Ganando tiempo útil

Imagen vía Peter Smile bajo licencia Creative Commons

Sacarle el máximo partido a nuestra jornada. Este es uno de los objetivos de todo aquel que se dedica a cultivar su productividad. En el blog he hablado de metodologías para gestionar el flujo de trabajo, de crear hábitos para mejorar nuestra forma de trabajar o vivir, de herramientas que nos ayudan a ser más eficientes… Hoy hablaré sobre cómo encontrar tiempo durante el día. No he hablado mucho porque lo considero un tema secundario. No podemos crear tiempo para dedicarlo a nuestros asuntos, pero sí que podemos liberarlo, descubrirlo o reaprovecharlo. Un nuevo puesto presentado en dos entregas (hoy y el jueves próximo) para la nueva categoría del blog: la Gestión del tiempo.

Personalmente trabajo en dos líneas diferentes con la intención de ganar minutos para usarlos de una forma activa. La primera, presentada en a continuación, hace referencia a utilizar agujeros de nuestro día a día que no aprovechamos, o que no los percibimos como tiempo útil. La segunda explora la posibilidad de examinar nuestra rutina y modificarla para hacerla más eficiente, consiguiendo economizar tiempo. Una segunda parte del asunto más relacionada con la simplificación, sobre la que podréis leer próximo jueves.

Aprovecha los agujeros de tu jornada, aprovecha tu hora de comer. La hora de comer, o todos aquellos tiempos muertos que por temas logísticos nos obligan a entrar en una situación de standby. Yo trabajo lejos de casa, como fuera y me sobran 45 minutos cada medio día. En lugar de pasarlos en el bar, o charlando con un compañero (lo que no puedes abandonar totalmente, la sociabilización es un hábito productivo), me dedico a leer. Mi hora de lectura ha sido traspasada al mediodía, liberando parte de mi tarde. Hace tiempo Berto Pena escribió sobre el tema en su blog, proponiendo 25 cosas útiles que se pueden hacer durante este momento del día.

Un hábito que nos puede hacer ganar tiempo y calidad de trabajo es el de levantarnos temprano, avanzar la alarma del despertador para que podamos tener una hora más antes de empezar nuestra jornada. Focalizaremos en nuestros asuntos al 100%, estaremos solos, tranquilos y completamente frescos para rendir al máximo. Un hábito productivo que toda la gente eficiente practica. Vale la pena sólo por el simple hecho de tener más tiempo para desayunar tranquilo, algo que marcará el resto de tu jornada. Si no te convence la idea piensa en lo siguiente: ¿A que dedicas las dos últimas horas del día?, ¿Es tan importante? ¿De verdad no puedes adelantar un poco la hora de ir a dormir?

Dejar agujeros dentro de tu horario y no llenarlos. Me refiero a una o dos horas en la que no programamos nada, ningún trabajo, ni lo reservamos para imprevistos, ni para ninguna otra cuestión en especial. A la hora de trabajar lo consideraremos como una tarea inamovible. La intención es que la ley de Parkinson siga su curso y adaptamos nuestros recursos – tiempo, atención y energía – para terminar las tareas a realizar dentro del tiempo del que disponemos. ¿De que nos servirá este vacío dentro de nuestra jornada si no tenemos ninguna actividad? La intención es dedicar el tiempo a una tarea radicalmente diferente a las que estamos haciendo en ese momento. Yo utilizo esta técnica los días especialmente tupidos, me guardo una hora para desconectar, para pasear, para charlar con amigos, o para dejar corre mi creatividad… Otras utilidades que le puedes dar es como medida de corrección, para revisar tus proyectos, sacarte de encima temas pendientes, o ponerte al corriente con temas atrasados etc .. Parece absurdo pero es algo que funciona.

Son tres trucos que te permiten exprimir el día a fondo. La segunda parte del post que publicaré el próximo jueves hablará de cómo podemos simplificar nuestro planning de actividades para dedicarnos a lo que realmente nos importa de verdad, dejando de lado todas aquellas tareas que realizamos por compromiso. Pero antes de eso, os invito a que hagáis vuestra aportación, seguro que tenéis vuestros propios trucos para ganar tiempo, ¿las ponemos  en común? Como siempre en los comentarios del post y mi twitter @davidtorne, están a vuestra disposición.