Introducir Get Things Done en la escuela

Coincidí con Mari Ángeles Gutiérrez  durante las jornadas GTD celebradas el pasado mes de octubre. Ella, profesora de formación profesional, me comento alguno de los beneficios que le había reportado la implantación del sistema, y como estaba intentando introducir algunos principios de la productividad personal en sus clases. Esto último fue lo que realmente llamó mi atención. Decidí someterla a un breve interrogatorio para mostrar su experiencia y mostrar cómo sus iniciativas pueden ilustrar un cambio de cultura productiva. Aquí tenéis el resultado de nuestro diálogo.

Mª Ángeles podrías hacer una breve presentación de quien eres, a que te dedicas y como gestionabas tu actividad antes de conocer Get Things Done. ¿Cuáles eran los mayores problemas a los que te enfrentabas? ¿Cómo los resolvías?

Desde que recuerdo he querido ser maestra. Me enganchó la dinámica de la FP, práctica y cercana al alumno y terminé dando clases en el colegio que me había formado.

Llevo 22 años ejerciendo como profesora de FP.  Las asignaturas que imparto han ido cambiando a lo largo de este tiempo según normativa vigente, pero en general, las de especialista en Gestión Administrativa.

Mi gran pasión ha sido siempre APRENDER, ese mecanismo humano que nos permite la MEJORA en todos los aspectos. Me interesa saber cómo se consigue, cuáles son las técnicas que lo propician, qué mecanismos nos ayudan, qué elementos lo entorpecen…

Por ello, durante todo este tiempo y movida por ese espíritu, he ido formándome en la profundización de métodos, estrategias, técnicas… que favorezcan un aprendizaje significativo primero en mí y luego en los demás. No puedo enseñar lo que no sé, es más, no puedo enseñar lo que no creo.

Mi natural no es organizado, aunque sí desarrollo un alto sentido del deber.  Si unes las dos cualidades tienes ante ti a una persona inquieta por hacer su trabajo lo mejor posible, pero con necesidad de aplicar algún método que permita realizar todas las tareas que asume, a veces en demasía. Era curioso que dedicándome a mi pasión en forma de trabajo, andaba siempre “sufriendo” por el mismo, aunque era algo normal en mí, era evidente que debía haber otra forma, debía haber “otros mundos” y sin duda debían estar aquí, pero yo no los veía.

¿Cómo descubres GTD y cuáles son las circunstancias y que te motiva a incorporarlo a tu día a día?

Un familiar, conocedor de mis inquietudes, a la vuelta de uno de sus viajes profesionales, me trajo un libro llamado “Productividad sin estrés”, su lectura fue reveladora.

Lo devoré en poco tiempo, me parecía fascinante, era lo que andaba buscando, era lo que necesitaba.

No sólo encajaba perfectamente con mi filosofía de trabajo encaminada siempre a la acción, sino que ampliaba mis perspectivas, me permitía SOÑAR…

Tú que conoces el método sabes a lo que me refiero.

 Me sedujo su practicidad, pero sobre todo su positivismo y que genera una alta motivación personal y mejora tu autoestima. Con el uso del GTD te conviertes en el verdadero “controlador” de la situación.  Convendrás conmigo que esa manera de pensar es muy adictiva.

Todos los usuarios de Get Things Done comentan, independientemente del grado de penetración del método en sus vidas, que hay un antes y un después en cómo gestionan su actividad y como ello repercute en su calidad de vida. En tu opinión, ¿Qué aspectos han sufrido este cambio?  ¿Has notado una mejora más allá de tu vida profesional, repercute en lo personal?

 Este descubrimiento cambió mi forma de trabajar y la forma de enfrentarme a las otras tareas que me “impongo” fuera del trabajo.  “Creo en él y por tanto le soy fiel”.  Supone  una liberación de la amarga carga que llevamos cuando no se tiene el control sobre lo que te sucede.

Un cambio tan importante no podía permanecer en el anonimato.  Necesitaba contar la  “buenaventura” a los demás.

Cambió mi forma de trabajar, cambiaron mis clases, cambió mi organización doméstica, cambió mi vida…

Empecé por cambiar la distribución de mi despacho, por eliminar de mi mesa todas las bandejas y dejar sólo una. Aparecer carpetas de colores con el nombre de mis proyectos.  En mi corcho, un flujo de GTD en colores y plastificado consigue que, todas las miradas se vuelvan a él.  Constantemente me pregunto ¿va a durar más de 2 minutos?. Por todo me paseo con un reloj en forma de tomate

Algo que empezó como una respuesta a una inquietud personal se ha convertido en una alternativa paralela a mi trabajo de docente.

En la actualidad ya he impartido clases de productividad en varias entidades cuyos campos profesionales  son muy diferentes: funcionariado público, seguridad y sanidad.

 

Sé que intentas incorporar técnicas de productividad personal al día a día de tus alumnos. Podrías comentarnos que actividades realizáis y cómo crees que ayudan a modelar la forma de trabajar de los jóvenes

 Es imposible que las creencias personales, las inquietudes, e incluso, tus debilidades no salgan a la luz en un trabajo como el de la docencia.  Se pretende que sea muy personal, individualizado, cercano, motivador, práctico… pero cómo conseguirlo si no te muestras auténtico y coherente con lo que son tus valores personales, sólo desde tu congruencia podrás transmitir verdad a los demás.

 De ahí que todo lo que explico, organizo o planifico se manifiesta bajo el prisma del GTD. Por ejemplo:

  • Utilizan la agenda escolar. El enfoque es muy claro, distinguir entre compromisos con terceros y compromisos con uno mismo.  Establecer una lista de próximas acciones y profundizar en el  tema de la procrastinación
  • Planificación de tareas en clase.Siempre que tengo que darles tiempo para realizar una serie de tareas, ya las planifico en función del empleo de la Técnica  Pomodoro.  La explico en profundidad y la ponemos en práctica.  No sólo pretendo que la desarrollen en ese momento, sino que aprendan a utilizarla cuando estás en sus casas haciendo sus deberes.
  • Planificar trabajos.  Hay tareas escolares que son más densas y que suponen que el alumno deba realizar más de una acción. Les recomiendo primero, un mapa conceptual para clarificar los pasos que deben dar.  Después desmenuzar cada una de las ideas en acciones que quedarán reflejadas o en la agenda o en el listado de acciones próximas.
  • Los vencimientos de las entregas de trabajo son cortos.  Es preferible dividir la entrega en vencimientos más próximos, que hacer una muy extensa que obligue a que el vencimiento sea lejano y por tanto favorezca la procrastinación.
  • Autoreflexión. Cuando finalizan determinadas tareas, les propongo una reflexión sobre el trabajo y  averigüar qué acciones se han llevado a cabo, tal y como pretendían originalmente y cuáles no. Es un ejercicio muy provechoso porque, los que se implican, consiguen conocer más aspectos de cómo se produce su aprendizaje y tienen una perspectiva diferente sobre el mismo, no cabe duda de que les permite la mejora personal.  Finalmente deben analizar  y poner en marcha aquellas acciones de mejora que aumentarán el aprendizaje o en mejorarán el trabajo.

 Explícitamente no les indico que es GTD, pero está implícito en cada una de las actividades que realizan.

 

Cuales serán tus próximos pasos en este sentido, seguirás  introduciendo pequeñas píldoras en su rutina o os planteáis dar un paso más ambicioso? ¿Has hecho proselitismo del sistema entre tus compañeros de trabajo? ¿A cuajado, o te mirar como una freak con una afición rara?

Pienso seguir así, de hecho estoy preparando una tutoría (ya la han aprobado en el Equipo Directivo) para cuando el curso esté más avanzado sobre GTD.

En cuanto a mi entorno, mi jefa ya es una iniciada en GTD y en numerosas ocasiones comentamos nuestras experiencias, dificultades o debilidades…  Hay algunos profesores que me preguntan cómo puedo llevar tantas responsabilidades y siempre les contesto que trabajando mucho y utilizando un método para gestionar mis tareas.  Todos finalizan diciendo: “cuando tengamos un momento me lo explicas….”

 

Y en tu caso particular, ¿qué características de GTD de queda por dominar y pretendes incorporar a tu forma de gestionar tu actividad?

El aspecto del GTD que más me cuesta son las revisiones que van más allá del día a día.

Es decir, al cabo del día, sí que marco lo realizado, lo pendiente, lo nuevo…

pero me cuesta reflexionar para contemplar a más largo plazo… la inmediatez me supera.

Para acabar me gustaría que coma maestra me contestaras una pregunta que llevo tiempo haciéndome. Si en las escuelas se enseñan técnicas de estudio ¿por qué no se enseñan técnicas de organización?  A parte de resultar un complemento que ayude a ordenar la actividad del alumno podrías mencionar otros aspectos en los que les permitiera mejorar.

No tengo ninguna duda de que así sería.  De hecho es la premisa que me mueve a introducir técnicas de organización en  su contexto.  Los resultados son alentadores y los alumnos se muestran muy agradecidos.

Darle las gracias a Mari Ángeles por su tiempo e invitaros a vosotros a compartir vuestra experiencia vía comentario.