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¿Qué es la productividad personal?
La productividad personal no es hacer más cosas con el menor tiempo posible. No es esto amigo. Productividad personal es la obtención de un estado de equilibrio, respecto a tu actividad – personal y profesional – que te permite resolver tus asuntos con fluidez, sin estrés y que acaba dándote paz mental.
Tenemos en el inconsciente colectivo la idea de una productividad de la época industrial donde el trabajo estaba perfectamente delimitado y los objetivos de producción eran totalmente predecibles. Si hacer una pieza cuesta 5 minutos en una hora producirá 12 piezas. Fácil, ¿verdad? Pues todo se ha complicado mucho.
¿Has pensado en qué consiste tu trabajo? Seguro que tienes una profesión y un rol muy bien definido, pero cuando trabajas todo se complica. Yo soy programador y mi trabajo no sólo consiste en programar, tengo que resolver desacuerdos con los clientes, coordinarme con mi equipo, gestionar correos, llamadas, reuniones y un sinfín de pequeñas tareas. El trabajo en la era del conocimiento es complejo, no está en absoluto delimitado y sobre todo no es previsible.
En última instancia, incertidumbre y estrés.
Si a esto le sumas tus proyectos personales, los asuntos familiares y labores en el hogar, puede acercarse al caos. Entonces, ¿qué es productividad personal?
Productividad personal no es más que encontrar un sistema para organizar tu actividad, personal y profesional, registrando que tienes que hacer, decidiendo sobre cada asunto pendiente y ordenándolo de forma que ocupe un espacio donde lo tengas presente, no sea olvidado y pueda ser atendido sin que te provoque estrés.
Y respondiendo a tu pregunta, sí, esto es posible.
Los 5 principios básicos de la productividad personal
Existe un conjunto de principios básicos de la productividad personal que deben trabajarse para alcanzar dicho equilibrio. Se trata de cinco hábitos y conceptos clave para obtener cierta paz mental en relación a tus asuntos:
Capacidad para capturar
Desarrollar el hábito de registrar todo lo que requiere nuestra atención. Emails y mensajería, peticiones de colaboradores, cualquier cosa que nos pase por la mente, eventos, compromisos etc… Registrarlo todo y depositarlo en una bandeja de entrada (una lista escrita).
Tomar decisiones sobre tus asuntos
Una vez al día nos toca tomar decisiones sobre cada elemento registrado y depositado en su bandeja de entrada. Al decidir qué hacemos con él y enviarlo a un sistema de listas según el estado de la acción (lo hacemos ahora, lo delegamos o lo dejamos en espera). Registrar y tomar decisiones sobre lo capturado te da claridad y la tan deseada paz mental.
Estar a gusto con lo que no debes hacer ahora
No tenemos tiempo para hacerlo todo. Dentro de nuestro sistema necesitamos una forma de ubicar las acciones y proyectos que no queremos o podemos atender de inmediato, de tal modo que estemos de acuerdo con esta decisión y no nos devuelvan a la mente cada dos por tres.
Proteger tu atención reservando tiempo de calidad
En la era de la dispersión, es necesario reservar tiempo de calidad al que dedicar toda la atención a tu trabajo – deep work – oa las personas más importantes de tu vida. Saber encontrar esos agujeros en tu rutina es también productividad personal.
Pasar de la reactividad a la proactividad
No podemos limitarnos a reaccionar ante los imprevistos y lo que nos sucede en la vida. Tenemos que ser actores del cambio y anticiparnos a las actividades a atender. En lugar de dejar que una notificación nos sorprenda o descubrir que la próxima semana hay una fecha límite de entrega, mantengamos nuestras listas de acciones actualizadas y revisemos semanalmente nuestro calendario a tres meses vista para anticipar lo que se nos viene encima. Si lo hacemos, los compromisos no se convertirán en problemas.
Cómo empezar a mejorar tu productividad personal
Empieza a capturar tus asuntos de forma intensiva
En primer lugar, identifica tus bandejas de entrada, por ejemplo tus cuentas de correo, tus apps de mensajería, tus bandejas físicas y virtuales donde se deposita información relevante. En segundo lugar consigue un bloc pequeño y un buen bolígrafo que lleves siempre contigo, cada vez que se te ocurra algo anótalo. Luego ya decidirás si debes tenerlo en cuenta o no.
Reservate una hora todos los días para tomar decisiones sobre tus asuntos
Se trata de un ritual para cerrar la jornada que incluye despejar tus bandejas de entrada (incluidas las anotaciones en la libreta) + revisar tu calendario para el día siguiente + Revisar las próximas acciones a realizar al día siguiente.
Lo más importante, vaciar cada bandeja de entrada hasta dejarla a cero. Tomando una decisión sobre qué hacer con el elemento que tienes entre las manos: eliminarlo, ubicarlo en una de tus listas de acciones, fijarlo en el calendario o archivarlo.
Crea tu sistema de listas
No es suficiente con una lista de temas pendientes, necesitas todo un sistema. Yo me decanto por un sistema similar al de GTD donde cada lista indica un estado diferente de tus acciones pendientes:
- Próximas acciones. Aquellas acciones a realizar durante la próxima semana. La lista se llenará durante una revisión semanal y dinámicamente al procesar todos los días las bandejas de entrada si son acciones realmente importantes.
- En espera. Acciones que delegues en otras personas o que dependen de la interacción de terceros.
- Esta semana no. Acciones que no se realizarán esta semana pero pueden realizarse a corto plazo y deben ser revisadas cada semana para decidir si pasan a próximas acciones.
- Algún día /Quizá. Acciones a largo plazo, deseos o proyectos que todavía no están definidos.
- Proyectos activos. Lista de resultados a conseguir que necesiten de múltiples pasos para ser finalizados. Es una lista recordatorio para saber en qué actividad compleja trabajamos durante la semana. Al puntear la lista decidimos si debemos enviar actividad a próximas acciones.
Crea una rutina de revisión semanal
Reserva una o dos horas cada semana para revisar tu sistema de listas y tus asuntos. Durante estas dos horas te dedicarás a realizar mantenimiento de tu sistema de listas, eliminando las acciones y proyectos finalizados y reubicando aquellas acciones que lo necesiten en la lista conveniente según su estado actual.
Revisarás tu calendario a tres meses vista para anticipar fechas de entrega activando las acciones necesarias para empezar a trabajar en los asuntos que lo necesiten y la lista de acciones Esta semana no para decidir qué acciones activar y realizar los siguientes 7 días, hasta la próxima revisión.
Así llenas tu lista de próximas acciones y proyectos activos para trabajar durante la semana.
Reservar tiempo de calidad durante la semana
Te propongo empezar a reservar una hora y media o dos durante tu jornada para realizar trabajo en profundidad. Trabajo complejo que necesite concentración o trabajar ininterrumpidamente durante ese tiempo para producir un resultado de calidad. Si no puedes permitirse hacerlo cada día, comienza tu jornada durante dos o tres días de esta manera y observa el resultado.
Llévalo también en el ámbito personal. Durante cada semana resérvate un par de tardes y un día el fin de semana para estar con quien te importa, familia y amigos, de una forma presente y dedicándote a ellos plenamente.
Un método para tu productividad personal
Necesitas un método para gestionar tus asuntos ya sean personales o profesionales, ya que esta línea que divide ambas esferas es inexistente.
Un método de productividad personal te permitirá tener pautas para actuar de forma predeterminada en cada una de las situaciones de tu día a día. Si ya sabes cómo debes actuar no hace falta que te pares a pensar que debes hacer cada vez que se presenta un imprevisto.
Yo recomiendo Getting Things Done (GTD), un método creado por David Allen, que engloba el conjunto de listas ya mencionado (Bandeja de entrada, Próximas acciones, Proyectos, En espera, Algún/Día quizás) y cinco pasos o rutinas a realizar en momentos clave del día (Capturar, Procesar, Organizar, Revisar, Organizar, Revisar.
GTD también incluye un sistema para gestionar el largo plazo – tu visión de futuro y objetivos – y para ayudarte a planificar tus proyectos.
Artículos recomendados sobre productividad personal
La productividad personal es una habilidad que se desarrolla con la práctica. Si quieres profundizar en los conceptos de esta guía, he seleccionado algunos artículos del blog que te ayudarán a organizarte mejor, gestionar tus compromisos y construir una forma de trabajar más consciente y sostenible.
Para empezar
- ¿Por dónde empezar a mejorar mi productividad personal? Una introducción a los primeros cambios que puedes hacer para recuperar el control de tus compromisos y mejorar tu organización personal.
- ¿Qué necesitas para mejorar tu productividad? Cuatro elementos fundamentales para avanzar: control, propósito, planificación y hábitos.
Organización y planificación
- De qué hablo cuando hablo de un sistema de productividad personal Descubre cómo un sistema externo puede ayudarte a gestionar tareas, proyectos y compromisos de forma fiable.
- Decálogo para planificar de forma efectiva Diez recomendaciones para planificar proyectos, tomar mejores decisiones y evitar que la organización se convierta en una carga adicional.
Una productividad más consciente
- El valor de aceptar tu imperfección Ser productivo no significa llegar a todo. Una reflexión sobre los límites personales, las expectativas y la productividad sostenible.
- 4000 semanas, productividad para mortales Una reflexión sobre la relación entre productividad, tiempo y prioridades, partiendo de que nuestro tiempo es limitado.
Para profundizar
- Lecturas y recursos sobre productividad personal Una selección de libros y recursos para seguir explorando la productividad personal, los hábitos y la organización.
Mi nombre es David Torné. Soy desarrollador de software y autor del blog. Aquí comparto reflexiones y recursos sobre productividad personal, sistemas de productividad y recursos aplicados a este mundo.
Conocer más sobre el autor ->Entiendo la productividad personal como una forma de resolver los asuntos y resolver problemas de la forma más eficiente y alejada del estrés posible. Su objetivo debería ser desplazar todo este asunto a un ámbito secundario para centrarnos en temas de más importantes.
Si quieres seguir aprendiendo sobre productividad personal, comparto regularmente conocimiento a través de mi newsletter: Acción. Productividad personal.
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