GTD: Conceptos básicos

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Acabo de leer el libro de David AllenOrganízate con eficacia“. Espero colgar un review del libro en los próximos días. Después de algunos meses aprendiendo sobre productividad y aplicando el método GTD para gestionar mis tareas profesionales y personales, me he dado cuenta que se me escapaban algunos conceptos importantes. Había entendido de forma inexacta el significado de algunos conceptos y algunas acciones básicas del sistema, lo que provocaba un desajuste a la hora de hacer funcionar sus engranajes. En este post repaso alguno de estos conceptos y los malentendidos producidos.

GTD es una metodología destinada a descargar de la memoria de los profesionales todos aquellos detalles, citas, proyectos, cosas, que ocupan y preocupan a nuestra persona de forma innecesaria, ubicándolos en un sistema auxiliar que se debe revisar periódicamente para generar la confianza suficiente y evitar que todos estos detalles vuelvan a ocupar nuestra mente.

Allen propone estructurar nuestras tareas en un sistema de listas. Como se explica en el screencast sobre el tema,  realizado por Berto Pena. Hay algunas estandarizadas Entrada de tareas, Siguiente, Algún día, Proyectos, En espera, pero podemos potenciar el sistema a través de una estructura auxiliar de listas que nos permita clasificar las acciones a realizar por otros criterios necesario para finalizarla:

  • Por ubicación: Si estamos en casa o en la oficina habrá tareas que no podremos realizar por no disponer del entorno o las herramientas de trabajo adecuado. Creamos listas como Oficina, Casa o más específicas como Reunión, Ordenador, Encargos para recolectar tareas a realizar ante nuestro equipo informático o cuando salimos de compras. La clave radica en agrupar tareas que podamos realizar de golpe sin cambiar de entorno, preservando nuestra concentración y economizando tiempo.
  • Por tiempo: Disponemos siempre de una lista de tareas para realizar en un intervalo corto de tiempo. Aquellos diez minutos que tenemos entre reunión y reunión, esa media hora que nos sobra a la hora de comer o al final de la jornada. No siempre dispondremos de la energía y del tiempo suficiente para completar una gran tarea, la lista de pequeñas acciones potenciará nuestro día aprovechando los momentos muertos.

Uno de los procesos más importantes es el de recopilación. Tenemos que crear un Input box / Bandeja de Entrada de ideas físico donde verteremos todos los temas pendientes, ideas, proyectos en curso, frentes abiertos, o cuestiones que tengamos pendientes. La idea es descargar todo de nuestra memoria RAM y traspasarlas a nuestro sistema de listas. La primera vez podemos quedarnos horas recopilando todos los elementos dispersos de nuestra mente, y de nuestro despacho. Una vez finalizado procesaremos cada una de las acciones enviándolas a una de las listas del sistema.

Es importante definir el concepto ACCIÓN. Para GTD una tarea es una acción física. Por ejemplo, una cosa es hacer la declaración de la renta (incorrecto) y otra es ir a Solicitar el borrador de la declaración a hacienda (correcto). Delimitamos la primera acción a realizar con más precisión, evitando perdernos en tareas vagamente definidas y que pueden estar compuestas de varios pasos, para estas crearemos un PROYECTO. GTD considera un proyecto todo aquel objetivo que necesita más de una acción física para ser completado. En el ejemplo anterior la tarea hacer declaración de la renta podría componerse de las siguientes acciones:

  1. Buscar los impresos para la declaración de la renta
  2. Cumplimentar la documentación necesaria
  3. Confirmar el borrador
  4. Realizar / Esperar transferencia del pago.

Un proyecto GTD no tiene porqué coincidir con lo que nosotros concebimos como proyecto. En el caso de hacer obras en casa, nuestro proyecto Hacer obras – en GTD – se descompondría en varios proyectos del orden de: Construir pared, Enyesar, Pintar habitación … cada uno de ellos con sus acciones físicas pertinentes

Si no entendemos los conceptos acción y proyecto podemos llegar a sobrecargar nuestro sistema de control de tareas con acciones demasiado complejas y poco desglosadas, que lo convertirán en algo demasiado confuso, o dicho de otra manera, en un conjunto de listas de tareas convencional. GTD funciona por su simplicidad a la hora de indicarnos que debemos hacer, y como debemos organizar nuestro trabajo, sin estas cualidades perderemos todo el dinamismo que nos aporta. Dejo para otro post el repaso de los conceptos Recopilación y como indicar la Siguiente acción, la segunda pieza clave del sistema.

  • themanuelrc

    David lo que no dejas claro (quizás si pero yo no lo encuentro) es si esas tareas complejas que pasarían a ser proyectos también se colocan?. Cada actividad es una tarea en la lista o debería de colocar simplemente una con el nombre del proyecto y en la descripción llenarla de subtareas ( eso se podría hacer con wunderlist). Gracias por aclarar mis dudas.

  • Imagina que gestionas tus listas con una libreta. Desglosarias el proyecto detallando cada una de sus acciones. Cada una de ellas se pasará a la lista de siguientes acciones cuando toque hacerlas. Se gestionarán por separado.

    Si utilizas un software yo lo haría de esta manera, te permite tener siempre visible cual es la siguiente acción a realizar. No me gusta el sistema de subtareas de Wunderlist pq no me permite gestionar cada acción de forma independiente.

  • Alejandro Olivares

    Hola. He descubierto apenas el método gtd y estoy dispuesto a aprenderlo y ponerlo en práctica. Me. Podría decir si la app Things es util? La he comprado y veo que se acopla a lo que usted comparte sobre GTD. Tome hace algunos años el metodo franklin y gtd me parece mas practico y útil. Saludos desde México.

  • Hola Alejandro,

    Me parece una aplicación fantástica para GTD en MAC. Provee de la base para gestionar acciones y proyectos. Buena elección.

    Para cualquier duda puedes plantearla en los comentarios de los post sobre GTD o en el formulario de contacto de blog

  • Joaquin Bresan

    Muy buena información amigo. Gracias por compartir.