquella documentación que se debe tener localizable en el proceso: En este caso puede ser útil acumularla en una carpeta aparte y crear una nota dentro de la carpeta IRPF con los enlaces a las notas con documentación.
Esta práctica se puede extender a nivel de empresa con la presentación del 340, declaración anual a terceros, impuesto de sociedades etc …
Dinamizar su uso
Aquí tienes una propuesta para organizar tu material financiero dentro de Evernote y procurar que no se pierda nada debido a la dispersión o por exceso de información almacenada:
- Creamos un stack llamado Finanzas Personales: Contendrá los notebooks Registro de gastos, Facturas, Recibos, Referencia … y cualquier otro que pueda ser importante para tu administración.
- Clasificamos la nota con un máximo de 3 tags. En el caso de las facturas: Proveedor, año y si es necesario mensualidad. En el caso de los gastos concepto al que pertenecen, proveedor (la fecha es la de la nota) y un subconcepto (opcional).
- Una búsqueda programada para clasificar gastos por semanas. Registrarse en nuestra hoja de Excel o aplicación de finanzas personales, y eliminarlas o archivarlas en otro notebook si decidimos conservarlos.
- Podemos acceder a la información, o realizar búsquedas simples, a través de la lista de tags que aparece al seleccionar el notebook.
…
Ahora es cosa tuya completar el post con tus sugerencias y comentarios sobre cómo utilizas la aplicación. Seguro que hay algún detalle que gestionas de forma más eficiente. En el post sobre lecturas digitales con Evernote surgieron propuestas para simplificar el sistema con otras aplicaciones: ¿Qué aplicaciones utilice para gestionar sus finanzas personales de forma eficiente?
