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La lista «Esta semana no» es una propuesta de José Miguel Bolívar para «mejorar» el sistema Getting Things Done (GTD). Su objetivo es hacer más manejable la lista «Algún día/Quizá» dividiéndola en dos.

Soy reacio a aceptar mejoras en el sistema, prefiero mantenerlo como David Allen lo describe en su libro «Organízate con eficacia» pero en su día adopté esta mejora. Os explico cómo funciona y porqué la encuentro aceptable.

Cómo funciona

La primera de las dos listas seguirá siendo un almacén de ideas y deseos a realizar – tal vez – a largo plazo. La lista se continuará llamando Algún día/quizá.

La segunda es la lista «Esta semana no» encargada de guardar todas aquellas acciones ya definidas que no realizaremos durante la próxima semana pero que pueden ser realizadas en el corto plazo.

El propósito es no tener que revisar toda la lista Algún día/Quizás cada vez que se realice la revisión semanal. No es necesario revisar todas las semanas todo el almacén de ideas, sólo aquellas acciones potencialmente ejecutables la próxima semana.

Cómo implementarla

Para los que tienen un sistema implementado sobre papel o con una herramienta no especifica para GTD puede incluir una nueva lista con el nombre «Esta semana no» y enviar las acciones.

Para los que utilizamos una aplicación pensada para GTD como Facilethings, Nozbe, Omnifocus podemos solucionar el tema creando una etiqueta/label para identificar las acciones que irían a esta lista como por ejemplo #semanaNo y durante la revisión semanal utilizarla para filtrar.

Que enviar

Podemos escoger enviar una acción definida correctamente o una simple anotación que nos sirva de recordatorio de lo que debemos hacer. Yo soy partidario de la primera.

Si son acciones a realizar a corto plazo, mejor definirlas al procesar. Una vez salgan de la bandeja de entrada transforma el recordatorio en una acción realizable de tal modo que al releerla al realizar la revisión semanal -semanas después – no tengamos que pensar de que se trata y que debemos hacer.

Porque me parece un cambio aceptable

La lista no está entre las cinco listas originales del sistema. Aplicar el cambio significa dar un paso al lado y separarse del diseño original y aún así lo encuentro aceptable. ¿Porque?

Creo que la mejora no afecta al espíritu de GTD, no modifica el sistema de listas originales – suprimiendo o cambiando una lista- ni tampoco el flujo de trabajo que permite la gestión de las acciones y proyectos, cómo mover las acciones entre listas etc …

Es sólo un separador dentro de la lista algún día para evitar mezclar el material más creativo con las acciones a realizar a corto. La eficacia del sistema no se verá afectada, por el contrario, la revisión semanal será más ágil.

Puedes vivir sin este cambio pero es tremendamente útil. Te ahorrará tiempo y la farragosa tarea de revisar tu almacén de ideas. Todo sin alterar tu sistema ni flujo de trabajo basado en el sistema GTD original.

Yo valoraría aplicarlo.

Photo by Mika Baumeister on Unsplash

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