GTD: Planificar y pasar a la acción

Todos tenemos dos almas, la de operario y la de estratega. La primera es la que nos empuja a pasar a la acción, la segunda la que prepara un plan de ataque para resolver nuestros asuntos de una forma más eficiente. Las dos están presentes en cada uno de nosotros, pero siempre hay una que está por encima de la otra, ya sea por cuestión de carácter, o debido a nuestras responsabilidades… ¿Cuál es la que nos domina y cómo podemos encontrar un equilibrio para maximizar la eficiencia de nuestra actividad? Las siguientes líneas hablan de cómo conviven las dos facetas, cómo tenemos que trabajar para que ninguna tome un protagonismo excesivo y se convierta en un problema.

Imagen vía Libertinus bajo licencia Creative Commons

Como he dicho siempre, hay una de las dos facetas que de forma natural prevalece por encima de la otra. Si somos gente de acción, una vez interioridades los principios de GTD, nos ayudará a aumentar el número de cuestiones tratadas y solucionadas, pero el incremento de acciones procesadas no tiene porque ser algo positivo. Si nos mantenemos con la perspectiva de acción al nivel más bajo -acciones y proyectos-no veremos más allá, no enfocaremos esta fuerza en una dirección concreta, la dispersaremos y continuaremos perdiendo tiempo y energía.

En cuanto a la estrategia, corre el riesgo de quedarse en fuera de juego por un exceso de planificación. ¿Cómo puede ser posible? Al pensar en nuestros asuntos de forma desmedida, su planificación se convierte una valla que te impide saltar al campo a jugar. GTD marca un sistema de revisiones para el mantenimiento del sistema y la planificación de nuestros asuntos. Si no cumplimos con el espíritu de estas revisiones para poner en orden los asuntos y depurar el sistema,  ​​pretendemos detallar en exceso el proceso y realizar tareas que no pertenecen a la planificación como tal (documentar, encontrar material para el proyecto…) acabaremos por agotarnos, perdiendo energía y motivación que deberíamos dedicar a actuar. Corremos el riesgo de desestimar proyectos a causa de la inacción en la que hemos caído.

Cuando empecé a implementar el eje vertical de GTD, que engloba los diferentes niveles de perspectiva, me sentía incapaz de identificar cuáles eran mis objetivos más allá de las áreas de responsabilidad (6000 metros), me marcaba algunas metas a 1 o 2 años pero eran anécdotas, objetivos inconexos. Al no comprenderlo me centraba en la acción, en afinar la ejecución de acciones y proyectos para alejar el estrés de mi vida. Esta situación me permitió dominar el eje horizontal de GTD (la acción, los proyectos y su administración) pero llegó un momento en que fui consciente de que me estaba moviendo en círculos.

De forma reiterada insistía en proyectos y asuntos similares que me estancaban. Por ejemplo, insistía en continuar unos estudios de carácter técnico que ampliaban cosas que ya había aprendido, o me dedicaba a mejorar el diseño de mi blog en lugar de promocionarlo para atraer más público y por tanto más feedback, en el trabajo insistiendo en mejorar la mi calidad como programador en lugar de profundizar aspectos como la analítica y la gestión… Salí de ese círculo vicioso en el momento que entendí que es lo primero que hay que hacer para estructurar tus objetivos: Decidir cuáles son tus valores y fijarte tus metas a 15.000 metros. Una vez descubiertas las líneas rectoras que quería seguir a lo largo de toda mi trayectoria, me resultó más fácil asignar objetivos a 12000 y 6000 metros. En este momento empecé a enfocar mi fuerza de trabajo hacia el objetivo, avanzando en línea recta y no en diagonal, como había hecho hasta entonces.

El reverso de la moneda son los amigos de la planificación, sobre todo los de la especificación. El exceso de detalle a la hora de planificar los proyectos que realizaremos durante la semana, intentando definir el tiempo que les dedicaremos, cuando trabajaremos, analizando la descomposición exacta en tareas (hay veces que no podemos asegurar exactamente las acciones, ya que alguna depende de una situación en condicional)… Esto sólo consigue agotarnos, prolongar nuestras revisiones semanales de forma gratuita, creando una sensación inconsciente de rechazo hacia esta actividad que puede motivar su abandono, poniendo en peligro nuestro GTD. La otra consecuencia negativa es la frustración generada al ver cómo es imposible cumplir con todos los requerimientos y especificaciones que nos hemos impuesto.

Los imprevistos y las acciones que vayan surgiendo mueven los horarios, y al final nada termina siendo como se esperaba. Para estos casos recomendaría que durante la revisión semanal, o cuando planifiques el trabajo a realizar, sigas al pie de la letra lo que toca –lo que dice el sistema – revisar el estado de los proyectos, las listas de acciones, de material de referencia y limitaros a descomponer el proyecto hasta el nivel de acción física. Una vez he finalizado estos pasos, muevo los proyectos que realizaré durante la semana siguiente, o las próximas, a la carpeta de proyectos activos. No asigno ni el tiempo, ni el momento en que los haré, únicamente la próxima acción a la lista de siguientes acciones. Con esto, y recordando que al completarla he de pasar la que la sucede en la secuencia de ejecución a la carpeta de siguientes acciones es suficiente para arrancar…

Dejamos para otro post todo lo referente a cómo afrontar la planificación de nuestros objetivos y metas a diferentes alturas. Esto se merece un post aparte.

¿Te consideras más un operario o un estratega? ¿Pasas a la acción o tienes más facilidad para planificar? Cuéntame cómo lo haces para encontrar el equilibrio entre las dos facetas. Deja tu comentario o enviármelos través de twitter a @davidtorne