GTD. Más allá de las acciones y los proyectos

Los niveles de perspectiva de GTD nos permiten administrar nuestros objetivos según su alcance. El sistema de listas para administrar acciones y proyectos es el eje horizontal del sistema, el de perspectivas del eje vertical.

Personalmente agrupo los niveles de perspectiva en tres grupos, prácticos, a medio plazo y el largo alcance. Este sistema me ha permitido llegar a comprenderlos mejor individualmente y como conjunto. En el post de la semana pasada hablábamos del nivel más alto, los 15.000 metros (largo alcance), en  las siguientes líneas hago un repaso de todos ellos, centrándome en el medio plazo, y comentando como los cambios en un nivel de perspectiva pueden afectar al resto.

Imagen vía Xesc bajo licencia Creative Commons

Para empezar os cuento el porqué de mi distinción en grupos:

  • Niveles prácticos. Agrupa el nivel 0, las acciones físicas a realizar, y los proyectos (3000). Es la parte mecánica del sistema, centrada en ejecutar la acción y que prescinde casi por completo de la planificación, más allá de la complejidad de los proyectos.
  • Medio plazo o niveles de planificación. Áreas de responsabilidad (6000 metros), Niveles en 9000 (1-2 años) y 12.000 (3-5 años). Definen el hacia dónde vamos. Marcan la dirección de nuestras acciones y la fuerza de trabajo aplicada a unos objetivos bien definidos.
  • Largo alcance15000 metros, de los asuntos que trascienden el alcance temporal de los niveles anteriores, metas más relacionadas con cómo queremos ser, que con lo que queremos hacer. Prefiero esta expresión en términos como fines o propósitos vitales, demasiado relacionado con la vertiente emocional.

GTD es acción, pero también planificación, la fuerza de trabajo sin una finalidad es un dispendio de tiempo y energía. Trabajando en los niveles más bajos obtendremos organización y eficiencia, combinándolo con la planificación a medio plazo nos reportará resultados.

Entre 9000 y 12000 metros

Cuando aplicamos GTD con una mayor profundidad, y empezamos a administrar nuestros objetivos a través del sistema de varias alturas, tenemos tendencia a creer que la única diferencia entre los niveles en 1-2 años y 3-5 años sólo es una cuestión temporal. Objetivos que cuestan más finalizar, por ejemplo una distinción entre un estudiante que cursa un posgrado de un año y uno que estudia una carrera de cuatro. Va más allá del tiempo empleado,  además de la duración los resultados obtenidos y el cambio producido en nosotros o nuestro entorno es mucho más relevante. Volviendo al ejemplo del estudiante, el cambio que experimentas cuando estudias una carrera universitaria representa un proceso que te hace madurar y te aporta una ética del trabajo, te empuja a la vida adulta. Un postgrado consolida unos conocimientos y nos especializa en una disciplina. Un cambio de menor calado.

Un objetivo a 9000 metros (1-2) años puede ser un camino para consolidar un aspecto de nuestras áreas de responsabilidad, o un hito intermedia para llegar a un objetivo de nivel superior. Pongamos como ejemplo de consolidación aquel profesional que para mejorar su calidad como trabajador decide aprender inglés, en un principio no hay continuidad pero consolida una de sus facetas. Si este mismo profesional decide montar su propia empresa utilizando la forma de start-up, una pequeña empresa a consolidar en 2 – 3 años para luego pasar a convertirse en una pyme, estará trabajando para alcanzar un objetivo a 3 o más años que pasa por un hito a 2 años vista: la consolidación de la empresa.

Bajando a los 6000 metros

Las áreas de responsabilidad se sitúan entre el grupo de niveles prácticos y los niveles en 9000 y 12000 metros. Podemos ver las diferentes áreas como contextos donde ubicar nuestros objetivos a menos de un año vista para alcanzar una meta a niveles de perspectiva más altos, o para enmarcar la actividad de mantenimiento.

Todos tenemos un número reducido de áreas de responsabilidad, no llegan a las diez, se generan a la hora de asumir un nuevo rol relevante en nuestra vida profesional y privada que produzca una actividad constante a llevar a cabo. Un concepto importante a la hora de vincularse con el resto de niveles de perspectiva, ya que a partir de un hito en niveles superiores, podemos transformar o crear una nueva área de responsabilidad. Por ejemplo el estudiante que entra en el mundo laboral (se marca el objetivo de encontrar trabajo) creará una nueva área de responsabilidad relacionada con su trabajo, y aligerará de actividad el área de formación. Dependiendo de las prioridades en nuestra vida los objetivos que nos marcamos darán o quitarán peso a una de las áreas.

Me gustaría que los lectores colaboraseis aportando vuestros ejemplos de objetivos que se pueden enmarcar dentro de los niveles de perspectiva que he comentado en el post, así como opinando su sobre el tema. Podéis dejar su comentario y abrir el debate en esta misma página.

También puedes hacerme llegar tu comentario a mi cuenta de twitter @davidtorne, o tus preguntas a Cuestióname.

  • Joaquin Bresan

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