Trabajar en proyectos y sobre todo conseguir cerrarlos. Obtener resultados y sacar el trabajo adelante, algo que por mucho sistema de productividad tengas no siempre es fácil.

Estoy cansado de que mi lista de próximas acciones se llene de temas anecdóticos y que el grueso de los proyectos sean para atender asuntos de intendencia o proyectos inconexos. Acciones que no son más que colesterol que obstruyen mis listas.

La cuestión es que por muy consciente que sea de ello se sigue llenando. Pensé que se solucionaría marcando unas pautas claras como no hacer nada que no esté relacionado con mis objetivos o con mi visión a largo plazo, aplicar un filtro para realizar sólo los proyectos/acciones imprescindibles durante la siguiente semana etc…

A pesar de tener unos efectos balsámicos todavía me faltaba algo. Los resultados no fluían como yo creía que debían fluir. Demasiado lento, demasiados proyectos abandonados, atascados, demasiado vías muertas…

¿Cuál es la lista guía de tu sistema?

Gestionamos nuestras acciones pendientes distribuyendo nuestros asuntos, acciones y proyectos, en diferentes listas según su estado.

¿Te has preguntado alguna vez cuál es la lista central de tu sistema de productividad?

En el caso de mi GTD (Getting Things Done) siempre había sido la lista de próximas acciones. Es allí donde se concentra la actividad que consultaba continuamente dejando el resto de listas a la sombra.

Dar el rol de lista guía a las próximas acciones provoca una dispersión de tu atención por la cantidad demasiado amplia e irrelevante de asuntos.

La lista guía es el centro de gravedad de tu actividad. Donde diriges tu atención constante para saber que tienes que hacer -@davidtorne Clic para tuitear

La lista se recarga una vez a la semana con la revisión semanal. Es entonces cuando se carga con un “core” de acciones importantes. Actualizas los proyectos que tienes que hacer y su próxima acción.

Pero a medida que va avanzando la semana tiende a llenarse de acciones de baja intensidad. Recordatorios, acciones de mantenimiento etc…

Nos cuesta continuar centrando la atención en los asuntos del “core” y tendemos a abrirnos a otros a actividad de menor valor.

Cambiar las próximas acciones para proyectos

Hace algunos meses cambié la forma de hacer mi revisión semanal. Empiezo confeccionando una lista de proyectos a trabajar la próxima semana.

La confecciono con mis nuevas obligaciones laborales y personales, los proyectos que han quedado inacabados la anterior semana y repasando la lista “esta semana no” (para actividad incubada pero realizable a corto plazo).

Es una lista preliminar. Una vez he especificado los diferentes elementos confecciono una lista definitiva no mayor a una página A5 de libreta, planteando la redacción de cada elemento como si ya hubiera sido alcanzado (destacando así cuál es el resultado real a conseguir):

Ya lo he mencionado muchas veces, no es lo mismo “Programar el cierre contable para la aplicación web” que “El cierre contable de la aplicación web está en el entorno de pruebas”.

Ventajas y problemas que me resuelve

Limitar el número de asuntos en los que trabajaréPriorizo que hago y a que dedico atención. Centro la atención en lo más importante e inmediato e incubo el resto.
Simplifica el mantenimiento del sistemaLa lista por los proyectos se toca una vez a la semana. Muchas veces ni declaro las siguientes acciones.
Replantear los proyectos no alcanzados con facilidadDeclarando el enunciado de forma diferente, rebajando el resultado o trabajando otro aspecto.
Combina profesional y personalEs la forma más sencilla e integrada que he encontrado hasta ahora para combinar ambos ámbitos en el mismo sistema.
Una forma eficaz de definir la actividad importanteDefines el “core” de tu actividad hasta la próxima revisión.

De un vistazo recuero el siguiente paso de cada proyecto y su estado. Mantener la hoja a mi lado mientras trabajo es la forma más accesible para refrescar la memoria.

La lista de proyectos no es una lista cerrada pero difícilmente entra nada más. En el caso de los proyectos profesionales difícilmente se termina el trabajo. En los personales destino del excedente a otro tipo de ocio.

Muchas veces ni me molesto en escribir la próxima acción. Mirando la lista de proyectos ya sé que tengo que hacer.

Dos de los grandes problemas de mi sistema de productividad era que combinar actividad personal y profesional no era eficaz. No me resultaba satisfactorio. El hecho de declarar la actividad profesional en el sistema personal (GTD) era redundante y no me aportaba nada.

Ahora mantengo una lista mínima donde combino ambas actividades sin esfuerzo.

El otro gran problema era como replanteo aquella actividad no resuelta la anterior semana. Me resulta mucho más fácil volverla definir, a menudo rebajando el resultado a uno más modesto. Un paso más pequeño ayuda a avanzar y permite eludir la procrastinación al detenerse el proyecto.

La lista de próximas acciones

La lista de próximas acciones a quedado reducida a una lista de acciones-recordatorio de cosas que quiero o debo hacer no relacionadas con los proyectos: búsquedas en google, compras, temas de intendencia y poco más.

Elementos del sistema de listas GTD

Las próximas acciones de los proyectos las declaro en contadas ocasiones. Lo hago para definir la actividad y tomar aquellas decisiones que me ayudan a entender qué dirección tomar y que tengo que hacer realmente.

La consulto esporádicamente, con suerte una vez al día y en el momento donde tengo tiempo para los asuntos de baja intensidad (fines de semana).

Un sistema directo con un mantenimiento mínimo, que me ayuda a centrarme en lo más importante y obtener resultados. ¿Se puede pedir más?

No es más que alinear los resultados deseados con tu actividad. Hay gente que lo consigue de una forma más formal, más cartesiana, siguiendo GTD al pie de la letra … y otros el hackeando sin salirnos de marco definido por David Allen.

Hasta aquí otro post de la serie así trabajo yo. Si tienes alguna pregunta o deseas una aclaración te animo a enviarme su comentario en el post o un tweet dirigido a @davidtorne

Photo by Vince Fleming on Unsplash

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