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Las revisiones de mantenimiento no son más que revisiones ordinarias material de segundo orden, dicho de otra manera revisar datos con un menor movimiento para extraer información de nuestro sistema, y conservar el orden en el material auxiliar de consulta. El post versa sobre tres posibles tipos de contenidos administrados desde GTD, o que intervienen de una forma indirecta, argumentando la motivación que nos lleva a realizarla e indicando la periodicidad recomendable para llevarla a cabo.
El material de consulta y de archivo. Un archivo puede acabar convirtiéndose en un pozo sin fondo en el que nuestra información se va sedimentando en capas hasta formar un una argamasa de documentación inteligible. Con un abandono progresivo de nuestros hábitos a la hora de tratar las tareas finalizadas, las que no requieren de ninguna acción, o todo el material necesario para llevar a cabo una acción/proyecto. Un pequeño descuido, archivando material allí donde no corresponde, o una duda en un momento dado que nos empuja a crear un receptáculo con un nombre como varios o temporal puede ser el desencadenante para que pasemos de archivar a apilar. Revisar con cierta periodicidad permitirá corregir todos los inevitables errores, y descuidos, que todos cometemos. Una vez tengamos clara la estructura de nuestro archivo – ya hablaremos del tema otro día – revisaremos su cumplimiento, solucionando los pequeños – o no tan pequeños – inconvenientes ocurridos desde la última revisión, y generando las tareas vía Inbox para todos aquellos problemas más costosos, que no pueden ser resueltos en una sola sesión. Periodicidad recomendada: Mensual, Trimestral.
Seguimiento de los proyectos. Importante. Para progresar debemos alcanzar nuestros objetivos y para ello es indispensable una revisión o un seguimiento periódico. Enfocando el tema a través de su vertiente temporal, si clasificamos por fecha de entrega nuestros proyectos, podemos dividirlos en dos grupos: Los que tienen una fecha de entrega y los que no. Evidentemente, los criterios para realizar el seguimiento serán diferentes: Si hay una fecha límite esta pesará decisivamente la hora de decantar la valoración. Si se trata de un proyecto atemporal, por ejemplo un proyecto como blog o finanzas personal, podemos juzgar su desarrollo por otros criterios como la consecución de objetivos. Para este segundo caso, nada mejor que definir una lista secundaria, asociada a la lista del proyecto, donde enumeramos todos sus objetivos. A medida que se completen las tareas o acciones necesarias iremos eliminando. Una forma rápida de realizar un seguimiento de nuestras líneas de trabajo que no implica la complejidad de otros sistemas que requieren recursos como, diagramas de Gantt o balances de resultados. Periodicidad recomendada: Semanal (por pequeños proyectos), Mensual (para proyectos de mayor alcance).
Revisión periódica de listas de control. Entre las muchas listas de control que creamos, puede haber algunas que valga la pena revisar con cierta periodicidad. Todas aquellas que acumulen tareas que no tienen la prioridad de nuestros proyectos, o de las listas convencionales, sin llegar a ser clasificadas como tareas que algún día se harán. Por poner algún ejemplo listas con tareas para nuestro tiempo de ocio, con direcciones URL, lecturas pendientes, grabar algún cd … Desestimadas inicialmente para ser incorporadas alguna lista de control más convencional como @ordenador, @ocio o similares. Recomendable para aquellos ámbitos en los que tenemos un cierto interés y que debido a las prioridades del día a día quedan en un segundo plano. Con esta fórmula evitamos su caída en el olvido y el consecuente abandono. Periodicidad recomendada: Bimensual.
En resumen, tenemos que contar con unos criterios claros para obtener una valoración de la revisión, establecer una periodicidad adecuada para no convertir.la en excesivamente repetitiva y perder el tiempo con seguimientos sobre cambios demasiado escasos. Como ya he mencionado la periodicidad que muestro en cada apartado puede variar según el volumen de datos que movemos, el número y la tipología de proyectos que administramos, como siempre hemos de adaptar el sistema a las características de nuestro trabajo. La estocada final será contar con una herramienta que nos permita programar las revisiones para quitarlas de nuestra mente. Yo uso Google Calendar, gratuito y que permite crear tareas periódicas con envió de aviso. Una pincelada superficial ámbito de las revisiones periódicas en GTD, la parte más gris pero necesaria para que el mecanismo continúe en marcha.
