Gestionando pequeñas tareas con GTD

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Uno de los objetivos de los métodos productivos es sacar el máximo partido a nuestro tiempo. Ya sea trabajando, o en cualquier área de nuestra vida, hemos de contar con una planificación previa a seguir durante nuestra jornada. Pero que pasa cuando disponemos de un agujero de 10-15 minutosmuchas veces imprevisto– que no podemos llenar con ninguna tarea, porque todas las próximas acciones son demasiado extensas para terminarlas en un tiempo tan reducido? Puede parecer algo exagerado querer controlar hasta el último minuto de nuestro día, pero para ser realmente eficiente debemos aprovechar estos tiempos muertos. Cada una de ellos es una grieta por donde se escapa nuestra eficiencia en forma de tiempo desperdiciado, y interrupción de nuestra concentración.  A continuación comento como aprovecharlos a través de la gestión de pequeñas tareas.

En el libro Organízate con Eficacia, el autor (David Allen) nos comenta la necesidad de mantener un sistema auxiliar de listas al margen del sistema principal para gestionar GTD.  Listas que agrupen acciones según diferentes criterios: por ubicación (casa, trabajo, reunión), por las herramientas que utilizamos (ordenador, despacho,  …), etc … Siguiendo el sistema sería útil disponer de una lista de pequeñas tareas que se asignaran las acciones de poco volumen o duración, que habitualmente son relegadas a un segundo plano por detrás de nuestros proyectos y próximas acciones. No las confundiremos con las acciones de menos de 2 minutos que realizamos al procesar nuestra INBOX, son más complejas, pero fácilmente realizables en un periodo de 5 a 20 minutos. La finalidad de la lista es aprovechar tanto los agujeros que aparezcan en la jornada, como los momentos con un menor nivel de concentración o de energía (al final de la jornada o un viernes tarde).

Para implementar la lista utilizaremos la aplicación con la que gestionamos GTD. La prioridad siempre es no diversificar las herramientas para no perder tiempo pasando tareas de una a otra. En caso de no poder hacerlo, porque no utilizamos aplicaciones con datos sincronizados entre varios equipos, o por otros motivos, nos será útil acoplar a otra aplicación de uso común. Si os decantáis por incrustarla a vuestra aplicación de correo, Google Tasks o tareas de Microsoft Outllook, tened en cuenta de que os exponéis a la tentación de revisar el correo cada vez que se puntean las tareas. Otra vía, igual de efectiva y más sencilla es anotar en el bloc de papel que lleváis encima para recopilar ideas. A mano y simple.

En mi caso utilizo dos listas, una para el trabajo y otra para el ámbito domestico. Las mantengo separadas porque no dispongo de las mismas herramientas y responsabilidades en un lugar que en el otro. Las dos se llenan de acciones del tipo: organizar mis contactos en twitter, limpiar mi disco duro, procesar el contenido de la carpeta de descargas, ordenar los documentos del escritorio, limpiar mi directorio de vCard profesional… Casi todas son tareas de mantenimiento de los recursos que utilizo habitualmente, me paso mucho tiempo ante la pantalla del ordenador y eso se nota.

Utilizando esta práctica podremos encontrar un lugar y un momento para ubicar aquellas tareas aparentemente insignificantes que se van acumulando y pueden acabar “desajustando” nuestro sistema GTD. Reforzaremos la sensación de aprovechar el día, de terminar la jornada habiendo hecho todo lo que podíamos hacer, sin ninguna parada innecesaria en nuestro flujo de trabajo. Personalmente, me ha ayudado a dejar de lado ese sentimiento de no tener tiempo para algunas cosas, siempre había detalles que me escapaban. Solo me queda preguntaros si hacéis algo similar, aunque no sea con un sistema de listas? ¿Creéis que no vale la pena y que se puede procesar todo a través de las listas convencionales de GTD? Si tenéis i queréis decir algo  sobre el tema os animo a dejar su comentario o enviarlo a través de mi cuenta de twitter: @davidtorne