Distribuir nuestro trabajo en franjas

Imatgen vía atermath bajo licencia Creative Commons

En los últimos posts he hecho referencia al sistema de trabajo por franjas. No tiene ningún secreto, agrupamos tareas de un mismo tipo con la intención de hacerlas todas dentro del mismo bloque de trabajo. He pensado que sería útil reflexionar sobre el tema, añadiendo una nota a la que dirigirse cuando se traten temas del flujo de trabajo en posts que vendrán a continuación. En el post de hoy justifico porque incorporar este método a nuestro sistema de trabajo, y cuáles son los detalles más importantes que debemos tener en cuenta a la hora de implementarlo.

¿En qué consiste trabajar por franjas, o por bloques?

Muy fácil, agrupo mis acciones para un mismo tipo de tarea (leer email, llamadas, trabajo ante el ordenador, salidas de la oficina…), y les asigno una hora concreta o un segmento de mi horario para llevarlas a cabo.  Evitando, de esta manera, esparcirlas a lo largo de mi jornada laboral desaprovechando tiempo y energía.

¿Qué valor aporta incorporar el trabajo por franjas a nuestra rutina?

Hablando desde mi experiencia personal diría que la gran mejora es el aumento de la focalización en nuestras tareas. A la hora de procesar tareas de un mismo tipo nos ahorramos el cambio de chip que hacemos cada vez que saltamos a un trabajo de otro tipo. El hecho de procesar una lista de tareas de la misma familia nos ayuda a mantenernos centrados en la secuencia de acciones a realizar. Sin duda la principal motivación para llevarlo a la práctica, pero hay otros motivos que te pueden ayudar a mejorar algunos puntos débiles de tu productividad:

  • Evitamos procastinar todas aquellas tareas que no nos motivan o que nos resultan fatigosas. Estamos marcando un momento del día para llevarlas a cabo. Nos ayuda a asumirlas como parte de nuestra rutina diaria, reduciendo así el rechazo que nos generan.
  • Concentramos la ejecución de todas aquellas tareas que pueden condicionarnos a la hora de cambiar nuestras prioridades de trabajo. Me refiero a las llamadas a devolver y el procesado del correo electrónico. Reduciremos las posibilidades de que un factor externo, que aparezca durante el trabajo, nos haga cambiar nuestra rutina y nos obligue a hacer el consecuente cambio de chip.
  • Ponemos un límite de tiempo a todas aquellas tareas come ratos. En mi caso todo lo que tiene que ver con navegar por internet, leer feeds, twitter… y el visionado de la TV para pasar el rato…. Marca una hora de inicio y una final, y evitarás que tu tiempo se vaya por el desagüe.
  • Nos obliga a planificar mínimamente nuestras tareas pendientes. El simple hecho de pensar en agruparlas nos permite repasar lo que hay por hacer, y que procesaremos en el siguiente lote. Hacemos una selección implícita de acciones, mientras ejecutamos las tareas de una franja siempre sabremos qué es lo siguiente que tenemos que hacer.

¿Cómo lo llevo a la práctica?

Mantendremos tantas listas abiertas como franjas o bloques de trabajo ejecutamos. Cada vez que surja uno de estos asuntos lo convertiremos en una acción y lo dejaremos en la lista. En caso de que la ejecución de esta acción requiera alguna preparación redactaremos las tareas y las realizaremos antes de entrar a procesar todas las tareas de la lista. En GTD crearíamos un proyectovarias acciones para realizar una tarea – haciendo primero aquellas que son necesarias para preparar el asunto, y cerrándolo cuando ejecutemos todo el bloque de acciones del mismo tipo.

Por ejemplo, a la hora de redactar los textos de ayuda que irán dentro del manual de usuario para una aplicación, procuro tener todos los recursos al alcance para hacer este trabajo (anotaciones técnicas, imágenes que utilizaremos, vínculos a webs para enlazar…). Esto me permite centrarme en las diferentes acciones de redactado.

Para las actividades que realizamos día a día, como revisar el correo o devolver llamadas, lo más práctico es contar con listas por escrito que tengamos siempre a mano. Para tareas a realizar en franjas de trabajo de días posteriores, o que realizamos semanalmente, podemos gestionarlas con nuestra aplicación de tareasSpringpad, Evernote o FacileThings.

¿Para qué tipo de tareas lo puedo utilizar?

Yo lo utilizo para dos tipos de tareas, pequeñas tareas repetitivas y tediosas que me motivan poco, y las que realizo con cierta periodicidad. Las primeras pueden ser las ya citadas: devolver llamadas de teléfono, procesar mis correos electrónicos o gestionar mis respuestas en twitter. Las segundas pueden ser actividades que realizo regularmente pero con una menor frecuencia, como revisar mensualmente mi estado de cuentas, trabajo a realizar fuera de la oficina (es un buen ejemplo aunque no es mi caso) o revisión de las correcciones a aplicar a los productos que desarrolla mi empresa (el maravilloso mundo de la programación de aplicaciones para la gestión…).

Como siempre deseo que esta información os sea útil, pero sobre todo que haya quedado claro el concepto de trabajo en franjas. Si hay algo del post que deseéis comentar, que no te haya quedado claro, o sobre lo que queráis aportar algo puede hacerlo a través de los comentarios, o enviar me un tweet a través de mi cuenta en twitter @davidtorne.

  • Rafael Hernampérez

    Las franjas las utilizo cada vez que puedo. Mi trabajo es muy dinámico y las prioridades mandan. Para estas franjas no tengo horario fijo, aunque procuro crear rutinas cada vez que puedo. La atención a los correos suelo dejarla para después de concluir las tareas más importantes y que llevan más tiempo. A veces, suelo crear una franja en “tiempos muertos”, para aprovechar el espacio entre dos reuniones, por ejemplo.